Sie wollen die Nutzung von KI hochfahren. Sie ist ein effektives neues Werkzeug – aber auch ein Hype.

Und wie bei jedem Hype ist es wichtig, aus der Fixierung auf das aufregende neue Thema herauszuzoomen und das große Bild wieder in den Blick zu nehmen: Was wollen Sie mit der KI erreichen? Denn dann wird klar:

Das eigentliche Thema ist gar nicht KI. Das eigentliche Thema ist Prozessoptimierung.

Das Ziel ist, durch optimierte Prozesse die Qualität zu erhöhen, Zeit zu sparen und Wettbewerbsvorteile zu sichern. Dieses Ziel verfolgt die Bauindustrie seit Jahrzehnten. Und nun ist mit der KI eine neue Gattung von Optimierungs-Tools auf den Markt gekommen.

Prozessoptimierung ist selbst ein Prozess mit vielen Schritten. Diesen Optimierungsprozess nimmt Ihnen auch die KI nicht ab. Sie ist ihm vielmehr untergeordnet. Ein KI-Tool ist nur ein Werkzeug, das zur Optimierung eines Arbeitsschritts eingesetzt werden kann – wenn eine klassische, konventionelle Software an dieser Stelle nicht die bessere Wahl ist.

Denn die Frage ist nicht: In welchen angesagten hippen Hammer will ich investieren? Es geht – nach wie vor – zuerst darum: Was will ich aufhängen und was brauche ich dafür: Nagel oder Schraube? Und dann, erst dann, suche ich das Werkzeug aus, das genau dafür das beste ist.

Wie man Schritt für Schritt Prozesse optimiert
Wir empfehlen, zunächst drei bis fünf Abläufe in Ihrem Unternehmen zu identifizieren, die Sie gewinnbringend automatisieren können. Zum Beispiel in Verwaltung, Dokumentation, Planung, Entwurf oder Kalkulation. Wichtig dabei sind zwei Faktoren:

• Wo steckt in Ihrem Unternehmen Automatisierungspotenzial? Geschäftsprozesse mit langen Durchlaufzeiten oder hoher Fehlerquote sind oft gute Kandidaten.
• Für welche Prozesse können Sie die klaren, eindeutigen Daten bereitstellen, die Sie für die Automatisierung zwingend brauchen?

Erst strukturieren, dann automatisieren.
Nehmen Sie nun einen dieser Prozesse in den (analytischen) Blick. Schauen wir uns als Beispiel die Verarbeitung einer Eingangsrechnung an.

• Legen Sie für den gewählten Prozess jetzt schon ein Optimierungsziel fest, mit klar definierten Kennzahlen für den Vorher-Nachher-Vergleich. Zum Beispiel: Wie lange dauert die Verarbeitung einer Rechnung vom Eingang bis zur Freigabe und Buchung? Wie viele Rückläufe und manuelle Korrekturen wegen Unklarheiten sind nötig? Oft ist es aufschlussreich, diese Fragen auch in die einzelnen Schritte aufzuschlüsseln.
• Im zweiten Schritt beschreiben Sie die Prozessstruktur. In unserem Beispiel wäre das grob gesprochen: Annahme der Rechnung, sachliche Prüfung, kaufmännische Prüfung, Freigabe und Buchung.
• Nun betrachten Sie den Workflow: In welcher Reihenfolge laufen die Schritte ab? Wer ist für was zuständig? Wie und wann wird der Geschäftsprozess weitergegeben? Werden Sie dabei konkret. Beschreiben Sie zum Beispiel, wie für die Prüfung der Liefermengen die Mengen in den einzelnen Lieferscheinen addiert werden.
  Zwischen den Schritten hakt es oft: Gehen Informationen verloren, laufen Rückfragen über Mail oder Telefon.

• Bei der Gestaltung des Workflows werden auch die Werkzeuge benannt: neue Softwaremasken, klassische Software-Tools oder auch Augen und Hirn der Mitarbeiter. Und hier erst kommt vielleicht die KI ins Spiel – als eines dieser möglichen Werkzeuge, mit denen Sie den Prozess optimieren.
• Greifen Sie nach jeder Veränderung auf die im ersten Schritt festgelegten Kennzahlen zurück und analysieren Sie mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Erfolg: Sind die Durchlaufzeiten von Eingangsrechnungen jetzt kürzer? Ist die Fehlerquote gesunken? Wo klemmt es noch? Woran liegt das und wie kann man dieses Problem beheben?

Stolperstein Datenmanagement
Schlechtes Datenmanagement bringt den Workflow ins Stocken. Um beim Beispiel zu bleiben: Egal ob ein Mitarbeiter oder eine Software die Eingangsrechnung kaufmännisch prüft, geht das nur mit Zugriff auf die Bestelldaten. Diese Daten müssen immer vollständig, aktuell und strukturiert zugänglich sein. Oft gibt es in einem Unternehmen widersprüchliche Versionen in verschiedenen Systemen. Gerade bei den Stammdaten besteht oft Nachholbedarf in der Qualifizierung.

Intelligent automatisieren
Wenn Sie heute intelligent automatisieren, sichern Sie sich Effizienzvorteile, entlasten Ihre Mitarbeiter und gewinnen wertvolle Freiräume für Wachstum und Innovation.