Einkauf im Bauunternehmen - so macht das Spaß

Einkaufen im Bauunternehmen macht Spaß - ­für die, die es machen. Einkauf erzeugt viel Arbeit, bei denen, die hinterher Abrufe durchführen, Lieferscheine sortieren und Rechnungen prüfen müssen. Da ist es hilfreich Schritte zu haben, mit denen diese Routinearbeiten automatisch funktionieren. Sie können das Digitalisierung nennen, doch tatsächlich geht es um eine Innovation der Organisation.

Zuerst vorweg
Einkauf organisieren, das ist nicht die viel gescholtene Einrichtung eines Zentraleinkaufs. Den Einkaufsprozess gestalten heißt, die gesamte Kette von der Ermittlung von Bedarfen, über das Finden von Lieferanten und Nachunternehmern, bis hin zur Aufnahme von Lieferscheinen und dem Prüfen von Eingangsrechnungen, so weit als möglich zu automatisieren. Automatisieren ist nicht das Einscannen von Lieferscheinen oder das Versenden von pdf-Dokumenten, es ist die Erzeugung einer digitalen Datenkette der Beschaffung. Diese neue Gestaltung des Prozesses bedeutet einen völlig neuen Zuschnitt, welche Personen in welchen Rollen welche einzelnen Aufgaben durchführen oder verantworten. Deshalb ist die Gestaltung des zukünftigen Einkaufs eine abteilungs- und spartenübergreifende Innovation.

Neuer Prozess
Welche Schritte haben Sie heute schon beim Einkauf? Irgendwo wird ein Bedarf ermittelt. Der kann sehr konkret sein: Ich brauche 1.200 Tonnen Mischgut, kommenden Freitag auf der Baustelle an der Autobahn. Er kann aber auch sehr unkonkret sein: Wir brauchen nächstes Jahr ganz unterschiedliche Teile von Arbeitsbekleidung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Genau so startet Einkauf.

Prozesskette Beschaffung im Bauunternehmen www.roesch-unternehmensberatung.de

Preisanfrage
Jetzt ist der nächste Schritt herauszufinden, welches Unternehmen oder welcher Hersteller oder welcher Nachunternehmer für uns konkret in Frage kommt. Oder auch, wer bereit ist, uns zu beliefern oder Leistungen für uns zu erbringen. Danach kommt die Anfrage: Um was geht es, konkrete Artikel, konkrete Leistungen oder eine Rahmenvereinbarung aufgrund eines Kataloges?

Preisspiegel
Für wen wir uns entscheiden bereiten wir mit einem Preisspiegel vor, in den Alternativen eingehen, Zahlungskonditionen, qualitative Abweichungen. Dann kommt es zu einer Klärung von technischen Gegebenheiten, von Zahlungskonditionen, von vertraglichen Sicherheiten, von Lieferbedingungen und allen anderen möglichen Punkten die kaufmännisch oder sachlich zu klären sind.

Bestellung und Vertrag
Jetzt kommt es zu einer vertraglichen Einigung, nennen wir sie Bestellung. Die Bestellung kann die Ausprägung eines Werkvertrages haben, eines Dienstleistungsvertrages, eines reinen Liefervertrages, eines Abrufvertrages. All dies ist möglich und enthält alle Informationen, die wir später in der weiteren kaufmännischen Betrachtung brauchen. Wir wissen, wer der Lieferant ist und damit Kreditor, wir kennen die dann gültigen Zahlungsbedingungen, wir kennen gegebenenfalls Sicherheitsleistungen, ja und wir kennen schon die gesamte Kontierung der Sachkonten, Kostenarten und spätestens beim Abruf auch der empfangenden Kostenstelle und / oder des Kontierungsobjektes.

Abruf
Nun kommt der Zeitpunkt, dass der potenzielle Empfänger tatsächlich etwas benötigt. Das nennen wir Abruf. Ob der Polier beim Mischwerk anruft oder die Chefin beim Baumaschinenhändler aus einem Kontingent heraus etwas abruft, ist unerheblich.

Lieferung und Leistung
Nach dem Abruf wird die Leistung erbracht oder die Lieferung erfolgt. Wir haben als Ergebnis einen Liefer- oder Leistungsnachweis. Nennen wir ihn Lieferschein. Dieser Lieferschein weist aus, welche Qualitäten, welche Mengen zu welchem Zeitpunkt geliefert oder geleistet wurden und alle anderen Dinge, die erfolgt sind. Wenn wir die Mengen tatsächlich wissen, könnten wir eigentlich selbst die Rechnung schon erstellen. Das ist praktisch, wenn wir abgrenzen wollen und hilft vor allen Dingen später, wenn wir die Rechnung prüfen.

