Bausoftware sicher auswählen und konsequent einführen

 

Auslöser

Die Auslöser für das Projekt “Neue Bausoftware” können unterschiedliche Punkte sein. So hat sich die Firmenstruktur verändert, es gibt neue gesetzliche Anforderungen, Sie wollen Geschäftsprozesse optimieren oder Ihre Mitarbeiter fordern neue Arbeitsweisen ein. Was auch immer Auslöser ist, das Vorgehen in jeder Bausoftwareauswahl ist gleich.

Landkarte Bausoftware

Welche Prozesse soll die neue Bausoftware unterstützen? Eine Landkarte Bausoftware hilft. Sie schafft ein gemeinsames Bild von den Anforderungen für Sie und Ihre Mitarbeiter, das Sie dann den Softwareanbietern mit einer einheitlichen Sprachregelung vorstellen können. Die Programmbezeichnungen der Softwareanbieter sind dazu selten geeignet, denn hinter gleichen Bezeichnungen stecken oftmals unterschiedliche Funktionen.

Es gibt unterschiedliche Lösung für Bausoftware:

• Bausoftwarepakete, die viele Prozesse der Landkarte abdecken
• Einzelprogramme für spezielle Aufgaben, die kombiniert werden können

Ob Sie eine Gesamtlösung oder eine Kombination aus Einzelprogrammen wählen, ist Ihre Entscheidung. Das kann auch von der Größe Ihres Unternehmens abhängig sein. Größere Unternehmen haben teilweise sehr spezielle Anforderungen im Rechnungswesen und sind deshalb bereit, die Integration von einzelnen Programmen in eigener Verantwortung zu organisieren und zu pflegen. Die Entscheidung, was für Sie in Frage kommt, ist vergleichbar mit der Frage, ob Sie einen Baggerlader einsetzen oder Bagger und Radlader.

Weniger ist meistens mehr

Ziel Ihrer neuen Bausoftwarelandschaft ist, dass die Mitarbeiter ihr Tagesgeschäft mit möglichst wenig unterschiedlichen Programmen erledigen können. So lernen sie mehr Tricks der Software kennen und können effizienter arbeiten. Wenn einzelne Mitarbeiter bei Ihnen viele Aufgaben in Personalunion erbringen, kann es hilfreich sein mit einem Softwarepaket zu arbeiten. Ist die Arbeit stärker auf mehrere Personen verteilt, können getrennte Programme mit höherer Spezialisierung der richtige Weg sein. Auf jeden Fall gilt, erwerben Sie keine Softwaremodule, die nicht tatsächlich genutzt werden.

Nicht nachmachen, selbst entscheiden

Welche Bausoftware zu Ihnen passt können nur Sie selbst entscheiden. Weil ein anderes Unternehmen mit einer Software gut arbeitet, muss das für Sie noch lange nicht gelten. Vielleicht sind Ihre Rahmenbedingungen ganz anders, Sie haben andere Auftraggeber, wickeln andere Projektgrößen ab oder haben ein völlig anderes Konzept für die Baukostenrechnung. Deshalb gilt: Es gibt nicht die beste Bausoftware, es gibt eine Bausoftware, die am besten zu Ihrem Unternehmen passt!

Bausoftware mit System auswählen

Zum Vergleich der unterschiedlichen Bausoftwarelösungen brauchen Sie einheitliche Anforderungen, damit Sie die angebotene Software der Anbieter bewerten können. Dabei können Sie sich an einem bewährten Vorgehen orientieren und es ist gleich, ob Sie eine Software für eine einzelne Aufgabe oder für das gesamte Unternehmen aussuchen.

