Bauprojekte agil planen und lean steuern ist eine praxiserprobte Methode in Planungs- und Ingenieurbüros. Einfach organisierte Prozesse im Verbund mit moderner Software machen dies möglich. Die Vorteile einer agilen Arbeitsweise für die kreativen Planungsaufgaben werden mit den klaren Vorgaben einer Selbststeuerung unter Lean-Methoden verbunden.

Aufgaben bilden das Projekt
Die Zerlegung einzelner Projektschritte in Aufgaben ist der Grundgedanke. Je näher der Termin für die Erledigung einer Aufgabe rückt, desto detaillierter wird diese Aufgabe in Unteraufgaben geteilt. Die Aufgaben werden von Projektphasen eingerahmt, die zu einem Meilensteinplan führen. 

Projektrahmenplan (Quelle: kanDO by M&P)

Innerhalb der Projektphasen werden die Aufgaben vergleichbar einem agilen Vorgehen mit “Scrum” ¹  gesteuert. Jede Aufgabe hat einen vollständigen Kontext. Das kann ein Projekt sein oder eine Projektphase. Dazu kommen der geplante Ressourcenbedarf für die Erledigung der Aufgabe und gegebenenfalls auch ein Termin. Es ist unwesentlich, welchen Inhalt und Umfang die einzelne Aufgabe repräsentiert.

Beispiele: “Planung des Bauwerks”, “Organisation Baustellenbesprechung am 15. März” oder “Bauabnahme” sind Aufgaben.

Selbststeuerung für kreatives Arbeiten
Zum Wesen der Selbstorganisation gehören eine individuelle Zeitplanung für die übernommenen Aufgaben sowie die Entscheidung darüber, wie sie erledigt werden. Dieses Grundprinzip in agil geplanten und mit Lean-Methoden gesteuerten Projekten unterstützt kreatives Arbeiten. Die Möglichkeit der laufenden Detaillierung geplanter Aufgaben ist dabei hilfreich:

• Eine Aufgabe kann bei Bedarf inhaltlich immer weiter konkretisiert werden. 
• Eine Aufgabe kann in Teilaufgaben aufgeteilt werden. 
• Aufgaben können in Aufgabengruppen, wie beispielsweise Projektphasen, zusammengefasst werden.
• Aufgaben können dynamisch visualisiert und ausgewertet werden.

Konkrete Aufgabe einer Person (Quelle: kanDO by M&P)

Selbststeuerung setzt Eigenverantwortung voraus und diese muss von den handelnden Personen bewusst angenommen und gelebt werden.

Monitoring und Aggregation als Steuerstand
Das Monitoring als Sicht auf alle Aufgaben ermöglicht es, diese aus verschiedenen Blickwinkeln und dynamisch zusammengefasst zu betrachten. So können Aufgaben nach Projekten, nach Standorten, nach Personen oder nach Inhalten aggregiert werden. Damit haben die Koordinatoren ein wirksames Werkzeug, um ihre Steuerung nach Lean-Prinzipien vorzunehmen und tatsächlich zu leben. 

Monitoring Dashboard (Quelle: kanDO by M&P)

Die Auswertung der Steuerung kann über Kanban-Boards erfolgen.

• Die Aufgaben können in festen Arbeitspaketen zusammengefasst werden.
• Die Aufgaben können nach beliebigen Attributen zusammengefasst werden, zum Beispiel: Alle Abnahmen durch den Prüfingenieur.

Aufwand und Zeiten dokumentieren
Die Dokumentation der tatsächlichen Bearbeitungszeit auf der jeweils tiefsten Aufgabenebene ermöglicht eine wirtschaftliche Sicht auf die Aufgaben. Diese Dokumentation erfolgt in Eigenverantwortung. Die Aggregation des Aufwandes findet in Echtzeit statt und gibt damit einen permanenten Status über die wirtschaftliche Situation aus Sicht des Planungsbüros. Budgets, also die erwarteten Vorgaben für die Aufgaben, können auf einer Aggregationsstufe angelegt werden, die weit über der einzelner Aufgaben liegt. Dies unterstützt die Praxis in den Büros. 

Softwareunterstützung
Das Zusammenwirken der drei Funktionsgruppen “Aufgabe”, “Selbststeuerung” und “Monitoring” in einer Software ist Voraussetzung für eine durchgängige Planung und Steuerung von Bauprojekten nach agilen Methoden und Lean-Prinzipien. Gerade in großen Büros mit vielen parallelen Projekten und mehreren Standorten, die wiederum mehrere Teams haben, ist ein solches Werkzeug unabdingbar. 

Peter Rösch und Dr. Wiebke Dresp

Hinweis: Wir haben diese Prinzipien einer Arbeitsweise für ein großes interdisziplinäres Planungsbüro mit Standorten in mehreren Ländern konzipiert, die dort mit kanDO von M&P umgesetzt werden

1  Scrum Academie, Scrum Guide https://www.scrum-academy.de/wissen/scrum-guide/ abgerufen am 01.03.2020