Konsolidierung und IC-Verrechnung als Non-Event

Abschlusspflichtige Konzerne müssen, mittelständische Unternehmensgruppen wollen die Ergebnisse ihrer einzelnen Firmen konsolidieren. Dies setzt ein intensives Ineinandergreifen von Organisation und Software voraus. Intercompany-Verrechnung, Abschlüsse und Konsolidierung als Non-Event erfordern, dass diese Abläufe optimiert und weitgehend automatisiert sind. Ergebnisse, Auswertungen und das Reporting werden so innerhalb kürzester Zeit wie von Geisterhand generiert.

Die Auslöser zur Konsolidierung sind sehr unterschiedlich. In Abhängigkeit der Unternehmensstruktur kann die Konsolidierung verpflichtend sein. Bei Unternehmensgruppen mit oft vielen unterschiedlichen Gesellschaften wollen die Inhaber oder Kapitalgeber konsolidierte Werte, um einen vollständigen Blick auf die wirtschaftliche Lage ihrer Beteiligungen zu haben. Aktiv geführte mittelständische Unternehmen sehen Konsolidierungen als zeitgemäßes betriebswirtschaftliches Mittel, ein aussagefähiges Bild über die Situation für Entscheidungen zu haben. Für ein Benchmarking ist die Transparenz von innerbetrieblichen Verrechnungen, Verrechnungen zwischen rechtlich selbständigen Unternehmen einer Unternehmensgruppe und echten Außenumsätzen unerlässlich.

Ist, Planung, Prognose und Ziele stehen nebeneinander
In erster Linie wird bei der Konsolidierung an die Ist-Werte der Monats-, Quartals- oder Jahresabschlüsse der Beteiligungen gedacht. Die Einbeziehung von Budget, Forecast und gegebenenfalls Target ist für die Beurteilung des Geschäftsverlaufs wesentlich. Dass Abschlüsse und Konsolidierungen zu einer weitgehend unaufgeregten Routinetätigkeit, einem Non-Event werden, liegt überwiegend in der Organisation des Rechnungswesens. Passende Softwarelösungen automatisieren dann diese Vorgänge. Ob eine Konsolidierung aus rein formellen Anforderungen oder nur für interne Zwecke erfolgt ist für die organisatorische Vorbereitung und Durchführung ohne Belang.

Einfache und komplexe Konsolidierungen
Besonderes Augenmerk ist auf die Dateninhalte der Konsolidierung zu legen. Oft wird unter einer “einfachen Konsolidierung” eine bloße Addition der Konten verstanden. Tatsächlich sind bei einer Konsolidierung alle Intercompany-Vorgänge¹ zu eliminieren, so dass in der konsolidierten Bilanz nur die Forderungen und Verbindlichen mit Dritten und in der konsolidierten Gewinn- und Verlustrechnung nur die Erträge und Aufwendungen von und an Dritte enthalten sind.

Für die Unterscheidung des Aufwandes von Konsolidierungen sind nicht die absoluten Zahlen relevant, sondern die Komplexität der in die Konsolidierung einfließenden Gesellschaften. So kann für ein umsatzstarkes Unternehmen mit nur einer oder zwei Tochtergesellschaften die Konsolidierung sehr einfach, während eine in komplexen Strukturen organisierte mittelständische Unternehmensgruppe mit 10 oder 20 Gesellschaften und unterschiedlichen Geschäftsbeziehungen untereinander eine komplexe Konsolidierung erfordert.

Voraussetzungen
Das Ziel, den Abschluss der einzelnen Gesellschaften und die Konsolidierung als Non-Event zu gestalten, erfordert eine klare und verbindliche Organisation des Rechnungswesens in den einzelnen Gesellschaften. Die Grundvoraussetzung dazu ist ein einheitlicher Kontorahmen in allen Gesellschaften und verbindliche, eindeutige Buchungsregeln. Ist dies in den Gesellschaften nicht vorhanden, so können Überleitungen oder Verweisregeln für Konten entwickelt werden. Diese müssen, wenn sie automatisiert werden sollen, eindeutig sein und stellen beträchtliche Anforderungen an die Organisation der Softwarelösung, sowohl bei der Einrichtung wie auch im Dauerbetrieb (z.B. bei Änderungen der Stammdaten).

Alle für die Erstellung der Abschlüsse notwendigen Vorgänge (z.B. Bestandsbewertungen, Bildung von Rückstellungen, Periodenabgrenzungen, Saldenabstimmungen usw.) werden für alle Unternehmen in einem verbindlichen Ablaufplan mit klaren Verantwortlichkeiten und Terminen festgelegt und soweit als möglichautomatisiert. Für einen schnellen Abschluss (Fast Close) kann der reguläre Buchungsschluss durchaus der zweite Arbeitstag des Folgemonats sein.

