Schneller fakturieren und einfacher buchen
Die elektronische Rechnung hilft beiden Geschäftspartnern. Der Lieferant oder Dienstleister kann seine Rechnung einfach erzeugen und schnell versenden. Der Kunde kann die elektronische Rechnung einfach buchen und schnell archivieren. Mit wenigen Mitteln können diese Vorteile in Ihrem Unternehmen sofort genutzt werden.
Seit Sommer 2012 erlebt die elektronische Rechnung einen regelrechten Boom. Durch die Aufhebung der sehr komplizierten deutschen Regeln und die Einführung der europäischen Regeln ist es für jedes Unternehmen leicht, mit elektronischen Rechnungen zu arbeiten. Die technischen und organisatorischen Voraussetzungen können am Markt als Lösung bezogen werden. Alle Unternehmen können so schneller fakturieren und einfacher buchen.
Typen der elektronischen Rechnung
Für eine elektronische Rechnung gibt es keine zwingenden technischen Vorgaben. Natürlich gelten die formalen Vorschriften zur Rechnungslegung, wie sie auch für Papierrechnungen gelten: korrekte Firmenanschrift, korrekter Absender, Umsatzsteueridentifikationsnummer, Belegnummer, Belegdatum, Umsatzsteuerausweis. Die Rechnung kann als einfache PDF-Datei erstellt werden oder aber mit weiteren Informationen angereichert werden.
PDF-Rechnung
Die Rechnung kann mit einer Software, die meist einen Drucker ersetzt, als PDF ausgegeben werden. Dabei sollte ein lesbares PDF erzeugt werden, aus dem der Empfänger einzelne Informationen herauskopieren kann.
PDF-Rechnung mit Datensatz
Mehr Informationen bietet die PDF-Rechnung mit eingebettetem Datensatz. In einem Erweiterungsteil der PDF-Datei werden die Inhaltsdaten der Rechnung (Adresse, Absender, Bankverbindung, Rechnungspositionen), kurzum alle Daten, die zur Erzeugung einer Rechnung nötig sind, eingefügt. Dies erfolgt meist im Datenformat XML. Hinweis: Die PDF-Rechnungen können auch im Format PDF/A erzeugt werden, was eine höhere Sicherheit gegen Veränderungen und damit Vorteile bei der weiteren Verwendung mit sich bringt.
Edifact-Rechnungen
Schon seit Jahren sind in der Automobilindustrie und dem Großhandel Edifact-Rechnungen üblich. Dabei werden die Daten der Rechnung zwischen den Geschäftspartnern auf einem festgelegten elektronischen Weg ausgetauscht. Zur Wahrung des Vorsteuerabzugs erfolgt dann gegenseitig der Austausch von Kontrollrechnungen.
Übermittlungswege
Unabhängig von dem Typ der elektronischen Rechnung sind die Übermittlungswege. Rechnungen können als Anhang einer eMail übermittelt werden oder über Portalfunktionen dem Empfänger zum Download angeboten werden.
eMail-Anhang
Beim eMail-Anhang können sehr leicht und ohne großen technischen Aufwand Rechnungen ausgetauscht werden. Die Übermittlung ist jedoch nicht sehr sicher, unabhängig von der Art der Rechnung.
Portalfunktion
Die Rechnungen werden in einem Portal bereitgestellt. Der Empfänger erhält eine Nachricht, dass die Rechnung bereitsteht und kann sie herunterladen. Diese Technik ist bei den Mobilfunkanbietern bereits sehr verbreitet. Der Vorteil ist, dass hier der Nachweis möglich ist, wann die Rechnung heruntergeladen wurde, bzw. es stellt sicher, dass nur Berechtigte den Download vornehmen.
Providerzustellung
Eine Mischung aus beiden Verfahren ist die Zustellung über Provider. Hier übernimmt der Provider die Aufgabe des früheren Postboten, holt die Rechnung bei Ihnen elektronisch ab und stellt sie dem Empfänger in der von diesem gewünschten Form zu (E-Mail-Anhang, Download-Portal oder Papier).
Die Vorteile für den Lieferanten oder Dienstleister
Ausgangsrechnungen können ohne aufwendigen Druck, Kuvertieren, Versenden und portofrei erstellt und versandt werden. Klassische Postlaufzeiten entfallen. Beim Rechnungsempfänger entfällt die Postannahme, Kuvert öffnen, mit Eingangsstempel versehen, in Umlauf bringen und meistens das heute schon übliche Scannen.
Gemeinsame Vorteile
Wenn die elektronische Rechnung mit Datensätzen angereichert ist, kann der Empfänger diese Datensätze ohne den Umweg einer Texterkennung, die meist sehr fehleranfällig ist, in sein System für das Rechnungseingangsbuch importieren. Damit wird die Bearbeitung der Eingangsrechnung einfacher und schneller. Das ist nicht zuletzt im Interesse des Rechnungsausstellers, der so seinen Service für den Kunden erhöht.
Lösungen am Markt
Eingangsrechnungen als PDF über eMails zu versenden kann mit jeder Bürosoftware ohne großen Aufwand realisiert werden. Bei der Erzeugung von elektronischen Rechnungen mit Dateninformationen ist eine angepasste Software Ihres Fakturierungsprogrammes erforderlich. Ein ganz neuer Weg stellen Lösungen am Markt dar, dass ein Provider diese Aufgabe schon bei Ihnen technisch ermöglicht. Sie drucken Ihre Rechnungen nicht mehr auf Papier, sondern in ein spezielles Programm (ähnlich einem Druckerdriver), mit dem die Daten Ihrer Rechnung in eine strukturierte Form (PDF/A mit XML-Datensatz) gebracht werden. Im Portal des Providers werden Ihre Rechnungen an die technischen Wünsche des jeweiligen Empfängers vollautomatisch angepasst werden und von diesem elektronisch abgeholt werden können. Der Vorteil dieser Lösung ist, dass bei dezentral handelnden Unternehmen praktisch von jedem Arbeitsplatz elektronische Dokumente strukturiert erzeugt werden können.
Voraussetzungen
Damit eine elektronische Rechnung ausgetauscht werden kann, müssen im Vorfeld beide Geschäftspartner dem formlos zustimmen. Ein Gebot der Höflichkeit ist dies zudem. Für den Rechnungsempfänger ist es hilfreich, wenn er ein spezielles eMail-Postfach einrichtet, Beispiel: rechnung@meinefirma.de. Damit können die Rechnungen aus allen eMails eindeutig identifiziert werden und auch sofort zur Archivierung der Ursprungs-eMail weitergeleitet werden. Unabhängig davon, wie die Rechnung später elektronisch im Hause des Empfängers verarbeitet wird, sind zur Wahrung einer rechtskonformen Aufbewahrung das unveränderte Bild und die unveränderten Datensätze zu archivieren.
Die nächsten Schritte
Entscheiden Sie sich für die Anwendung elektronischer Rechnungen. Ganz unabhängig davon, ob Sie durch Behörden dazu verpflichtet sind, wie es in Österreich bereits der Fall ist oder ob Sie die Vorteile sehr schnell nutzen wollen. Auf jeden Fall machen sich die Geschäftspartner damit das Leben leichter.
Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!