So gehen Sie bei der Bausoftwareauswahl vor

 

Landkarte	Erstellen Sie eine Landkarte. Markieren Sie, welche Software heute eingesetzt wird und welche Software ersetzt werden soll.
Prozesse	Beschreiben Sie die Prozesse in Ihrem Bauunternehmen, die mit der neuen Software unterstützt werden sollen. Dies können Sie mit einer Kombination aus Ablaufdiagrammen und Texten machen.
Lücken	Beschreiben Sie ganz bewusst Lücken in der heutigen Softwarelandschaft und dass Sie diese geschlossen haben wollen.
Konzepte	Erstellen Sie das betriebswirtschaftliche Konzept für Ihr Bauunternehmen oder Ihre Unternehmensgruppe.
Musterergebnisse	Stellen Sie Musterergebnisse für die Prozesse aus Kopien heute erzeugter Prozessergebnisse (Ausdrucke) zusammen. Das sind beispielsweise: eine Schlussrechnung mit erhaltenen Anzahlungen und gezogenen Skonti, eine Urkalkulation mit Angebotsschlussblatt, eine Taglohnrechnung, ein Soll-Ist-Vergleich, eine Umsatzsteuervoranmeldung, eine Auswertung aus der Baukostenrechnung, eine Chefliste über alle Baustellenergebnisse. Dazu gehören auch Belege, die Sie erhalten: Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Nachunternehmerangebote.
Rahmenbedingungen	Nennen Sie technische Rahmenbedingungen der IT-Infrastruktur (Server, Datenbanken, Anzahl Benutzer, Mandanten (Firmen), Standorte und die geplante Nutzungsdauer.
Lastenkatalog	Im Lastenkatalog verweisen Sie zur Aufgabenstellung auf die Landkarte, die Prozesse, Konzepte, Rahmenbedingungen und Musterergebnisse. Zu jeder einzelnen Anforderung soll der Softwareanbieter mit seinem Angebot vermerken, ob er diese erfüllt oder nicht erfüllt.
Ausschreibung	Den Lastenkatalog  senden Sie als Ausschreibung  mit Abgabetermin und Ansprechperson für Rückfragen an ausgewählte Anbieter. Fügen Sie einen Rahmenterminplan und gegebenenfalls Wünsche nach Finanzierungsformen hinzu.
Angebot	Werten Sie eingegangene Angebote nach dem Budget und dem Erfüllungsgrad Ihrer Anforderungen aus. 2-4 der interessantesten Anbieter laden Sie dann zu einer ersten Musterpräsentation ein.
Musterpräsentation	Die Anbieter präsentieren die von ihrer Software erzeugbaren Ergebnisse zu Ihren Mustern: So sieht die Rechnung aus, so das Schlussblatt und so die Chefliste. Nur wenn diese Ihre Anforderungen erfüllen, kommt der Softwareanbieter in die nächste Runde.
Projektvorgehen	Lassen Sie sich vom Softwareanbieter erklären, wie er Ihr Projekt steuern, begleiten und umsetzen will. So können Sie und Ihre Mitarbeiter einschätzen, ob Sie mit dieser Arbeitsweise einverstanden sind.
Handhabung	In einer zweiten Präsentation lassen Sie sich von den Softwareanbietern den Programmablauf anhand einzelner wesentlicher Prozesse, die Sie vorgeben, vorstellen.
Preisspiegel	Erstellen Sie einen Preisspiegel, in dem Sie die erfüllten Anforderungen und das gegebenenfalls korrigierte Angebot mit Lizenzen und Dienstleistungen aufnehmen.
Vertrag	Nehmen Sie in den Vertrag den Lastenkatalog mit Ihren Prozessbeschreibungen und Ihren Musterergebnissen als Vertragsbestandteil auf.
Projektmanagement	Bestimmen Sie in Ihrem Hause einen Projektleiter für das Softwareprojekt. Diese Person muss sozial anerkannt und tatsächlich verfügbar sein. Bauleiter eignen sich hierfür selten. Der Projektleiter legt die Spielregeln für das ganze Projekt fest und berichtet an die Geschäftsleitung.
Projektstart	Informieren Sie alle Mitarbeiter des Unternehmens über den Projektstart, über das Ziel des Projektes und die Rahmenbedingungen. Eine regelmäßige “Projektzeitung” macht die Mitarbeiter neugierig.
Key-User	Bestimmen Sie für jeden Prozess einen Key-User, der die Softwareeinführung verantwortet.
Planung	Optimieren Sie die Prozesse und die Konzepte. Schreiben Sie diese fest. Das wird die Grundlage der Softwareeinrichtung.
Softwareeinrichtung	Gemeinsam mit Mitarbeitern des Softwareanbieters wird die Software entsprechend der Planung eingerichtet.
Stammdaten	Vorhandene Stammdaten (Adressen, Artikel) werden in das neue System aufgenommen. Ob alle Daten automatisiert übernommen oder neu erfasst werden, ist eine gesonderte Entscheidung.
Prozesse testen	Die Key-User testen zusammen mit den Betreuern des Softwarehauses die einzelnen Prozesse. Dabei erfolgt eine Einweisung der Key-User in die Programme.
Auswertungen einrichten	Einige Auswertungen werden für Ihr Unternehmen angepasst. Diese Reports sollen dann auch Ihrem firmeninternen Layout entsprechen.
Daten übernehmen	Die vorhandenen Bewegungsdaten (Aufträge, Buchungen) können einzeln oder als Salden in die neue Lösung übernommen werden. Die Bestimmung des Stichtages ist eine Entscheidung der Geschäftsleitung. Die Übernahme der Daten wird in einem getrennten System vorab getestet.
Abnahme	Führen Sie eine Abnahme der vertraglich vereinbarten Leistungen des Softwareanbieters durch.
Schulung	Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt im eingerichteten neuen System. Dies erfolgt idealerweise durch  die Key-User, die genau das schulen was die Anwender im Tagesgeschäft tatsächlich wissen müssen und nicht mehr.
Softwarenutzung	Die Softwarenutzung erfolgt direkt nach der Schulung. Damit ist auch der Zeitpunkt für die Schulung bestimmt.

