Wissensmanagement im Bauunternehmen

Wie stellen Sie in Ihrem Bauunternehmen sicher, dass ein Fehler nicht zwei Mal begangen wird?
Beim ersten Mal ist es Erfahrung, doch beim zweiten Mal beginnt es für Ihr Unternehmen kritisch zu werden.
Managen Sie das Know-how Ihres Bauunternehmens!

“Das hätten Sie aber wissen müssen!“ ist der hilflose Satz eines Chefs, der verzweifelt erkennt, dass ein Fehler im Unternehmen zum wiederholten Mal begangen wurde. Der entscheidende Fehler hierbei ist, dass die Erfahrungen aus etwas, was falsch gelaufen ist, nicht analysiert, nicht strukturiert und nicht vermittelt wurden. Dies ist eine vorrangige Führungsaufgabe. Erfahrungen werden zu Wissen für alle Menschen in Ihrem Unternehmen, wenn sie in den passenden Situationen durch das Unternehmen bereit gestellt werden. Die Bereitstellung von Wissen ist eine Bringschuld des Unternehmens und keine Holschuld der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Wissensmanagement organisiert die Bereitstellung von Wissen in Ihrem Unternehmen. Keine Angst, das ist keine Aufgabe für einen Computer, das ist eine Frage Ihrer Unternehmenskultur. Denn Wissen verfügbar zu machen bedeutet, dass Menschen, die Erfahrungen gesammelt haben diese weitergeben müssen. Wenn eine Kultur des Herrschaftswissens in Ihrem Hause besteht, werden wenige bereit sein, ihr Wissen weiter zu geben. Schaffen Sie deshalb als Vorbild eine positive Kultur zur Weitergabe von Wissen. Dies gilt unabhängig, ob es Erfreuliches oder Unerfreuliches zu berichten gibt. Erfahrungen schöpfen Sie aus allen Ergebnissen und Informationen in Ihrem beruflichen Alltag. Denken Sie dabei sehr stark an die Erziehung Ihrer Kinder. Wenn es Strafen hagelt, weil die Information über eine vermasselte Klassenarbeit kommt wird irgendwann die Bereitschaft, darüber zu berichten, zurück gehen.

Also auch im Unternehmen gilt “Danke, dass Sie uns darüber informiert haben!“ als positive Reaktion auf jegliche Information.

Diese Wissensformen gibt es.
Wissen ist ein komplexer Begriff, der die Menschheit seit Jahrtausenden zu vielen Überlegungen antreibt. In einem Bauunternehmen werden zwei Formen des Wissens besonders gefordert:

• Organisatorisches Wissen
• Fachliches Wissen

Das soziale Wissen, das kulturelle Wissen und andere Wissensformen treten hierbei in den Hintergrund.

Das organisatorische Wissen beschreibt die logischen Verknüpfungen verschiedener betrieblicher Abläufe in Ihrem Hause. Begonnen von der Form der Bearbeitung eines Angebotes bis hin zur Arbeitsvorbereitung und dem Erstellen einer Leistungsmeldung. Je klarer dieses organisatorische Wissen jedem im Unternehmen bekannt ist, desto einfacher kann er davon profitieren und ohne großen Aufwand, diese meist routinemäßig ablaufenden Vorgänge bearbeiten. Somit bleibt Zeit für kreative Tätigkeiten.

Das fachliche Wissen beinhaltet betriebswirtschaftliches Wissen und baubetriebliches Wissen. Wenn nun dieses Wissen, meist gewonnen aus Projekten, dokumentiert und weitergegeben wird, ist dies der erste Schritt, Erfahrungen, die eine Person gemacht hat, auf andere zu übertragen. Auch hier gilt, ob es eine positive oder negative Erfahrung war, ist nicht erheblich. Das Wissen darum ist immer positiv, denn es vermeidet die Wiederholung eines Fehlers oder es verstärkt ein positives Verfahren.

Die Aufnahme von Wissen.
Wissen aufzunehmen und weiter zu geben ist eine sehr zeitaufwendige Aufgabe. Denken Sie daran, wie viel Zeit ein Großvater sich nimmt, um den Enkeln vermeintlich einfache Vorgänge zu erklären.

Übertragen Sie dieses Bild auf Ihr Unternehmen. Erfahrene Mitarbeiter geben in Erzählform oder dokumentierten Berichten zu einzelnen Themen ihre Erfahrungen weiter. Dies kann in Form von Referaten, einer Bauleitersitzung, in der Veröffentlichung in einer Firmenzeitschrift, oder in der Polier- und Lehrlingsausbildung erfolgen.

