Digitalisierung ist derzeit das Zauberwort in Bauunternehmen, ein innovatives Rechnungswesen legt den Grundstein dazu. Die Ausrichtung der Prozesse auf die vollständige Digitalisierung macht den Weg frei für ein neues tagesaktuelles Rechnungswesen in einem ERP-System, für Controlling in interaktiven Dashboards und grafische Vorschau auf die Planung. „Geben Sie Gedankenfreiheit, Sir.“ 1 Bei der konsequenten Digitalisierung des Rechnungswesens gibt es keine Denkverbote für neue Strukturen und Verfahren, sondern im Gegenteil viele Ideen, die Planen, Buchen und Controlling in Echtzeit möglich machen.
Elemente des Rechnungswesens
Die Digitalisierung will ein neues Rechnungswesen, ohne die klassische Trennung in einzelne Teildisziplinen. Planen, Buchen und Controlling erfolgen in Echtzeit. So können Geschäftsvorfälle, Geschäftsideen und auch einzelne Auftragschancen im Vorfeld simuliert werden. Was bedeutet ein solcher Geschäftsvorfall für das Gesamtunternehmen, für die einzelne Sparte oder einen ganzen Standort? Geschäftschancen können mit ganz anderen Informationen beurteilt, angeboten und verhandelt werden. Buchen in Echtzeit bedeutet eine permanente Kenntnis über den Ist-Stand aller Geschäftsvorfälle und der dazu eingesetzten Ressourcen, die Möglichkeit, beim Erkennen von Abweichungen schnell gegenzusteuern, und zu guter Letzt werden Abschlüsse zum Monat, zum Quartal oder auch zum Jahr zum Non-Event. Automatisierte Bewertungsroutinen für Bestände und unfertige Leistungen sind die Grundlage. Abweichungen zur Planung stehen im Controlling den entscheidungsverantwortlichen Personen zur Verfügung. So kann gegengesteuert werden, und zwar sowohl ad hoc als auch strategisch, was im Forecast festgehalten wird und somit sofort wieder für den nächsten Kreislauf zur Verfügung steht.
Aufbau des Rechnungswesens
Der Aufbau des Rechnungswesens mit Finanzbuchhaltung, Kostenrechnung und Anlagenbuchhaltung erfolgt aus einem Guss. Die Identität der Ergebnisse der Summen- und Saldenbilanz aus der Finanzbuchhaltung mit dem Gesamtergebnis aus der Kostenrechnung mit deren Kostenstellung und den Kostenträgern ist eine Grundanforderung. „Neutrale“ Aufwendungen oder Erträge gehören der Vergangenheit an, sie werden über eigene Kostenstellen, Kostenträger oder Kontierungsobjekte abgebildet. Auch die Ausprägung einzelner Sachkonten für Gemeinkosten oder für direkte Kosten kann nach dieser Logik erfolgen. Sachkonten und Kostenarten folgen einer gemeinsamen Definition. Nur diese eindeutige Kontierung eines Artikels oder Geschäftsvorfalls lässt eine vollständige Digitalisierung und damit vollautomatische Bearbeitung zu.
Tagfertige Buchhaltung
Alle Geschäftsvorfälle werden tagfertig gebucht. Am Ende eines Arbeitstages sind alle kreditorischen und debitorischen Buchungen erfolgt. Selbstverständlich gilt dies auch für Bankvorgänge. Die vollautomatische Buchung von Ausgangsrechnungen sollte heute schon selbstverständlich sein. Diese werden direkt mit Erbringung der Leistung oder Ausgabe der Lieferung automatisch erzeugt. Mit der Hinterlegung aller Kontierungsinformationen bereits zum Zeitpunkt der Bestellung bei kreditorischen Vorgängen wird eine nahezu vollständige Automatisierung möglich. Dies reduziert Fehler und spart Zeit. Die Voraussetzungen hierfür schaffen vollständig integrierte ERP-Systeme 2
Anlagenbuchhaltung
Sind Bestellungen für Güter des Anlagevermögens vorgesehen, werden auch bei diesen bereits alle Kontierungsinformationen hinterlegt. Für die eigentliche Inventarisierung werden vorläufige Konten angelegt, die durch einen tatsächlichen Zugang oder die Bereitstellung von Anlagevermögen ergänzt werden. Auch hier hilft eine systematische Unterstützung durch ein ERP-System. Mit Zugang der Lieferung sind dann alle notwendigen Buchungen bereits erfolgt. Abschreibungsrichtlinien und die Zuordnung zu betriebsinternen Kostenstellen oder Kostenträgern können auch bereits mit der Bestellung erfolgen.
Planung
Die Planung der einzelnen Geschäftsbereiche, Sparten, Standorte und damit des gesamten Unternehmens bis hin zur Zusammenführung konsolidierter Unternehmenseinheiten beruht auf Strukturen, die mit der Buchhaltung identisch sind.
