Die E-Rechnung im Geschäftsverkehr B2B wird zum 1.1.2025 Pflicht. Bauunternehmen müssen dann E-Rechnung ihrer Lieferanten, Dienstleister und Nachunternehmer annehmen. Ebenfalls können die Bauunternehmen ihre Ausgangsrechnungen als E-Rechnung zu stellen. Da E-Rechnungen ein strukturiertes digitales Format verlangen, gilt es jetzt mit den Vorbereitungen zu beginnen.
Einfache Verfahren für die Geschäftspartner
Die Geschäftspartner haben mit der E-Rechnung Vorteile aus der Steigerung der Qualität bei gleichzeitiger Reduzierung des Verwaltungsaufwandes. Das Verfahren E-Rechnung ersetzt dabei die traditionellen analogen Verfahren der Rechnungserstellung und Rechnungsverarbeitung.
Die Elemente des Verfahrens für die E-Rechnung sind in 6 Punkten beschrieben.
- Die E-Rechnung kann im Standard XRechnung oder ZUGFeRD erstellt werden.
- Die E-Rechnung wird als Anhang einer E-Mail oder durch Hochladen auf ein Portal mit bundesweit einheitlichem Zugang übermittelt.
- Die Regelungen zur E-Rechnung ist für alle Geschäftspartner, auch der öffentlichen Hand verbindlich.
- Die Annahme von E-Rechnung ist für Unternehmen und Körperschaften ab dem 01. Januar 2025 Pflicht.
- Für die Ausstellung von E-Rechnung bestehen Ausnahmeregelungen, Schwellwerte und Übergangsfristen.
- Für Korrekturrechnungen sind noch keine Vorgaben als E-Rechnung veröffentlicht.
Standard XRechnung bei Baurechnungen bevorzugt
Die E-Rechnung stellt alle handels- und die steuerrechtlich verpflichtenden Bestandteile einer Rechnung als strukturierte Daten im Standard XRechnung zur Verfügung. Der Datensatz der E-Rechnung ist der steuerrechtliche Beleg für Auftraggeber und Auftragnehmer. Es erfolgt keine elektronische Signatur des Datensatzes. Der EU-konforme Standard XRechnung ist etabliert. Er wird unter Geschäftspartnern der Bauwirtschaft und in weiteren Wirtschaftszweigen bereits verwendet. Die öffentliche Hand wird eine E-Rechnung auch im Standard ZUGFeRD annehmen.
Übermittlung E-Rechnung
Die Übermittlung einer E-Rechnung erfolgt durch Hochladen auf ein Portal mit bundesweit einheitlichem Zugang, via Peppol oder als Anhang einer E-Mail an ein vom Auftraggeber bekannt gegebenes Postfach. Die Übermittlungswege werden parallel bereitgestellt. Die Überwachung der Postfächer und des Portals obliegt den empfangenden Stellen. Über eine Leitweg-ID können in Portalen alle E-Rechnung automatisch an die Systeme der empfangenden Geschäftspartner und Prüfstellen übergeben werden.
Prozesse und Inhalte
Alle Auftraggeber, auch der öffentlichen Hand erhalten die Rechnungen als E-Rechnung. Mit der Übermittlung ist die Rechnung zugestellt.
Die Prozesse Rechnungserstellung und Rechnungsverarbeitung werden bei den Geschäftspartnern in jeweils einem Verfahren standardisiert und automatisiert. Das vermindert den zur Einführung und Pflege der Verfahren erforderlichen Aufwand. Eine ganze Reihe der Softwarelösungen im Handwerk, KMUs und Großunternehmen können bereits E-Rechnung im Standard XRechnung oder ZUGFeRD erstellen und verarbeiten.
Korrekturrechnung oder Prüfrechnung
Erstellt der Auftraggeber eine Korrekturrechnung oder eine Prüfrechnung, soll später einmal diese als E-Rechnung im Standard XRechnung oder ZUGFeRD erstellt und übermittelt werden. Das Verfahren ist noch nicht veröffentlicht.
Die Prozesse Korrekturrechnungserstellung und Korrekturrechnungsverarbeitung werden dann bei den Geschäftspartnern in jeweils einem Verfahren standardisiert und automatisiert. Dies reduziert den Verwaltungsaufwand und verringert Fehler im Prüfprozess.
Sprechen Sie mit uns, Ihren Softwareanbietern oder Ihrem Bauverband über die Einführung der neuen Funktionen. Denken Sie daran, dass Sie Ihre Eingangsrechnungen von Nachunternehmern, Dienstleistern und Lieferanten ab dem 1. Januar 2025 als E-Rechnung annehmen müssen.
Änderung: In den aktuellen Regelwerken, Gesetzen und Standards wird die Schreibweise E-Rechnung für eine strukturierte Rechnung nach EU-konformen digitalen Standards verwendet. Wir haben deshalb die bisherige Schreibweise eRechnung ersetzt.
