Sie wollen ein neues Softwaremodul einführen, Sie wollen vorhandene Software ersetzen oder Sie sollen eine ganz neue Version Ihrer jetzigen Software installieren. Das gelingt Ihnen und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Ihrem Bauunternehmen mit unserem 3-Schritte-Modell: Prozesse gestalten – Daten organisieren – Software einrichten. So kommt keine Hektik auf und das Tagesgeschäft kann parallel gemeistert werden.
Schritt 1: Prozesse gestalten
Gestalten und strukturieren Sie die zukünftigen Prozesse, wie Sie diese erwarten. Damit haben Sie einen “Bauplan” für die Einrichtung der Software und der Workflows. Sie können für die Prozesse dabei auf unser vollständiges Referenzmodell Bau zugreifen. Gestalten Sie alle neuen Prozesse, auch wenn diese erst in einem späteren Teilprojekt eingeführt werden. Damit vermeiden Sie Lücken und Überlappungen.
Schritt 2: Daten organisieren
Legen Sie die steuerlichen, betriebswirtschaftlichen und baubetrieblichen Daten fest, klassifizieren Sie unstrukturierte Informationen (Informationsobjekte, Bilder, Dateien) und organisieren Sie, wie und wo diese verwendet, erzeugt und gespeichert werden. Denken Sie dabei an aktuelle Regelwerke (Abgabenordnung, GoBD, DSGVO, NIS-2). Sie können für die Daten und Information auf das innovative Betriebswirtschaftliche Konzept Bau zugreifen. Planen Sie, welche Daten aus vorhandenen Systemen übernommen werden sollen oder müssen (Vorträge, Offene Posten, Stammdaten) und ob und wie dies aufbereitet werden sollen. Die Übernahmen sind zu testen.
Schritt 3: Software einrichten
Teilen Sie die Einführung der neuen Prozesse in abgeschlossene Teilprojekte mit einzelnen messbaren Zielen auf. “Abrechnung mit Rechnungsstellung aller Bauprojekte” oder “Buchung aller Geschäftsvorfälle” oder “Alle Bestellungen im System”. Geben Sie der Einrichtung der Software und den Test ausreichend Zeit. Organisieren Sie die Schulung der neuen Prozesse durch interne Key-User in der neuen Software mit Echtdaten Ihres Unternehmens.
Zukunft ist das Kriterium für die Projektplanung
Die Kriterien für all diese Schritte sind die zukünftigen und nicht die Ist-Prozesse.
- Beschreiben Sie das messbare Ziel für das Projekt in einem Satz:
“Die Umsatzsteuervoranmeldung für Juli 2026 erfolgt automatisch aus dem neuen System.” - Beschreiben Sie grundlegende Geschäftsregeln:
“Die Buchung aller ergebnisrelevanten Geschäftsvorfälle erfolgt tagfertig.” - Stellen Sie ausreichendes Wissen und ausreichen Zeit bereit:
“Die Aufgaben Im Tagesgeschäft des Projektteammitglieds Claudia übernehmen Lorenzo und Aische.”
“Für die Prozessmodellierung haben wir als externe Unterstützung Albert Kaspar engagiert.”
Dieses Vorgehen wird auch zur Messlatte bei der Auswahl des Softwarepartners: Ist er Willens und in der Lage, kreativ die zukünftigen Anforderungen aufzunehmen und weiter zu entwickeln? Die heute immer wieder gehörte Frage in der Auswahl- und Vertriebsphase von Software “Wie machen Sie das denn heute?” ist dazu nicht geeignet.
Softwareprojekte sind immer auch Veränderungsprojekte
Softwareprojekte sind immer auch Organisationsprojekte. Gemeinsam werden sie aber erst durch Veränderungsprojekte im Unternehmen wirksam. Dieses Wissen kann dazu führen, dass Organisations- und Softwareprojekte bereits in der Planung so ausgelegt werden, dass gerade die Veränderung für die Mitarbeiter auch tatsächlich leistbar ist.
Das Feiern der Erfolge darf die Geschäftsleitung dann den im Projektteam beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern überlassen.
Wir wünschen Ihnen bei der Umsetzung dieser Ideen viel Erfolg!