ERP-Systeme können heute die Planung als eigene Funktionalität anbieten oder aber im direkten Zugriff auf spezialisierte Planungstools die Daten abrufen. Alle Informationen werden über interaktive Schnittstellen ausgetauscht. Die klassische Schnittstelle gehört der Vergangenheit an. Die Systeme greifen in Echtzeit auf die jeweilige Datenhaltung zu. Mit dem Auslösen der Buchungen sind die Planungswerte aktualisiert, die Prognose 3 ist direkt ersichtlich und kann für das nächste Planungsintervall festgeschrieben werden.
Intercompany-Verrechnung
Viele Unternehmen sind heute als Unternehmensgruppen oder Konzerne mit Konsolidierungspflicht organisiert. Die dazu notwendigen Intercompany-Verrechnungen werden durch die Beziehung der einzelnen Unternehmen untereinander abgebildet. Dies gilt sowohl für gegenseitige anteilige Beteiligungen als auch die Kunden-Lieferanten-Beziehungen der verbundenen Unternehmen untereinander. Hier gilt wie für die Finanzbuchhaltung, dass eine traditionelle Buchung über verschiedene Sachkonten zu einer beliebig komplexen Buchungsmatrix führt. Besser erfolgt der Ausweis dieser Geschäftsvorfälle über die debitorisch-kreditorische Behandlung der Geschäftspartner als verbundene Unternehmen. Bei der Auswahl des ERP-Systems muss auf diese Funktionen geachtet werden.
Konsolidierung
Die Konsolidierung verschiedener verbundener Unternehmen kann aus organisatorischer Sicht sehr einfach sein. Jeweils ein klassisches Beispiel hier sind 100 %-Töchter eines Unternehmens. Bei sehr verschachtelten Konsolidierungssituationen, auch mit wechselnden Beteiligungen und Geschäftsanteilen kann neben den Funktionen eines ERP-Systems zusätzliche spezielle Konsolidierungssoftware hilfreich oder sogar notwendig sein.
Abschlüsse
Mit all diesen Vorgaben werden Abschlüsse, wie gesagt, zum Non-Event. Mit der Festlegung eines Bewertungsschemas für Bestände, unfertige Leistungen und Waren, ebenso wie für Lieferung und Leistung kann automatisiert eine Bewertung erstellt werden. Im Bestellwesen können fehlende Eingangsrechnungen über die aus den Lieferscheinen erfassten Zugänge abgegrenzt werden. Das Gleiche gilt für Lieferungen oder Leistungen gegenüber den Kunden, wobei sich hierbei die Frage stellt, warum Lieferung und Leistung nicht tagfertig abgerechnet werden.
Aufbewahrung und Archiv
Das innovative Rechnungswesen nutzt und braucht eine intelligente und revisionssichere Aufbewahrung. Alle digitalen Belege und die Daten daraus müssen direkt strukturiert elektronisch archiviert werden. Das gilt für alle Belege, nicht nur kreditorische und debitorische E-Rechnungen.
Digitalisierung will Durchgängigkeit
Die Informationen zum gesamten Rechnungswesen benötigen ein durchgängiges Datenmodell, das die Geschäftsvorfälle vollständig von der Bestellung über die Buchung bis hin zum Controlling abbildet. Dies kann mit traditionellen Kontenplänen schwierig sein. Denken Sie deshalb hierbei neu.
Keine Interessenkonflikte
Bei der Neugestaltung von Prozessen, der Ausrichtung einer neuen Strategie und der Gestaltung des Rechnungswesens gilt es immer, Interessenkonflikte aus den verschiedenen Rechenwerken zu vermeiden. Wenn, aus welchen Gründen auch immer, Zahlen und Ergebnisse eine Bewertung ergeben, die in einzelnen Organisationseinheiten oder Interessengruppen verborgen werden soll, wird dies den Ansprüchen der Digitalisierung an eine vollständige Transparenz nicht gerecht. Gleichzeitig sind gegensätzliche Interessen zwischen verschiedenen Gruppen oft kontraproduktiv. Werden Ziele auf der Vertriebsseite gemessen, während die Produktion oder Produktentwicklung oder die Fertigung mit anderen Zielen arbeiten, ergeben sich hieraus direkte Zielkonflikte. Das bedeutet, dass das neue Rechnungswesen auch diese Zielkonflikte inhaltlich durch eine Angleichung der Ziele abdecken muss.
Digitalisierung bedeutet Transparenz
Die Digitalisierung soll schnelles Handeln und schnelle Entscheidungen in Unternehmen möglich machen. Deshalb wird mit klaren und unverfälschten Daten gearbeitet. Heimlichtuerei und Maskieren von Informationen gehören der Vergangenheit an. Damit ist die Digitalisierung ein Beitrag zur Erneuerung der Unternehmenskultur.
1 Zitat aus Don Carlos von Friedrich Schiller (1759–1805)
2 Die Prognose wird in der Betriebswirtschaftslehre oft auch als Forecast bezeichnet.
3 ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning) sind durchgängige Softwarelösungen für alle betriebswirtschaftlichen Aufgaben in einem Unternehmen.
