Klare Entscheidungen sind ein Muss
Ein klares Ziel für jeden Schritt auf dem Weg zur Digitalisierung vorgeben ist die wesentliche Aufgabe der Geschäftsleitung: „Alle Bestellungen und Werkverträge erfolgen elektronisch.” Dazu gehören klare Geschäftsregeln, beispielsweise wer die Bestellung auslösen darf. Diese Geschäftsregeln gelten dann bitte ohne Ausnahmen. Großartig klingende Allgemeinplätze „wir machen unsere Firma fit für die Zukunft” sind als Ziel eines Softwareprojektes ungeeignet, denn niemand kann die Zielerreichung messen.

Hier finden Sie Schritte auf Ihrem Weg zur Softwareauswahl und Softwareeinführung in einem Bauunternehmen.

Keine nachträgliche Änderung der Projektziele
Alle Entscheidungen und Ziele werden eindeutig und allgemein verständlich formuliert. Eine nachträgliche Änderung der Projektziele verwässert die erwartete Wirkung der neuen Prozesse und der neuen Software. Gleichzeitig steigt der Ressourcenbedarf im Einführungsprojekt unkontrolliert und der Termin für den Echtstart rückt in weite Ferne.

Ausreichende Ressourcen planen
Der Aufwand der Ressourcen wird in Softwareprojekten immer wieder unterschätzt. Projektleitung, Key-User und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Quellen zur Entwicklung optimierter Prozesse brauchen ausreichend Zeit zur Gestaltung zukünftiger Arbeitsweisen. Das geht nicht „mal eben nebenbei”. Fast wie bei politischen Entscheidungen wird dennoch der Aufwand vorher gerne klein gerechnet. Genau hier liegt der Fehler. Kreative Entwicklungen brauchen großzügige Zeitfenster für eine unbelastete Ideenfindung. Eine angenehme räumliche Umgebung mit Workshopcharakter unterstützt die Teams in ihrer Wirksamkeit. Ja, neue Arbeitsweisen wirken hier Wunder.

Faustformeln für die Softwareeinführung
Softwareprojekte sind nicht unbedingt die Kernkompetenz eines Unternehmens. Ist wenig Erfahrung vorhanden, gilt es die Faustformeln umso konsequenter einzuhalten:

• Der Aufwand für die Einführung neuer Software ist höher als der Aufwand für Investition und Wartung der neuen Software in den ersten beiden Jahren.
• Auf ein externes Mitglied des Projektteams des Softwarehauses kommen mindestens zwei Mitarbeiter in gleicher Rolle aus Ihrem Hause.

Die interne Projektleitung ist eine Vollzeitaufgabe. Hiermit steht und fällt der Projekterfolg. Wenn Sie den Aufwand für externe Unterstützung nicht betreiben wollen oder keine Mitarbeiter für die internen Rollen bereitstellen können wird das Softwareprojekt nicht den erwarteten Erfolg bringen.

Mitarbeiter nicht überlasten
Aufgaben in Softwareprojekten werden Mitarbeitern gerne zusätzlich zum Tagesgeschäft übertragen. Damit ist vorprogrammiert, dass das Softwareprojekt sofort leidet, wenn im Tagesgeschäft eine Störung eintritt oder „mal eben schnell” noch eine zusätzliche Aufgabe angeordnet wird. Klar ist es schwierig und auch aufwändig die Ressourcen tatsächlich bereitzustellen, doch wenn dies nicht möglich ist, dann stellen Sie das Projekt zurück.

Konsequent sein
Geben Sie jedem Softwareprojekt den Stellenwert, den es benötigt: Es ist eine Investition, ohne die es im Unternehmen nicht mehr geht. Das ist wie bei der neuen Maschine für die Herstellung eines neuen Produktes. Ohne die Maschine geht es nicht, das Produkt kommt nicht auf den Markt. Bei Softwareprojekten wird gerne „geschoben”, denn die Wirkung des Aufschubs wird nicht sofort sichtbar. Doch hinterlässt das Schieben meist deutliche Spuren in der Bilanz, auch weil die erhoffte Prozessoptimierung nicht wirksam wird. Setzen Sie deshalb Softwareprojekte konsequent um. Als Geschäftsleitung tragen Sie hierfür die Verantwortung