Die Innovation der elektronischen Akte

Ablage, Akte und Archiv sollen die Nutzer in Bauunternehmen einfach und sicher beim Ablegen und Finden von Unterlagen unterstützen. Die Akte zeigt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern was sie zu einem Thema weiß: alle Unterlagen, E-Mails, Pläne, Bilder und Chats liegen an einer Stelle. Gewohnte Ansichten in Ordnern werden automatisch aus Attributen gebildet. So entstehen elektronische Akten zur Laufzeit­ ­- am Bildschirm oder mobil.

Sehen aller Informationen in einer Akte und dem Archiv
Das Sehen der Informationen und Unterlagen die vorhanden sind, nicht das Suchen ist das Ziel einer elektronischen Ablage und damit auch eines Archivs. Dazu werden alle Unterlagen genau einmal an einer Stelle physikalisch nach einem einheitlichen Organisationsprinzip gespeichert „Single Point of Information SPoI”. Alle Unterlagen bedeutet, dass es ganz unerheblich ist, ob es eine Datei ist, ein Foto, eine E-Mail, ein Plan oder ein Datensatz.

Die elektronischen Akten entstehen dann zur Laufzeit über die Attribute der Informationsobjekte1. Dieselbe Unterlage kann somit in mehreren elektronischen Akten erscheinen.

  • Die Eingangsrechnung erscheint in der elektronischen Akte Kreditoren
  • Die Eingangsrechnung erscheint auch in der elektronischen Akte Bauvorhaben Kindergarten

Ablage und Archiv werden durch Archivierungssoftware2 revisionssicher. Die Organisationsstruktur ist unabhängig vom Umfang der Unterlagen eines Bauprojektes, einer Abteilung oder auch der Firmen in einem Konzern.

Abbildung: Alles immer nur an einem Platz „Single Point of Information”

Organisation über Attribute ist die Innovation
Die Organisation der Ablage eines Informationsobjekts erfolgt über Attribute. Diese Attribute werden aus einem festen Vorrat dem Informationsobjekt zugewiesen. Damit wird sichergestellt, dass diese Attribute eindeutig wiedergefunden und ausgewertet werden können. Attribute können mehrfach zugeordnet werden. Beispiel: Einem Protokoll werden drei Geschäftspartner zugeordnet.

Für Bauunternehmen kann mit diesen Attributen eine Aktenordnung abgebildet werden:

  • Bauprojekt (auch Kostenträger, Kostenstelle, Abteilung, Kontierungsobjekt)
  • Thema (auch Register genannt)
  • Belegdatum (Rechnungsdatum, Vertragsdatum, Plandatum)
  • Geschäftspartner (Schlosserei Müller GmbH, Straßenbauamt Berlin, Finanzamt IV)
  • Firma (erforderlich, wenn mehrere Firmen oder ARGEn zu einem Konzern gehören)
  • Vorgang (hilfreich, als Klammer für mehrere Unterlagen eines Nachtrags o.ä.)

Über diese Attribute werden elektronische Akten zur Laufzeit, d. h. wenn sie aufgerufen werden, virtuell erzeugt. Diese Akte erscheint optisch vergleichbar in einer gewohnten Ansicht von Ordnern im Dateisystem (WindowsTM Explorer). Wesentlich ist dabei, dass die Unterlagen, auch wenn sie in mehreren Akten geführt werden, physikalisch nur einmal abgelegt sind.

Einzelne elektronische Akten
Die einzelnen elektronischen Akten verweisen aus unterschiedlichen Sichten immer auf dieselben Unterlagen im Archiv. So können die einzelnen Akten genauso organisiert und strukturiert werden, wie sie für den jeweiligen Zweck hilfreich sind.

Die Projektakte
Alle Unterlagen zu einem Bauprojekt werden in der elektronischen Projektakte nach den Themen gezeigt. Diese Themen sind vergleichbar bekannten Registern. Innerhalb der Themen kann dann eine weitere Gruppierung nach den Geschäftspartnern und danach nach Belegdatum sortiert erfolgen.