 

Sie wollen besser werden. Deshalb beschreiben Sie bei allen Anforderungen Ihres Projektvorgehens nicht wie es heute ist, sondern wie es zukünftig sein soll.

Prozesse optimieren

Die zukünftigen Prozesse in Ihrem Unternehmen sollen schneller sein als heute. Prozesse optimieren ist somit der erste Schritt und das große Ziel nicht nur der Softwareauswahl, sondern des gesamten Softwareprojektes. Trennen Sie sich dabei von gewohnten Gedanken “das machen wir schon immer so” oder “das kann gar nicht anders funktionieren”. Viele eingeschliffene Prozesse können heute einfacher erledigt werden. Noch besser ist, wenn Sie feststellen, dass auf einzelne Aufgaben wie Kontrollen oder Statistiken verzichtet werden kann.

Betriebswirtschaftliches Konzept

Es gibt unterschiedliche betriebswirtschaftliche Konzepte, mit denen ein Bauunternehmen sein externes und internes Rechnungswesen steuert. Mit der Beschreibung Ihres Konzeptes haben Sie Klarheit für sich und den Softwareanbieter wie Finanzbuchhaltung, Baukostenrechnung, Leistungsverrechnung oder auch eine Konsolidierung zusammenwirken sollen. Das Rechnungswesen von Arbeitsgemeinschaften gehört ebenfalls dazu.

