Mit einem ERP-System werden die Kernprozesse eines Unternehmens automatisiert. Es umfasst alle wesentlichen Geschäftsbereiche. Die Daten werden in Echtzeit verarbeitet und analysiert. So wird die Effizienz im Tagesgeschäft deutlich gesteigert und die Entscheidungsfindung unmittelbar verbessert. Der Aufwand für die Einführung ist hoch, denn allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sind die neuen Prozesse zu vermitteln. Deshalb muss die Geschäftsleitung ERP wollen.
ERP ist mehr als Software
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) ist ein Softwaresystem, das dazu dient, die Kernprozesse eines Unternehmens zu automatisieren. Es bildet die Routinen der Geschäftsvorfälle aller wesentlichen Geschäftsbereiche ab. Die relevanten Geschäftsdaten werden in einer zentralen Datenbasis gespeichert und verwaltet. Durch eine logische und technische Datenintegration werden Analyse und Reporting vereinfacht.
Verbindliche Prozessdefinition
Eine Grundlage für ein ERP-System ist eine verbindliche Prozessdefinition. Dabei können gleiche Prozessschritte oder ganze Prozessketten identisch neu strukturiert werden, was die Voraussetzung für eine Automatisierung ist. Der Aufwand hierfür ist hoch, bindet er doch hochqualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
ERP steht im Zentrum des Informationsmanagements
ERP ist eine Strategie und gibt den Rahmen für die Architektur der Anwendungssysteme und Datenhaltungen vor. Die Systeme stellen sicher, dass „Alles immer nur einmal“ erfasst, verarbeitet oder analysiert werden muss. Das logische Zusammenspiel der Prozesse, Daten und Software wird so technisch in Echtzeit möglich.
ERP Zentrum Informationsmanagement
ERP-Systeme setzen sich in der Realität aus meist unterschiedlichen Modulen zusammen, auch wenn Lösungsanbieter von integrierten Lösungen aus einem Guss sprechen. Das gilt sowohl für die Datenhaltung, die Anwendungsprogramme und Auswertungswerkzeuge als auch für die Bedienoberflächen. Die Qualität des Zusammenwirkens der Module beeinflusst die erwartete Wirkung eines ERP. Deshalb wird sie zu einem wesentlichen Entscheidungskriterium bei der Auswahl eines ERP-Systems.
Ohne neue Prozesse kein ERP
Damit ein ERP-System seine Wirkung entfalten kann, sind neue Prozesse erforderlich. Diese neuen Prozesse verändern den Ablauf und die Zuständigkeiten. Das macht dann auch personelle Entscheidung notwendig.
In Bauunternehmen führt ein neuer Beschaffungsprozess im ERP zu einer häufig emotional geführten Diskussion. Sobald der neue Prozess dann gelebt wird, verstummen die Zweifel sehr schnell.
Beschaffungsprozess im ERP
Die „Investition” in die Bestellung für Artikel und Leistungen reduziert die nachfolgenden Routinearbeiten dramatisch. Deren Daten werden Grundlage für eine weitgehende Automatisierung der nachfolgenden Prozessschritte.
Durchgängige Verwendung der Stamm- und Bewegungsdaten
Die Steuerung von Aufträgen lebt vom Datenfluss in der „Datenkette ERP Bauprojekt”. Logisch und technisch durchgängige Daten sind die Basis.
Datenfluss in der Datenkette ERP Bauprojekt
Die Botschaft ist: So früh wie möglich die Datenkette beginnen. Damit steigt der Effekt des „Alles immer nur einmal“ erfassen und dann automatisiert weiterverwenden. Und ja, der Artikel repräsentiert die Ressourcen in einem ERP und trägt die Informationen durch die Datenkette. Er wird so zu dem zentralen Datenobjekt für alle betriebswirtschaftlichen Kontierungen und technischen Attribute.
Aufwand bei der Einführung richtig einschätzen
Die Einführung eines ERP ist eine strategische Investition. Sie verursacht hohe Aufwände für Lizenzen, Dienstleistungen und Organisation. Die Geschäftsleitung hat die erforderlichen Ressourcen realistisch zu planen und dann auch bereitzustellen.
Die Einrichtung der Software und der Prozesse erfordert wegen der Komplexität viel Know-how und ungestörte Zeit. Das kann nicht nebenbei erfolgen. Bei der Integration von weiteren Anwendungsprogrammen und deren Anbindung an die Datenhaltung wird meist Neuland betreten. Dauer, Kapazitäten und Kosten erweisen sich immer wieder als unerwartet hoch.
Der Aufwand für die Schulung ist ebenfalls sehr hoch, denn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter brauchen eine intensive Einweisung in den neuen Prozessen und der Handhabung der Software. Nur so wird die umfassende Veränderung auch wirksam und so werden die Vorteile eines
Umsetzung mit den Menschen in der Praxis
ERP erfordert die Veränderung der Arbeitsweisen aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Der Wille zur Veränderung wird von der Geschäftsleitung eingefordert und vorgelebt, ohne Ausnahme. Die Veränderung wird normal.
Die Einfügung neuer Prozesse und neuer Zuständigkeiten stellt oftmals eine Revolution dar. Das kann Ängste bei den Menschen erzeugen. Hier ist die einfühlsame wie konsequente Unterstützung durch die Führung gefragt. Dann werden die großen Effekte des ERP erreicht: Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft und verbesserte Entscheidungsfindung zur Führung.