Abbildung: Projektakte der Baustelle 17 Kindergarten

Handhabung: Wird ein Protokoll eines Bauprojekts gesucht, wird im Thema auf das „Register” Protokoll geklickt und das aktuellste Protokoll wird in der Liste oben angezeigt. Zusätzlich wird in dieser Auswahl auch gezeigt, welche Geschäftspartner dieses Protokoll bekommen haben und welches Datum es betrifft.. Mit der Software können dann diese Suchergebnisse bei Bedarf umgruppiert werden, so dass man dann nur alle Protokolle von einem bestimmten Geschäftspartner sieht.

Kreditorenakte
Ein weiteres Beispiel ist die Kreditorenakte in der Buchhaltung. Alle Eingangsrechnungen eines Bauunternehmens oder eines Konzerns werden gruppiert nach Kreditoren, dann nach Datum und / oder Kostenstelle bzw. Kostenträger sortiert gezeigt.

Handhabung: Wird eine Eingangsrechnung des Kreditors „Raab Karcher“ gesucht, wird auf den Reiter „Raab Karcher“ geklickt und die aktuellste Eingangsrechnung wird in der Liste oben angezeigt. Die Liste kann dann auch zusätzlich nach Kostenstellen oder Kostenträger gruppiert, gegliedert oder sortiert werden, wobei auch die Rechnungsnummer des Lieferanten angezeigt wird.

Debitorenakte
Die gleiche Organisationsform wie in der Kreditorenakte kann auch für eine Debitorenakte verwendet werden.

Variable Ansichten einer Akte
Die Ansicht auf eine Akte erfolgt über voreingestellte Filter oder aber mit variabler Auswahl und Sortierung vergleichbar den Zeilen und Spalten einer Tabellenkalkulation. Die angezeigten Trefferlisten werden sehr schnell sehr kurz und zeigen das erwartete Informationsobjekt zusätzlich in einem synchronisierten Fenster.
In einer Akte können die Suchergebnisse bei Bedarf umgruppiert werden.

Abbildung: Gruppieren in einer Akte

Die Ansichten für weitere elektronische Akten und Favoriten sind neben einer Firmeneinstellung zusätzlich individuell von der Anwenderin oder dem Anwender speicherbar. Eine Bauleiterin würde ihre 3 aktuellen Bauprojekte unter den Favoriten sehen.

Hinweis: Ein Ablage über feste physikalische Ablageorte, wie in einem Ordner des Dateisystems (WindowsTM Explorer) erfolgt nicht. Eine Abbildung unterschiedlicher Akten über Sichten ist hierbei nicht möglich oder erfordert eine mehrfache und damit redundante Speicherung derselben Unterlage in mehreren Dateien.

Recht Akte
Eine Projektakte und damit das Archiv zeigt welche Unterlagen es für eine Akte hat. Es werden deshalb nur die virtuellen Ordner und Reiter gezeigt, in denen auch Inhalte vorhanden sind und für die die jeweilige Anwenderrolle das Recht zur Ansicht hat, d. h. die Rechte sind mit jeder Akte einzelnen verknüpft.

Attribute machen den Unterschied
Die Attribute werden aus einer vorgegebenen Liste einem Informationsobjekt zugeordnet oder gegen Regeln validiert (Kalender).Alle Attributwerte sind in den Metadaten eines Informationsobjektes aufgenommen und wirken so als Indexfelder bei Suchen und Filtern.

Abbildung: Informationsobjekten werden Attribute zugeordnet

Thema
Die Organisation der Themen kann über eine bewusst knappe Liste gestaltet sein. Als Muster für Bauunternehmen können diese Themen in einer Bauprojektakte gelten:

