Digitalisierung will die elektronische Akte

Menschen in einem Bauunternehmen wollen einfach alle Informationen und Unterlagen sehen, die sie im Moment benötigen und genauso einfach Unterlagen ablegen, die sie gerade bekommen oder erstellen. Das geht sehr schnell in elektronischen Akten aus Attributen. Die gewohnte Ansicht in Ordnern bleibt erhalten, doch alles und wirklich alles findet sich an einer Stelle wieder.

Die elektronische Akte zeigt, was sie in sich hat

Der Blick auf die elektronische Akte einer Baustelle zeigt direkt, was an aktuellen Informationen unter welchem Thema vorliegt. Dabei ist es ganz gleichgültig, ob die Information als E-Mail, als Brief, als Bild oder gar als Chat vorliegt. 

Ablegen wie von Geisterhand 

Liegen neue Informationen vor, werden sie sofort zentral abgelegt. Dabei ist es gleichgültig, in welcher Akte diese Information später angezeigt wird. Die Attribute ordnen sich der Information selbst zu, wenn die E-Mail an das Postfach einer Baustelle geht oder aber die Eingangsrechnung weiß, von welchem Geschäftspartner sie gekommen ist. Ganz einfach werden Unterlagen in die elektronische Akte verschoben und schon sind die Attribute automatisch hinzugefügt.

Mit Attributen werden Informationen schlau

In einem Bauunternehmen kommen Sie mit wenigen Attributen aus. Das macht die Sache einfach. Jede Information wird einem Bauprojekt oder einer Kostenstelle zugeordnet und einem Geschäftspartner, es können auch mehrere sein. Es gibt immer ein Datum der Unterlage und ein Thema. Die Themen sind das Herzstück. Sie sind für alle Akten gleich. Beispiele sind 

  • Eingangsrechnung
  • Ausgangsrechnung
  • Protokoll
  • Bautagebuch
  • Lieferschein
  • Plan
  • Genehmigung
  • VOB-Anzeige

Aus diesen Themen bilden sich dann bei der Ansicht in der Akte die “Register”. So sehen Sie auch sofort, zu welchen Themen in einer Akte überhaupt Informationen vorliegen.

Jede Akte weiß, wer was sehen darf

Jede Akte weiß, wer was sehen darf. Die elektronische Projektakte, in der alle Informationen zu einem Bauvorhaben gezeigt werden, sieht die verantwortliche Bauleitung. In der Kreditorenakte werden der Buchhaltung alle Eingangsrechnungen und Lieferscheine zu jedem Kreditor gezeigt. Alle anderen Prozesse wie Personalverwaltung, Einkauf, Logistik und Maschinentechnik haben eigene Akten. In denen ist dann festgelegt, welche Informationen oder Unterlagen darin gezeigt werden sollen. 

Projektakte

In der Projektakte werden die Eingangsrechnungen zu genau dieser Baustelle gezeigt. In der Kreditorenakte werden alle Eingangsrechnung eines Geschäftspartners gezeigt. Die Inhalte der Projektakte darf der Bauleiter sehen, sicher auch die Kalkulation. Die Kreditorenakte darf die Buchhaltung sehen und die Geschäftsleitung. Das Besondere ist: ganz gleich, wann auf eine spezielle Eingangsrechnung geschaut wird: Es ist immer dieselbe, die nur einmal im Unternehmen zentral abgelegt ist. 

Die elektronische Akte entsteht aus Software

Es gibt viele Softwarelösungen unter den verschiedensten Bezeichnungen:

  • Dokumentenmanagement
  • Archivsoftware
  • elektronischer Ordner
  • ECM Enterprise Content Management

Einige dieser Programme können elektronische Akten aus Attributen automatisch erzeugen. Das ist der Weg, wie in wenigen Wochen in einem Bauunternehmen alle Informationen in elektronischen Akten bereitgestellt werden können. 

Sicherheit ist oberstes Gebot

Es ist Aufgabe der Software, dass Unterlagen revisionssicher abgelegt werden und der Datenschutz gewährleistet wird. Dazu wird auch eine Historisierung aller Einträge vorgenommen. Bei der Einrichtung der Software gilt es, mit wenigen doch klaren Geschäftsregeln für das gesamte Bauunternehmen zu arbeiten.

„Ich bin beeindruckt”

Das sind die erstaunten und begeisterten Reaktionen von Menschen in Bauunternehmen mit elektronischen Akten. Ganz gleich, ob auf der Baustelle, im Büro oder unterwegs. Alle Informationen und Unterlagen stehen immer und jedem der es sehen darf, zur Verfügung.

Die elektronische Akte ist ein Schritt auf dem Weg der Digitalisierung. Einen Brief zu scannen und als PDF abzulegen ist noch keine Digitalisierung. Diese Information allen im Unternehmen gleichzeitig bereit zu stellen, die mit einer Aufgabe oder einem Vorgang betraut sind, ist ein Schritt zur Digitalisierung. Dazu brauchen Sie die elektronische Akte für Alle. Und Alle bedeutet Alle, ohne Ausnahme.