Jede Aufnahme von Wissen ist gleichzeitig eine Weitergabe von Wissen. Laufend neue Erfahrungen werden in Projekten gemacht. Wenn Sie hieraus die Erfahrungen aufnehmen zapfen Sie eine nie versiegende Quelle an. Dazu bieten sich verschiedene Formen an:

In einem internen Fachkreis werden ausgewählte Erfahrungsberichte der Baustellen vorgestellt. Danach erfolgt eine Aufnahme und Zuordnung zum baubetrieblichen Wissen.

Die Kunden- und Lieferantenbewertung stellt schematisch Erfahrungen aus der Zusammenarbeit bei einzelnen Projekten, ob diese nun realisiert oder in der Angebotsphase abgebrochen wurden, zusammen. Aus Verhaltensmustern können Schlüsse für die Zukunft gezogen werden.

Auf alle Fälle ist die Wissenserhebung Bestandteil des Baustellenabschlussgespräches, denn hier können alle wesentlichen Erfahrungen eines Bauvorhabens gesammelt werden:

• aus den Verträgen
• aus der Kalkulation
• aus der Beschaffung
• über Wettbewerber
• über den Bauherren
• über Lieferanten
• über die gewählte Bauweise
• über Bauverfahren

Sammeln Sie dieses Wissen ein, lassen Sie dieses Wissen nicht im Sande versickern “dafür haben wir doch keine Zeit“, sonst werden Sie bei jedem Bauvorhaben immer wieder dieselben Fehler machen.

Das Networking.
Beim Networking, dem Austausch von Erfahrungen, Informationen und Wissen außerhalb des eigenen Arbeitsbereiches, sowohl innerhalb als auch außerhalb des Unternehmens, fördert das Wissen einzelner. Oftmals wird Networking von Unternehmen als negativ empfunden, da hierbei die Preisgabe von Firmengeheimnissen unterstellt wird. Ganz klar ist jedoch, dass ein Networking das Wissen in einzelnen Situationen sehr positiv beeinflussen kann. Jemanden zu kennen, der zu speziellen Fragen einen Rat geben kann hilft oft schnell weiter. Networking ist somit gelebtes Geben und Nehmen, denn nur Personen, die auch Wissen weitergeben erhalten von diesen gleichen Personen Wissen zu anderen Themen zurück. Deshalb ist Networking ein positiver Beitrag zum externen Wissensmanagement.

So managen Sie Wissen.
Die Dokumentation von Wissen macht es zum Bestandteil des Unternehmens und erhöht den Unternehmenswert. Ist das Wissen ausschließlich in den Köpfen einzelner Personen, so ist es deren persönliches Wissen und kein Unternehmenswissen. Die Personen können mit all ihrem Wissen das Unternehmen wechseln und das Unternehmen hat dankenswerter Weise die Entwicklung dieses Wissens durch die begangenen Fehler bezahlt, profitiert jedoch nicht von den Möglichkeiten, dieses Wissen positiv anzuwenden.

Welche Form Sie bei der Dokumentation wählen, hängt von der Unternehmensgröße ab. Software die hierzu angeboten wird, ist nur so gut, wie die von Ihnen vorgegebene Organisation. Deshalb klären Sie zuerst, wer sollte wann was wissen? Bei dem Wer ist es noch recht einfach, das Wann ist kein Zeitpunkt sondern ein Punkt im Geschäftsprozess und das was ist so viel, dass Sie es geschickt strukturieren müssen. Sie werden hierbei feststellen, dass Sie beim Aufbau Ihres Wissensmanagement die Chance haben Ihre Organisation eindeutig zu klären.

Konzentrieren Sie die Dokumentation auf eine oder wenige Personen, die nach einem festgelegten Schema das Wissen strukturieren. Das erhöht die Qualität und nimmt den Personen, die Wissen abgeben das Argument “... dafür habe ich jetzt wirklich keine Zeit".

Das Wissen im Unternehmen wird entlang der Geschäftsprozesse dokumentiert. Somit steht an allen Punkten der Prozesse den Mitarbeitern das hierzu im Unternehmen bekannte Wissen zur Verfügung. Einzelne Wissensbausteine können hierüber an mehreren Stellen angeboten werden Dies kann entweder über Papier oder redundanzfrei über Intranet-Links (siehe auch Baugewerbe 04/2002) erfolgen.

Die Zusammenfassung.
Wissensmanagement ist eine Führungsaufgabe. Geben Sie nicht Mitarbeitern die Schuld, wenn Fehler begangen werden, sondern fassen Sie sich an die eigene Nase, dass Sie die Fehler der Vergangenheit nicht zu Wissen Ihres Unternehmens gemacht haben. Die Wiederholung von Fehlern ist ein klares Zeichen von Führungsschwäche. Dieser Managementfehler führt über kurz oder lang zu entscheidenden Wettbewerbsnachteilen. Starten Sie Ihr Wissensmanagement jetzt und stellen Sie Ihren Mitarbeitern das zur Situation passende Wissen bereit.

Wir wünschen Ihnen hierbei viel Erfolg!