  • Abnahme
  • Angebot (Leistungsbeschreibung, Leistungsverzeichnis)
  • Anzeige gemäß VOB (Behinderung, Mitwirkung)
  • Arbeitskalkulation
  • Auftrag (Nachunternehmer, Lieferanten …)
  • Ausgangsrechnung
  • Bescheinigung (NU, Mitarbeiter)
  • Bautagebuch
  • Gutachten (Beweissicherung, Boden, Emissionen)
  • Controlling (Projektstatus, Kosten, Erlöse, Soll-Ist, Prognose)
  • Prospekt (Beschreibung, Animation, Steckbrief)
  • Eingangsrechnung
  • Feststellung (Text, Skizze, Foto, Video)
  • Genehmigung (Baugenehmigung)
  • Kommunikation (Öffentlichkeit, Anrainer)
  • Kundenbetreuung (Bemusterung, Sonderwunsch)
  • Lieferschein
  • Mängelverfolgung
  • Mengenermittlung (Aufmaß, Modell, Zeichnung)
  • Plan
  • Projektablaufplan
  • Protokoll
    Regiebericht (Leistungsnachweis, Taglohn)
  • Sicherheit (SiGeko, Arbeitssicherheit)
  • Versorgung (Gas, Wasser, Energie, Telekommunikation)
  • Vertrag (Auftraggeber, GU, Investor)

Die Themen in diesem Beispiel entsprechen den Inhalten der Informationen der einzelnen Unterlagen.

Für unterschiedliche Akten können unterschiedliche Themen für die Register bereitgestellt werden.

  • Bauvorhaben
  • Personalakte
  • Personenkonten
  • interne Organisationsprojekte

Da diese Themen als Attribute an die Unterlage zugewiesen werden, können an eine Unterlage auch mehrere Attribute zugeordnet werden.

Beispiel: Eine Unterlage kann sowohl Lieferschein, als auch Eingangsrechnung sein.

Ob die Reihenfolge der Register alphabetisch oder numerisch mit freier Reihenfolge gewählt wird ist „Geschmackssache“. Jedoch gilt für alle Projekte oder Abteilungen immer dieselbe Reihenfolge.

Geschäftspartner
Zu jedem Thema einer Akte können je Kontierungsobjekt (Bauvorhaben, Kontierungsobjekt, Abteilung, Kostenstelle) können mögliche Geschäftspartner vorab zugeordnet werden.
Beispiel: Es können so nur Geschäftspartner einer Mängelanzeige zugeordnet werden, mit denen ein Vertrag für dieses Bauvorhaben besteht.

Belegdatum
Jedem Informationsobjekt wird ein Belegdatum zugeordnet. Das Belegdatum wird gegen einen Kalender validiert. Ein internationaler Datumssprung muss dabei berücksichtigt werden.
Hinweis: Der Zeitstempel für die Ablage und Archivierung des Informationsobjekts ist ein eigenes Metadatum.

Firma
Jedem Informationsobjekt wird eine Firma zugeordnet.

Bezeichnung
Zu einem Informationsobjekt kann eine Bezeichnung (Betreff) als Einmalattribut aufgenommen werden. Die Verwendung klar gewählter Bezeichnungen hilft bei der Auswahl einer Unterlage.

  • Kindergarten Protokoll Jour fixe Ausbau 24.12.2019
  • Verkehrsrechtliche Anordnung Hauptstraße
  • Leistungsmeldung Mai 2019
  • Bewehrungsplan Decke über 2.OG

Der Betreff oder die Bezeichnung, ebenso wie Attribute werden nicht im Dateinamen vermerkt. Dieser ist nicht änderbar.

Einmalattribut
Zu einem Informationsobjekt kann in Abhängigkeit vom Thema ein Einmalattribut aufgenommen oder erfasst werden. Eine Validierung erfolgt nicht. Beispiele:

  • Rechnungsnummer des Kreditors auf einer Eingangsrechnung
  • Lieferscheinnummer auf einem Lieferschein
  • Auftrags- oder Vertragsnummer auf einem Vertrag oder Auftrag

Additive Attribute
Für einige Themen wird ein additives Attribut eingerichtet. Darüber können weitere Strukturen in der Ablage erzeugt werden. Es gilt jedoch so wenig wie möglich Attribute zu verwenden, da diese einen meist manuellen Pflegeaufwand erfordern und damit selten abgesichert sind. Eine Attributierung über strukturierte Informationen wie sie ein Buchungssatz darstellt, ist vorzuziehen. Auch ein additives Attribut kann seinen Wert wechseln. Ein Wechsel wird mit einem Zeitstempel und der durchführenden Rolle historisiert.

