Sicher die richtige Software finden
Eine neue Bausoftware hat maßgeblichen Einfluss auf die Arbeitsweisen aller Mitarbeiter und auf die verfügbaren Informationen zur Steuerung eines Bauunternehmens. Diese weitreichenden Einflüsse sollen deshalb bei der Auswahl die Kriterien vorgeben.
Die Auswahl und Einführung von Bausoftware wird vom Nutzen im Tagesgeschäft bestimmt. Software soll nicht das Unternehmen schmücken, sie soll den Mitarbeitern helfen, ihre Aufgaben qualifiziert und rasch zu erledigen.
Einen Weg dorthin zeigen die folgenden Hinweise und Listen. Am Beispiel von Software für die Angebotskalkulation, das Projektmanagement und die Steuerung von Generalunternehmerleistungen (dunklere Darstellung) werden die einzelnen Schritte vorgestellt.
Kontrolle aller Baustellendaten auf einem Blick
Bausoftware kann Projekte mit überwiegend Eigenleistung oder die Aufgaben des Generalunternehmers (GU) unterstützen. Die Anforderungen an die Buchhaltung sind von diesen Unterschieden weniger betroffen.
Bausoftware
Welche Aufgaben soll die neue Bausoftware unterstützen? Das legen Sie leicht verständlich mit einer Landkarte fest, die die Prozesse und Bausoftware zusammen zeigt. Ihre Mitarbeiter, Sie selbst und die Softwareanbieter haben dann ein gemeinsames Bild von den Anforderungen. Die Bezeichnungen der Anbieter alleine sind nicht immer ausreichend, denn unter gleichen Namen verbergen sich durchaus unterschiedliche Funktionen.
Zur Lösung Ihrer Anforderungen gibt es zwei ganz unterschiedliche Familien von Bausoftware:
- Umfassende Lösungen die mehrere Prozesse unterstützen (Angebot bis Ausgangsrechnung)
- Spezielle Lösungen für Einzelaufgaben (z. B. Bautagebuch).
Was zu Ihnen besser passt oder ob Sie eine Kombination wählen, bleibt immer Ihre Entscheidung.
Programme zur Planung, Konstruktion und Vermessung stellen eine eigene Welt dar, genau wie Software für stationäre Betriebe oder branchenunabhängige Programme zur Kommunikation und für den Bürobetrieb.
Softwareauswahl mit System
Zum Vergleich unterschiedlicher Softwareanbieter brauchen Sie einheitliche Anforderungen, deren Erfüllung Sie bei den Anbietern bewerten können. (Cabrio vs. Minivan).
Das Vorgehen der Softwareauswahl erfolgt in einzelnen Schritten. Dabei ist es unerheblich, ob Sie ein Programm für eine ganz spezielle Aufgabe oder für eine ganze Prozesskette suchen.
Checkliste Softwareauswahl
| Prozesse | Beschreiben Sie die Prozesse, die mit der neuen Software unterstützt werden sollen. Dies kann eine Kombination aus Diagrammen und Texten sein. |
| Musterergebnisse | Wählen Sie Musterergebnisse für die Prozesse aus. Das kann eine Schlussrechnung mit erhaltenen Anzahlungen und gezogenen Skonti sein, eine Urkalkulation mit Angebotsschlussblatt oder eine Regierechnung. Ideen für einen Soll-Ist-Vergleich könnten Sie als Skizze hinzufügen |
| Lastenkatalog | Im Lastenkatalog verweisen Sie zur Aufgabenstellung auf die Prozesse und Musterergebnisse. Hier werden auch technische Rahmenbedingungen Ihrer IT-Infrastruktur (Betriebssystem, Datenbank, Virtualisierung, Clients) und erforderliche Schnittstellen zu anderen Programmen aufgeführt. Zu jeder einzelnen Anforderung soll der Anbieter mit dem Angebot erfüllt oder nicht erfüllt vermerken. |
| Ausschreibung | In der Ausschreibung fassen Sie Ihre Ziele und die Rahmenbedingungen des Softwareprojektes (Termine, gewünschte Projektunterstützung, Benutzeranzahl, Mandanten, Nutzungsdauer) zusammen. Senden Sie dies als Anfrage mit Abgabetermin zusammen mit den Prozessen, Musterergebnissen und dem Lastenkatalog an die Anbieter. |
| Angebot | Die Angebote werten Sie nach Erfüllungsgrad einerseits und dem geforderten Budget aus. 2-4 der interessantesten Anbieter laden Sie ein. |
| Muster präsentieren | Lassen Sie sich die von Ihnen geforderten Musterergebnisse vom Anbieter zeigen. So sieht die Rechnung aus, so das Schlussblatt und so ein Soll-Ist-Vergleich. Nur wenn diese Ihre Anforderungen erfüllen, kommt der Anbieter in die nächste Runde. |
| Projektvorgehen | Bei umfangreichen Softwareprojekten ist eine Projektleitung und Unterstützung durch den Anbieter meist unerlässlich. Lassen Sie sich erläutern, wie der Anbieter dabei vorgeht. Ihre Mitarbeiter können dann einschätzen, ob sie mit dieser Arbeitsweise einverstanden sind. |
| Handhabung | Aus der ersten Präsentation der Muster und des Projektvorgehens werden Sie dann zwei oder drei Anbieter zur Vorstellung des Programmablaufes und der Handhabung einladen. Dies erfolgt an Hand der von Ihnen beschriebenen Prozesse. |
Bei allen Anforderungen beschreiben Sie bitte, wie es zukünftig sein soll. Sie wollen ja besser werden.