Intercompany-Verrechnung
Die organisatorischen Voraussetzungen zur Automatisierung von Intercompany-Verrechnungen stellen eine besondere Herausforderung dar. Ziel ist eine beliebig erweiterbare Matrix, in der alle tatsächlich und grundsätzlich möglichen Geschäftsbeziehungen der Gesellschaften untereinander abgebildet werden können. Ebenfalls idealtypisch besteht für alle zu konsolidierenden Gesellschaften eine einheitliche Verrechnungs- und Buchungslogik für gleiche Geschäftsvorfälle.

Beispiele für mögliche Verrechnungen sind: Zinsen für Darlehen zwischen den verbundenen Unternehmen, Erstattung verauslagter Kosten, Verrechnung von speziellen Dienstleistungen u.a. Die Abbildung von Intercompany-Verrechnungen wird auch in das Rechnungswesen der einzelnen Gesellschaften eingreifen. So können hier durch festgelegte Regeln automatisch Intercompany-Verrechnungen erstellt werden, wenn eine Leistung einer Gesellschaft für eine andere Gesellschaft erfolgt.

Der Saldenausgleich zwischen den Geschäftsvorfällen zweier Gesellschaften untereinander kann im optimalen Falle durch die zeitgleiche automatisierte Buchung in beiden Gesellschaften erfolgen. Ist dies nicht möglich, bedarf es einer entsprechenden Prüfroutine im Rahmen der Abschlusserstellung und Konsolidierung

Betriebswirtschaftliche Sichten, Segmentberichterstattung und Simulation
Neben der handelsrechtlichen oder legalen Konsolidierung gibt es rein betriebswirtschaftliche Gründe zu konsolidieren. Dabei können durch Aus- oder Einblenden von Unternehmen unterschiedliche
Sichtweisen auf das Gesamtunternehmen generiert werden. Technische Voraussetzung hierfür ist eine merkmalsgesteuerte Auswertungslogik.

Aus vergleichbaren Motiven werden auch Sparten- oder Segmentberichte erforderlich. So sollen über alle Gesellschaften das Segment eines speziellen Produktes oder einer Leistung beurteilt werden.

In den Methodenbaukasten kann auch eine Simulation einfließen: Welche Auswirkungen hat der Verkauf oder der Erwerb einer Gesellschaft im Ganzen oder in Teilen? Welche Auswirkungen hat die Verlagerung eines Geschäftsbereichs von einer Gesellschaft in eine andere? Diese Simulationen unterstützen somit strategische Unternehmensentscheidungen.

Grundlegende Lösungen
Bei einfachen Anforderungen an die Konsolidierung können kleine Lösungen sehr schnell neue Informationen für die Unternehmensführung aufzeigen. Dies gilt besonders bei einer informellen Konsolidierung.
Hier sind die Anforderungen an die Nachprüfbarkeit im Sinne Buchprüfung gering. Ebenfalls ergeben sich kaum Anforderungen aus internationalen Regelwerken, Wechselkursumrechnungen oder komplexen Intercompany-Verrechnungen. Anders sieht es bei komplexen Firmenkonstrukten mit verbindlicher legaler Konsolidierung aus. Hier sind die Anforderungen an die Organisation und die entsprechende Softwareunterstützung deutlich höher.

Dieser Aufwand ist als Investition zu sehen, denn sobald der Konsolidierungsautomat von Seiten der Wirtschaftsprüfer akzeptiert oder gar testiert ist, reduziert sich der Aufwand für die Erstellung und Prüfung der Abschlüsse deutlich. Insofern kann hier auch eine betriebswirtschaftliche Argumentation für die Einführung einer automatisierten Konsolidierung dargestellt werden.

Technisch gesehen gibt es Lösungen, die über eine eigene Datenhaltung die Daten für die Konsolidierung vorhalten. Dies bedeutet, dass der Übergang der Zahlen aus den Finanzsystemen der Prüfung unterliegt. Andere Lösungen greifen auf den jeweils aktuellen Ursprungsbestand der einzelnen Gesellschaften zu und verwenden diese direkt.

Internationale Besonderheiten
Die Umrechnung verschiedener Währungen zu den unterschiedlichen Konsolidierungsabschlüssen erfolgt idealtypischerweise in eine verbindliche Konsolidierungswährung. Die gleiche Erwartung gilt auch für die Intercompany-Verrechnung. Sobald diese immer gegen die gemeinsame Konsolidierungswährung erfolgt, ist das Sammeln von Währungsdifferenzen und die Ermittlung der Auswirkung von veränderten Paritäten automatisiert leistbar.

Ganz unabhängig davon, ob mit festen Währungsverrechnungen pro Geschäftsjahr oder mit fließenden Währungsparitäten gearbeitet wird, gilt die Empfehlung, dass bei jeder Intercompany-Verrechnung und Konsolidierung die tatsächlich angewandte Währungsparität vermerkt wird. Dies ist Grundlage dafür, im Prüfungs- oder Änderungsfall mit anderen Paritäten erneut Abschlüsse zu erstellen oder die Konsolidierung neu darzustellen.