Hinweis: Additive Attribute sind kein Ersatz für Workflows zur Prüfung oder Freigabe eine Unterlage.

Status
Ein Ausführungsplan kann als additives Attribut einen Status haben:

  • ungeprüft
  • aktiv
  • inaktiv

Lokalität
Ein anderes additives Attribut kann die Lokalität oder ein Ort aus einer Bauwerkstopologie sein:

  • Wohnung 2-07
  • Tiefgarage
  • Stationierung km 4,123
  • Haltung 3

Die Lokalität wird aus der Datenhaltung einer Anwendungssoftware oder über ein Bauwerksmodell (BIM) automatisiert je Kontierungsobjekt (Bauvorhaben, Kostenstelle) bereitgestellt und aktualisiert.

Rolle
Geschäftspartner können als additives Attribut eine projektspezifische Rolle für genau ein Bauvorhaben erhalten.

  • Planer
  • Auftraggeber
  • Nachunternehmer

Gewerk
Geschäftspartner und Themen können als additives Attribut ein projektspezifisches Gewerk erhalten.

  • Fliesenleger
  • Zimmerer
  • Fachplanung
  • Brandschutzplanung

Vorgang
Eine zusätzliche Strukturierung der Ablage kann nach Vorgängen erfolgen. In einem Vorgang werden einzelne Informationen und Informationsobjekte gruppiert, die in einem inhaltlichen Zusammenhang stehen. Dies kann die Anmeldung eines Nachtrags, das zugehörige Nachtragsangebot, die Beauftragung, das Aufmaß und dessen Abrechnung sein.

Vorgänge stellen ein zusätzliches Attribut dar. Die Nutzung von Vorgängen wird idealer Weise über Automatisierungsfunktionen in Workflows bei der Erstellung oder Bearbeitung von Informationen oder Informationsobjekten zugeordnet. Dabei werden sowohl neue Vorgänge als Attribut angelegt, als auch vorhandene Vorgänge verwendet.

Am Beispiel des Nachtrages wird hierbei jeweils ein neuer Vorgang für jeden Antrag innerhalb eines Bauvorhabens oder Auftrages erfolgen. Vorgänge stellen immer ein additives Attribut dar, d.h. sie stehen im Zusammenhang mit vorangegangenen Attributen. Bei dem Beispiel des Nachtrages sind dies sowohl die Kostenstelle als auch gleichzeitig der Vertrag mit einem zugeordneten Geschäftspartner.

Es gibt keinen Schriftverkehr
Die Ablage erfolgt für alle Unterlagen unabhängig davon, über welches Medium diese erzeugt wurden oder in welchem Datenformat diese gespeichert sind.

  • Ein Vertrag ist ein Vertrag, gleich ob er per Papier oder als E-Mail-Anhang eingegangen ist oder erstellt wird.

Eine Aufteilung nach Schriftverkehr, gemeint ist damit Briefpost, Telefax oder E-Mail widerspricht einer themenbezogenen Ablage. Deshalb gibt es auch nur eine Ablage und ein Archiv in dem alle Unterlagen abgelegt sind:

  • selbst erzeugte Dateien
  • erhaltene Dateien
  • gescannte Dateien
  • selbst erzeugte E-Mails
  • erhaltene E-Mails
  • selbst erzeugte Faxe
  • erhaltene Faxe
  • Chats und Messenger

Ablage und Attributierung sind einfach
Die Ablage und Attributierung einer Unterlage kann über diese Wege erfolgen:

  • Verschieben einer Datei in einen virtuellen Ordner
  • Attributierung während der Erstellung oder Bearbeitung der Unterlage in einem Workflow
  • Manuelle Zuordnung von Attributen

Abbildung: Ablegen mit Attributierung durch Drag-and-Drop

Bei einer Automatisierung können diese Wege kombiniert werden. So werden die Attribute beim Erstellen eines Angebotes aus der Bausoftware direkt vergeben und das Angebot erscheint direkt in der Projektakte des Bauvorhabens mit dem möglichen Auftraggeber als Geschäftspartner, dem Thema Angebot und dem Belegdatum. So geht keine Unterlage mehr verloren.