Stellen Sie für das Softwareprojekt ein Budget (Geld, Zeit für internen Aufwand) bereit. Den Aufwand gilt es vollständig zu planen: Auswahl, Lizenzen oder Miete, Einführungsunterstützung, Wartung und IT-Infrastruktur. Liegen die Angebote deutlich über Ihrem Budget, können Teilprojekte über mehrere Jahre eine Alternative sein.
Anbieterübersicht
Es gibt nicht die eine beste Bausoftware, finden Sie die Bausoftware, die am besten zu den Aufgaben in Ihrem Bauunternehmen passt.
In der nachfolgenden Tabelle finden Sie einen Auszug von Anbietern und Software für Teile der Landkarte. Für rein handwerklich strukturierte Bauunternehmen kann eine kompakte Lösung aus der Familie der Handwerkerlösungen passend sein. >> Marktübersicht
Trends
Die Entwicklung in der Informationstechnologie ist schnell. Trends von heute sind morgen eine Selbstverständlichkeit. Denken Sie bei Ihren Anforderungen daran.
- Mobil: Was die Anwender privat nutzen, wollen sie auch im Arbeitsalltag: digitales Aufmaß, Lohnerfassung, Lieferscheine, E-Mail, Kurznachrichten und das von überall
- BYOD: Mitarbeiter wollen von ihren eigenen, meist mobilen Geräten “Bring Your Own Device” auf die Firmendaten zugreifen.
- Elektronische Projektakte: Jeder will überall auf das Archiv, Pläne und Fotos zugreifen.
- Virtualisierung: Der Server muss nicht im eigenen Keller stehen. Programme für Lohn, Buchhaltung oder E-Mail können in gemieteten Rechenzentren betrieben werden.
- BIM: Der fachliche Megatrend ist das Planen und Bauen mit elektronischen Bauklötzen. Im Building Information Model des Bauwerkes werden am Computer Angebote erstellt, die Baustelle vorbereitet und abgerechnet. Diese elektronische Simulation vermeidet Kollisionen in der Konstruktion und der zeitlichen Abfolge in der Bauausführung. Das erfordert neue Abläufe im Bauunternehmen und neue Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeiter.
Fallstricke vermeiden
Bei der Softwareauswahl gilt: “Erst die Arbeit, dann das Vergnügen!” Deshalb kommen die Vorführungen, anders als das häufig erfolgte, am Ende der Auswahl. Sie sehen ansonsten nur die tollen und neuen Möglichkeiten der einzelnen Programme, ohne zu wissen, was Sie insgesamt brauchen. Deshalb einfach die Checkliste abarbeiten.
Referenzen können auch einen falschen Weg zeigen. Die Software, mit der der Nachbar zufrieden ist, kann bei Ihnen unpassend sein. So wickeln Sie kleine Straßenbauprojekte ab und er Krankenhäuser, Sie leben von der Eigenleistung, er ist Generalunternehmer. Ein einfaches Kriterium für die unterschiedliche Ausrichtung von Bauunternehmen: Schreiben Sie viele kleine oder wenige große Rechnungen?
Lösungen sind nicht immer deckungsgleich
Eine Lösung wird nie alle Ihre Anforderungen und Wünsche erfüllen. So gilt es sich bewusst für eine Lösung mit allen Vor- und Nachteilen zu entscheiden. Dabei muss nicht zwingend die Lösung gewählt werden, die die meisten Anforderungen abdeckt. Vielleicht ist eine einzelne Anforderung entscheidend, denn der Deckungsgrad zweier Lösungen ist nicht zwingend konzentrisch.
Ausblick
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Dies ist ein Einstieg in das Thema Softwareauswahl. Weitere Hinweise folgen in eigenen Beiträgen:
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