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Lieferschein – es kann nur einen geben

Die Zettelwirtschaft hat ein Ende, der eine elektronische Lieferschein ist da.

Es gibt nur noch einen Lieferschein. Dieser Lieferschein ist elektronisch. Ganz gleich, ob im Bauunternehmen Arbeitshandschuhe, Bagger, Systemschalungen, Zementsäcke oder Kies transportiert werden, all dies erfolgt mit einem Lieferschein.

Prozess des Lieferscheins
Vielleicht melden der Polier oder die Bauleiterin den Bedarf für eine Baustelle elektronisch, oder der Telefonanruf wird notiert. Das ist der erste Status des elektronischen Lieferscheins. Dabei ist noch nicht alles ganz genau beschrieben, schon gar nicht, woher es kommt. Aber wir haben die erste Struktur.

In der Disposition oder im Einkauf oder im Magazin wird dann entschieden, was tatsächlich auf die Baustelle gebracht wird. Da werden die einzelnen Artikel einfach präzisiert. So entsteht der zweite Status des Lieferscheins. Sie können das auch Kommissionierliste nennen.

Nun werden im Magazin die Arbeitshandschuhe bereitgestellt und die tatsächliche Menge auf dem Lieferschein vermerkt. Spätestens jetzt wird auf dem Lieferschein aufgenommen wie der Transport erfolgt: mit dem eigenen LKW 37, mit einem Spediteur oder es wird abgeholt.

Jetzt wird aufgeladen und transportiert. Wir wissen jetzt, wann und wo der Transport begonnen hat. Wir wissen, wohin der Transport geht und an der Entladestelle quittieren wir den Empfang. Das geht so ähnlich wie beim Paketboten an der Haustür.

Reklamation direkt notieren
Natürlich haben wir in einem Bauunternehmen immer die Situation, dass bei einer Lieferung direkt eine Reklamation vermerkt wird. Es waren keine zehn Sack Zement, es waren nur neun; oder aber die Lieferung ist nicht um 10:30 Uhr erfolgt, sondern erst um 14:00 Uhr. Mit jeder Information wird der Lieferschein elektronisch fortgeschrieben.

Das steht auf dem Lieferschein
Auf dem Lieferschein stehen der Empfangsort, der Abgabeort, das Transportmittel, eine oder mehrere Ressourcen (meist werden hierzu Artikel verwendet) und natürlich der Termin, wann kann was wo abgeholt werden und wann soll was wo sein. Der Lieferschein ist damit gleichzeitig auch Fracht- oder Fuhrschein.

So wird die Lieferung übergeben
Der mit einer Lieferung verbundene Lieferschein wird vollständig elektronisch übergeben. Die möglichen Funktionen dazu sind heute schon verfügbar und verbreitet:

  • Der Empfänger kritzelt seine Unterschrift auf das Display, wie beim Paketboten
  • Der Empfänger bestätigt per NFC1 mit dem Smartphone den Lieferschein. Das ist vergleichbar mit der Bezahlung mit dem Handy.
  • Der Lieferschein kommt vor der Lieferung schon auf das Handy oder den PC der Empfangsstelle und wird dort per Fingerabdruck, QR-Code2 oder NFC bestätigt und fließt zurück zum Empfänger.

In allen Fällen können Korrekturen oder Reklamationen vermerkt werden.

Ergebnis: Empfänger, Transporteur und Lieferstelle haben in Echtzeit einen quittierten Lieferschein für ihre Systeme und die Weiterverarbeitung verfügbar.

Lieferschein automatisch buchen
Die Buchung des Lieferscheins erfolgt automatisch. In dem Moment, wenn der Lieferschein quittiert wurde, werden diese Informationen in die einzelnen Systeme in Bauunternehmen übertragen und dort verarbeitet.

  • Das kann der Wareneingang im Einkaufsprogramm zur automatisierten Prüfung von Eingangsrechnungen sein,
  • das ist die Belastung der Baustelle mit Systemschalung (ob als Miete oder als Verkauf),
  • das ist der Start der internen Verrechnung für den Bagger und
  • es ist die Belastung der Baustelle mit Fahrzeit und Kilometer des transportierenden LKWs.

Dazu werden die Informationen auf dem Lieferschein nach ihren Inhalten automatisch getrennt und über Workflows in Echtzeit transferiert. Der Jargonname hierzu lautet „Dunkelverarbeitung”. Die eigentliche betriebswirtschaftliche Buchung erfolgt in den bestehenden Anwendungssystemen.

Lieferschein – es gibt nur einen
Die Zettelwirtschaft hat ein Ende. Alle Bewegungen von Ressourcen erfolgen über den einen elektronischen Lieferschein. Dieser elektronische Lieferschein ist mobil verfügbar und kann über Firmengrenzen hinweg übermittelt werden. Dafür werden genormte internationale Datenformate verwendet.

Was für die Baustelle interessant ist:

  • Wir wissen immer was wir auf der Baustelle haben.
  • Wir wissen, wann etwas geliefert wird.
  • Wir brauchen uns nicht um die Sortierung und Übergabe von Lieferscheinen kümmern.
  • Wir haben mehr Zeit für das Bauen.

Auch im Büro entfällt das Sortieren und Zusammentragen von Lieferscheinen. Im Bauunternehmen bleibt so Zeit für kreative Aufgaben.

Wir freuen uns auf Ihre Fragen, Hinweise und Verbesserungsvorschläge und wünschen Ihnen bei der Umsetzung viel Erfolg!
Peter Rösch

Endnoten
1. Die Near Field Communication NFC ist ein auf der RFID-Technik basierender internationaler Übertragungsstandard zum kontaktlosen Austausch von Daten per elektromagnetischer Induktion.
2. Der QR-Code ist ein optisch lesbarer, zweidimensionaler Code, der von der japanischen Firma Denso Wave im Jahr 1994 entwickelt wurde.

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