Hinweis: Die Archivierung von Dateien, E-Mails und der Kommunikation beachtet die Regelwerke zum Datenschutz.

Ablage aus anderen Systemen
Die Aufnahme von Informationsobjekten die aus Anwendungsprogrammen (ERP, Faktura, Einkauf) erstellt oder in Workflowsystemen verwendet werden erfolgt automatisiert. Diese Unterlagen werden physikalisch im Archiv abgelegt, übergebene Attribute werden verifiziert und fehlende Attribute automatisiert und/oder manuell ergänzt.

  • Scans von Unterlagen aus einer Scandatei
  • Unterlagen (Beleg, Datei) aus Downloads, Uploads oder Zwischenspeichern
  • E-Mails aus zentralen Posteingangsordnern
  • Anhänge aus E-Mails
  • Eingangsrechnungen, Bestellungen, Aufträge und Bescheinigungen

Attributierung während der Erstellung
Die Attributierung während der Erstellung oder Bearbeitung der Unterlage in einem Workflow hat zwei Effekte: Die Unterlage wird direkt mit den Attributen befüllt. So sind Baustelle, Geschäftspartner, Thema und Datum bereits eingetragen.

Abbildung: Verwendung von Attributen durch Anklicken beim Erstellen

Volltextindizierung und Volltextsuche
Manchmal kann es hilfreich sein, in Unterlagen zu suchen, wobei einem nicht bewusst ist, in welchem Bauvorhaben oder zu welchem Thema diese Information einmal verwendet wurde. Dabei kann eine Volltextsuche helfen. Eine Volltextsuche erfordert auswertbaren Text in der Datei. In selbst erstellten Dateien kann darauf geachtet werden. Bei eingehenden Dateien oder Scans von Papierunterlagen müssen diese zur Volltextsuche einer Texterkennung durch OCR3 unterzogen werden.

Hinweis: Jede Texterkennung kann, meist nach Seitenanzahl, lizenzpflichtig sein. Bei neuen Anbietern einer Texterkennung in der Cloud ist diese Lizenzierung oft kostengünstiger.

Physikalische Speicherung
Eine Unterlage wird als Datei oder Datensatz gespeichert. Die Datei wird sofort bei der Annahme oder der Erstellung am endgültigen Ort im System physikalisch gespeichert. Dabei werden ein eindeutiger Index und ein Zeitstempel unveränderbar hinzugefügt.

Hinweis: Eingehende elektronische Dateien werden immer auch im binären Ursprungsformat gespeichert. Anhänge einer E-Mail oder eines Chats werden zusätzlich getrennt abgelegt.

Schnittstellen und Datenanbindungen
Schnittstellen und Anbindung oder Direktzugriff auf andere Datenhaltungen werden für Stammdaten und Bewegungsdaten eingerichtet.

Stammdaten der Adressen der Geschäftspartner werden aus dem hierfür führenden System (ERP, CRM) übernommen und zur Laufzeit aktualisiert.

  • Bauprojekt, Kostenstelle (Kontierungsobjekt)
  • Firma, Mandant, Buchungskreis, ARGE

Ein Bauvorhaben kann nachträglich weitere Firmen oder Kostenstellen zugeordnet bekommen.

Die Lokalität wird aus der Datenhaltung der als führendes System festgelegten Anwendungssoftware (Bauprojekte, Mengenermittlung, BIM, Mängelmanagement) automatisiert je Kontierungsobjekt (Bauvorhaben, Kostenstelle) übernommen und aktualisiert.

Revisionssicherheit ist ein Muss
Das Unternehmen muss die Verfügbarkeit der Unterlagen sicherstellen und damit auch den Schutz gegen Verlust, Diebstahl, Vandalismus, Feuer und andere Elementarschäden. Die Revisionssicherheit der Archivierung4 kann an den Regelwerken für die Aufbewahrung steuerrelevanter Belege festgemacht werden:

  • unveränderbar
  • geschützt vor Löschen
  • authentisch

Diese Kriterien werden durch die Einrichtung der Archivfunktion der Anwendungssoftware sichergestellt.

Elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur5 zur Archivierung ist nicht erforderlich. Der Umgang mit elektronisch signierten Unterlagen, sofern diese vorhanden sind, erfordert eigene Funktionen der Archivierung. Eine Einrichtung kann bei Bedarf zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.

Hinweis: Eine eingescannte Unterschrift stellt keine elektronische Signatur dar.

Urkunden
Urkunden und ähnliche Unterlagen werden zusätzlich in einem Papierarchiv aufbewahrt. Sie tragen die selben Attribute und Indizes, wie der elektronische Zwilling und zusätzlich ein additives Attribut Urkunde.

  • Bürgschaften
  • Bescheinigungen (Sozialversicherung, Finanzbehörde, Register)
  • Eröffnungsbilanz
  • Notarielle Verträge
  • Personenstandsurkunden

Welche weiteren Unterlagen hierzu zählen, wird immer kontinuierlich überprüft, festgelegt und im Archivsystem zur Auswahl als Ergänzung zur Auswahl hinterlegt.

Die zusätzliche Führung des Papierarchivs erfolgt je nach Urkunde rein nach Belegdatum, nach Kreditor oder Debitor. Das Auffinden erfolgt vorab in der elektronischen Akte.

Historisierung
Die Attribute6 werden als Metadaten einem Informationsobjekt zugeordnet. Die Verbindung dazu ist der unveränderbare Index des Infornationsobjekts. Die Ansicht auf die virtuellen Ordner im Archiv erfolget über die Attribute. Diese Attribute sind änderbar. Damit die Revisionssicherheit gegeben ist, wird jeder Eintrag eines Attributs mit einem Zeitstempel versehen und damit auch die Änderung. So ist eine vollständige Historisierung der Attribute und auch der Akten möglich. Wenn also in einem Prüfungsfall die Akte mit Stand 2017 vorzulegen oder zu übergeben ist, so würde sie dann mit den Attributen, die zu diesem Zeitpunkt gültig waren, dargestellt werden. Die Historisierung kann und Log- und Nachweisdatei ausgegeben werden. Das Führen des Benutzers, der die Attributierung vorgenommen hat, sollte ausschließlich verschlüsselt und über eine Referenzierung erfolgen, so dass der Schutz personenbezogener Daten gewährleistet ist.

Verfahrensanweisung und Systembeschreibung
Die regelkonforme Revisionssicherheit und die regelkonforme Aufbewahrung steuerrelevanter Belege erfordern sowohl eine Systembeschreibung der eingerichteten Anwendungssoftware als auch eine Verfahrensanweisung.

Umsetzung
Die Umsetzung kann auf Grundlage unterschiedlicher Anwendungssoftware für Dokumentenmanagement, Archivierung oder Contentmanagement erfolgen.

Wir freuen uns auf Ihre Fragen, Hinweise und Verbesserungsvorschläge und wünschen Ihnen bei der Umsetzung viel Erfolg!
Peter Rösch

Endnoten
1. Informationsobjekt ist die datentechnische Beschreibung für alle Formen von gebündelten Daten, die in einem Zusammenhang stehen, wie z.B. Briefe, Tabellen, Bilder, Pläne, E-Mails.
2. Software für revisionssichere Archivierung kann unter Archivierungssoftware, Dokumentenmanagement oder Contentmanagement und als eigenständige Lösung oder Modul einer Softwarelösung angeboten werden.
3. OCR Optical Character Recognition, dt.optische Zeichenerkennung
4. Elektronische Archivierung https://www.project-consult.de/wissen/themen/elektronische_archivierung
5. Elektronische Signatur https://www.project-consult.de/wissen/themen/digitale_signatur
6. Attribute in der „Virtuellen Akte”, Dr. Ulrich Kampffmeyer 2007 http://bit.ly/e_Akte