Parallele Rechnungslegungsvorschriften, Overlay-Konten
Ein einheitliches Abschlussverfahren als idealtypische Festlegung steht selbstverständlich im Vordergrund. Abschlussauswertungen und Konsolidierungen können aber auch nach mehreren Vorschriften parallel oder alternativ notwendig sein. Die Berücksichtigung und Abbildung der Besonderheiten der unterschiedlichen Ansatz- und Bewertungsregeln in den verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften (nationale Gesetze, HGB² oder BilMoG³ , IFRS⁴ , USGAAP⁵ ) ist bei der Organisation festzulegen.

Eine spezielle lokale Vorschrift zur Abschlusserstellung kann den Gesamtregeln im Unternehmen oder im Unternehmensverbund widersprechen. Sind aufgrund regionaler oder lokaler Anforderungen Steuer- und Rechnungslegungsvorschriften unterschiedliche Konten mit gleichem Fachinhalt zu führen, empfiehlt sich die Anlage von “Overlay-Konten⁶ ”. Diese können auch für Sammelbuchungen oder Überleitungsrechnungen zwischen den verschiedenen Rechnungslegungsvorschriften verwendet werden.

Funktionen zur Unterstützung
Software zur Konsolidierung bietet eine Vielzahl von Funktionen zur Unterstützung der Automatisierung der Abschlüsse und Konsolidierung:

• Prüfung, dass Buchungsperioden der einzelnen Gesellschaften geschlossen sind.
• Teilkonsolidierung eines Konsolidierungsknotens
• Änderung der Konsolidierungslogik (Knoten)
• Änderung der Beteiligungsverhältnisse
• Saldenabgleich der Intercompany-Verrechnungen
• Top-Site-Buchung
• Konsolidierte Betrachtung der Entwicklung des Vermögens oder des Cashflows

Welche der Funktionen erforderlich sind kann nach der Festlegung der zukünftigen Prozesse zur Erstellung der Konsolidierung ermittelt werden.

An Prüfer denken
Wird die Konsolidierung aufgrund rechtlicher Vorgaben durchgeführt, unterliegt die Konsolidierungslösung der Abschlussprüfung. Zusätzlich wünschen Großinvestoren immer wieder Einblick in die Konsolidierungsbücher. Damit gilt es, ein Rechtekonzept für die Anwendungssoftware der Konsolidierung und deren Datenzugriffe zu erstellen, das ausschließlich die Teile der Konsolidierung offen legt, die für den jeweiligen Betrachter zugänglich sein sollen.

Das Gleiche gilt auch, wenn im Konzern unterschiedliche Prüfungsgesellschaften beauftragt sind. Nicht zuletzt gilt es, Prüfer der Finanzbehörden mit entsprechend eingegrenzten Rechten den Zugriff oder die Einsichtnahme zu gewährleisten

Bei der Einrichtung von Intercompany-Verrechnungen und Konsolidierungslogiken ist neben der grundsätzlichen Nachvollziehbarkeit dieser Logiken auch die Organisation des Datenzugriffes für die jeweilige Information (Merkmal, Datensatz, Auswertung, …) für die unterschiedlichen Prüfer oder Berater im Vorfeld festzulegen und zu steuern.

Umsetzung
Diese Schritte können Ihr Projekt Konsolidierung als Non-Event auf den Weg bringen:

• Schematische Darstellung der Gesellschaften in der Konsolidierung und deren Geschäftsbeziehungen.
• Ermitteln der Konsolidierungslogik: Hier empfiehlt sich auch die Abstimmung mit dem Abschlussprüfer
• Vollständige Auflistung aller tatsächlichen und denkbaren Intercompany-Verrechnungen
• Aufbau der Intercompany-Verrechnungslogik
• Überprüfung des Kontenplans mit dem Ziel der Vereinheitlichung
• Strukturierung des Kontenplans und der verschiedenen Konten (Buchungs-, Auswertungs- und Zugriffskennzeichen und weitere Steuerungskriterien)
• Erstellen einheitlicher Buchungsregeln
• Festlegen des Prozesses Abschluss und Konsolidierung mit Verantwortlichkeiten
• Lastenkatalog für Softwareauswahl
• Softwareauswahl
• Umsetzung der organisatorischen Anforderungen
• Implementierung der Software
• Abnahme der Konsolidierung und Datenübernahme durch die Abschlussprüfer
• Einführung und Schulung
• Echtbetrieb

Wir wünschen Ihnen hierbei viel Erfolg!

1 Geschäftsvorfälle zwischen den Unternehmen einer Unternehmensgruppe
2 HGB Handelsgesetzbuch
3 BilMoG Gesetz zur Modernisierung des Bilanzrechts (Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz)
4 IFRS als Synonym für International Financial Reporting Standards, International Accounting Standards (IAS) et. al
5 US-GAAP United States Generally Accepted Accounting Principles (Allgemein anerkannte Rechnungslegungsgrundsätze der Vereinigten Staaten)
6 Overlay-Konten werden auch bei Cash-Pooling genutzt [Die Möglichkeiten und der Nutzen von Cash Management Systemen, Christian Müllner, 2009]