In die Zukunft blicken

Täglich gibt es neue Entwicklungen in der Informationstechnologie. Blicken Sie mit offenen Augen in die Zukunft. Fragen Sie dabei Ihre Mitarbeiter und Ihre Kinder. Welche Informationen sollen zukünftig mobil verfügbar sein? Was privat heute schon eine Selbstverständlichkeit ist, kann morgen ein großer Vorteil für Ihr Unternehmen sein. Das gleiche gilt für ein elektronisches Archiv oder eine digitale Projektakte. Damit können Sie zu jedem Zeitpunkt an jedem Ort auf alle Informationen, Pläne und Fotos zugreifen.
Modellbasiertes Planen, Bauen und Nutzen, oftmals mit den Begriffen BIM (Building Information Model) oder CAD 5D beschrieben, ist die Zukunftschance für Bauunternehmen. Die Simulation und Optimierung des Bauablaufes stellt eine Revolution dar. Befassen Sie sich in einer ruhigen Minute mit diesem Thema.

Fallstricke vermeiden

Softwareauswahl macht Spaß, doch es gilt: “Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!” Zuerst kommt die Arbeit mit Prozessbeschreibung, Lastenkatalog und dann kommen die Vorführungen. Wenn Sie zuerst die Programme ansehen, nehmen Sie nur einzelne Stärken neuer Software wahr, ohne dass Sie festgelegt haben, was Ihre tatsächlichen Anforderungen sind.

Eine Bausoftware wird nie alle Ihre Anforderungen und Wünsche erfüllen. So gilt es, sich bewusst für eine Lösung mit allen Vor- und Nachteilen zu entscheiden. Dabei muss nicht zwingend die Softwarelösung gewählt werden, die die meisten Anforderungen abdeckt. Vielleicht ist eine einzelne Anforderung entscheidend. Bekennen Sie sich zur Subjektivität bei Ihrer Entscheidung, denn schließlich müssen viele Menschen jahrelang mit dieser Bausoftware und den Mitarbeitern des Softwareanbieters umgehen. Nicht zuletzt soll die neue Softwarelösung auch wirtschaftlich sein.

Softwareanbieter finden

Welche Anbieter von Bausoftware am Markt sind, können Sie in verschiedenen Publikationen bei Ihrem Verband oder beim Bundesverband Bausoftwarehäuser e. V. erfragen.

Softwareprojekte sind Chefsache

Die weitreichende Wirkung neuer Bausoftware und neuer Prozesse im Unternehmen macht die Auswahl und Einführung zur Chefsache. Die Geschäftsleitung stellt sich ohne Einschränkungen hinter dieses Projekt. Dies ist der einzige Weg, die erforderlichen Zeitressourcen und das erforderliche Budget bereit zu stellen. Gerade der Zeitaufwand für Projektleiter und Key-User wird immer wieder deutlich unterschätzt. Deshalb gilt es diesen Zeitaufwand sorgfältig zu planen und die Ressourcen dann auch tatsächlich bereitzustellen. Die neue Bausoftware stellt eine umfassende Veränderung im Tagesablauf aller Mitarbeiter dar. So ist es Chefaufgabe, diese Veränderung positiv zu gestalten, dass sich alle Mitarbeiter auf die neue Bausoftware freuen.

 

Peter Rösch, Jahrgang 1956, studierte an der Universität Stuttgart im Fachbereich Baubetriebslehre bei Professor Drees und arbeitete ab 1981 als Kalkulator und Projektleiter. Seit Ende 1985 ist er als Berater für Organisation und IT von Bauunternehmen selbstständig tätig. Schwerpunkte seiner Arbeit sind die Neuorganisation von Geschäftsbereichen und deren Einbindung in die Gesamtstrategie des jeweiligen Unternehmens, verbunden mit der Organisation des IT-Einsatzes. Peter Rösch veranstaltet Seminare in den Verbänden der Bauwirtschaft, veröffentlicht in Fachzeitschriften und hält Vorträge zu baubetrieblichem Geschäftsprozessmanagement, zu Informationsmanagement und zur Neuausrichtung von Bauunternehmen. Er ist Mitglied im Arbeitskreis Informationsmanagement (AKIM) im Hauptverband der Deutschen Bauindustrie e.V. und im Verband Beratender Ingenieure VBI.

 

 

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