Rechnungsprüfung
Und dann kommt der Tag X, an dem wir die Liefermengen, die Bestellung, den Abruf und alle anderen Informationen zusammen sammeln um damit die Eingangsrechnung zu prüfen. Jetzt wird es einfach: wenn wir diese Informationen vorher strukturiert und systematisch in einer Datenkette aufbereitet haben, könnte die Rechnungsprüfung automatisiert erfolgen. Ein Hinweis: Es gibt Wirtschaftszweige, in denen das schon passiert.

Neue Daten und Informationen
Tatsächlich haben wir in dem neuen Prozess keine keine neuen Daten oder Informationen, denn diese haben sie auch heute schon. Jemand hat einen Bedarf, den hat er im Kopf. Dann ruft er irgendwo an und sagt: “Kannst du mir das liefern?” und verhandelt am Telefon über Preise. Vielleicht mehr oder weniger strukturiert, vielleicht wird es sogar aufgeschrieben oder man macht einen Preisspiegel.

Wenn wir einen Abruf machen, fängt es an schwierig zu werden. Meistens ermittelt der Polier auf der Baustelle mal eben schnell nochmal die notwendigen Mengen, ruft dann bei der Mischanlage an und sagt: “Bring es mir bitte ...” Dann kommen Lieferscheine und haben meistens keinen Bezug zu einer Bestellung oder einem Rahmenvertrag. Deshalb ist ganz wesentlich, dass wir in Zukunft diese Informationen aus dem Lieferschein heraus erkennen.

Wenn jetzt die Eingangsrechnung kommt, dann ist es wiederum hilfreich, wenn diese ebenfalls einen Bezug zu unserer Bestellung, zu unserem Auftrag, zu unserem Rahmenvertrag hat. Diese Informationen ermitteln wir heute immer erst, wenn die Eingangsrechnung vorliegt. Das Besondere in der Zukunft ist, wir werden diese Information von vornherein mitführen, um eine Automatisierung der Rechnungsprüfung so weit es geht vorzubereiten.

Verantwortung zentral oder dezentral
All das hat mit Zentraleinkauf gar nichts zu tun. Es geht darum, einen einheitlich organisierten Einkaufsprozess zu haben, wer entscheidet, verantwortet, dass etwas angefragt oder beschafft wird? Wer welchen Auftrag bekommt hat damit gar nichts zu tun, aber alle arbeiten an einem einheitlichen Prozess. Das ist die Voraussetzung, dass wir dann auch tatsächlich weitgehend diese Schritte automatisieren können. Ganz klar ist festgelegt, wer den Einkauf durchführt und wer über eine Beschaffung entscheidet, das kann auch dezentral erfolgen. Wie wir diesen Beschaffungsvorgang organisieren, das erfolgt aber nach einheitlichen Spielregeln.

Neue Software
Neue Software oder alte Software? Die Diskussion über Einkauf führt in Bauunternehmen immer ganz schnell in die Diskussion über technische oder kaufmännische Software. Diese Diskussion ist, mit Verlaub, Unsinn. Dass eine Software, mit der ich einkaufe, einer technischen Software zugeordnet wird oder auf der anderen Seite einer kaufmännischen Software, ist eine historische Entwicklung in der Bausoftware. Es ist auch nicht so, dass an diesem neuen Prozess nur Techniker oder nur Kaufleute teilnehmen. Es arbeitet ein Team an diesem Prozess, das entweder projektbezogen oder für das ganze Unternehmen den Einkauf betreut. Deshalb ist die Entscheidung, mit welcher Software dies erfolgt zuerst einmal abhängig davon, wie der Prozess gestaltet wird. Und deshalb kann ich auch erst nach der Prozessgestaltung ermitteln, welche Software geeignet ist.

Artikel oder Positionen
Ein kleiner Seitenhieb aus einem Einführungsprojekt: Der Unterschied zwischen der Beschaffung von Leistungen und Artikeln wurde als völlig unterschiedlich dargestellt. Es kam das Argument: „Wir müssen ja Leistungsverzeichnisse für Nachunternehmer bilden und das hat mit einem Artikel nichts zu tun.” Versuchen Sie sich selbst einmal mit dem Gedanken auseinander zu setzen, dass es einem Preisspiegel völlig egal sein kann, ob in einer Zeile ein Artikel steht oder eine Position. Ja, es gibt solche Software, weil nicht nur in der Bauwirtschaft Leistungen und Artikel eingekauft werden. Das gibt es auch woanders.

Softwareauswahl
Das Starten einer Systemauswahl mit einer Entscheidung für eine Software erfolgt nach dem Standard „Bausoftware sicher auswählen und konsequent einführen”.

Neuer Einkauf - neuer Prozess - neue Software
Der Weg zu einem neu organisierten Einkauf geht diese drei Schritte: Neuer Einkauf - neuer Prozess - neue Software. Gehen Sie dieses zugegebenermaßen große Organisationsprojekt, das hausintern emotional sehr intensiv begleitet werden wird, mit einem Team an, in dem Menschen mitwirken, die wirklich einen innovativen Einkaufsprozess wollen. Dann können lästige Routinearbeiten im Bauunternehmen automatisiert werden.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!