Key-User helfen gerne

Key-User helfen gerne: Softwareauswahl und Softwareeinführung werden immer mehr zum Kriterium für den Firmenerfolg. Die neuen Prozesse und die neue Software brauchen Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Das Key-User-Konzept bietet beste Chancen, diese Akzeptanz ganz unspektakulär durch die Mitarbeiter selbst zu schaffen.

Der Grundgedanke beim Key-User-Konzept ist, dass engagierte Mitarbeiter die tatsächlichen Prozesse kennen und die zukünftigen Prozesse für das Unternehmen mitentwickeln.  Diese Kenntnis der Prozesse bildet die Voraussetzung für eine sichere Softwareauswahl und die zielgerichtete Schulung der neuen Prozesse mit der neuen Software.

Aufgaben der Key-User
Die deutsche Übersetzung Schlüsselanwender für Key-User klingt etwas lustig. Key-User sind  Leistungsträger, die Prozesse aus der eigenen Arbeit fachlich und organisatorisch besonders gut vermitteln können und gleichzeitig Softwareanwender sind, die die Gesamtfunktionalitäten des Programms besonders intensiv kennen. Deshalb wirken Key-User mit, wenn Prozesse und Lastenkatalog zur Softwareauswahl ermittelt werden. Nach der Softwareentscheidung begleiten sie die Einrichtung der Software, die Migration der Daten aus alten Anwendungsprogrammen und dann die Schulung der Anwender. Im Tagesgeschäft stehen Sie den Anwendern mit Rat und Tat betreuend zur Seite.

Neue Prozesse brauchen neue Software
Neue Prozesse sind Auslöser für den Einsatz neuer Software. Diese neuen Prozesse können durch neue Kundenerwartungen, neue Produkte, neue Geschäftsmodelle oder eine neue Organisation im Unternehmen ausgelöst werden. Dazu kommen neue externe Regelwerke oder Anforderungen der Geschäftspartner.
Die Entwicklung neuer Prozesse erfordert die Kenntnis der heutigen Prozesse und fundiertes fachliches Wissen über formale Regelwerke und erforderliche Prozessergebnisse.

Softwareauswahl mit Blick in die Zukunft
Zur Softwareauswahl wird ein Lastenkatalog erstellt. Key-User bringen ihre Prozesskenntnisse und die fachlichen Anforderungen mit ein. Dabei gilt der Blick in die Zukunft: die neuen Prozesse sind der Maßstab für neue Software. Gleichzeitig gilt es sicherzustellen, dass alle heute schon selbstverständlichen Prozessergebnisse auch zukünftig erzeugt werden können. Mit der den Key-Usern eigenen Routine im Tagesgeschäft wird genau das erreicht.

In der Beurteilung der Handhabung neuer Software hilft Key-Usern die tägliche Arbeit im “Echtbetrieb”. Hierbei stehen eine logische Maskenführung und eine Tastaturbedienung häufig im Mittelpunkt.

Vollständige Softwareeinrichtung und gewissenhafte Tests
Die Softwareinrichtung begleiten Key-User mit ihrer Prozess- und Fachkenntnis. Sie überwachen, ob die im Lastenkatalog festgeschriebenen Anforderungen umgesetzt sind. In diesem Rahmen erfolgt die Einweisung der Key-User in die Funktionalitäten der Software durch den Softwarehersteller oder das beauftragte Systemhaus.
Mit den Fachtests prüfen die Key-User nach der Softwareeinrichtung die Migration der Daten und die fachliche Richtigkeit der Prozessergebnisse.

Key-User Schulungskonzept
Die Key-User bereiten die Schulungen vor, halten die einzelnen Schulungseinheiten und sind die ersten Betreuer für die Anwender. Bei der Erstellung der Inhalte der Schulungseinheiten, deren Umfang und Abfolge achten die Key-User ganz selbstverständlich auf die tatsächlichen Bedürfnisse der Mitarbeiter im Unternehmen.

Die laufende Einbindung der Key-User in das Tagesgeschäft, verbunden mit einer hohen sozialen Kompetenz führt so zu einer schnellen Akzeptanz der neuen Software und der neuen Prozesse im Unternehmen.

Schulungsformate mischen
Das Schulungskonzept mischt die ganze Palette von Schulungsformaten.

• klassische Präsenzschulung im Schulungsraum
• Coaching am Arbeitsplatz der Anwender
• interaktive Webinare im Intranet
• selbstablaufende Schulungsvideos
• individuelle Chats

Damit wird den persönlichen Präferenzen der einzelnen Mitarbeiter Rechnung getragen. Elektronische Schulungsformate machen Schulungen zusätzlich orts- und zeitunabhängig.

Train-the-Trainer
Key-User haben von Hause aus großes Lampenfieber vor den Schulungen. Das wird mit Workshops "Train-the-Trainer" kanalisiert. Methoden für eine Schulung, von der Schulungsvorbereitung über rhetorische Tipps und Tricks, bis hin zur Disziplinierung von wenig aufmerksamen Teilnehmern werden vermittelt. In einzelnen Gruppen üben die Key-User dann die vorbereitenden Schulungsinhalte.

Im Rahmen der Train-the-Trainer-Workshops werden die Schulungen dann vor den anderen Key-Usern gehalten. So kann eine gewisse Routine vor der ersten eigentlichen Schulung erreicht werden. Die Spezialisierung einer Gruppe auf je einen Typ der Schulungseinheiten reduziert den Aufwand.

Schulung der Anwender durch Key-User
Die Anwender sollen nicht den gesamten Funktionsumfang des Programms kennen lernen, sondern nur die Funktionen, die sie in ihrem persönlichen Arbeitsalltag in ihren Prozessen tatsächlich benötigen.

Die Schulung durch Key-User mit echten Firmendaten in den echten Prozessen des Unternehmens befähigt Mitarbeiter unmittelbar danach zur Tagesarbeit mit der neuen Software. Eine gedankliche Transferleistung, wie sie bei der Teilnahme an offenen Schulungen erforderlich ist, entfällt. Dies reduziert den Aufwand für Schulungen deutlich.

Teambildung als positiver Zusatzeffekt
Bei der Vorbereitung der Schulungseinheiten arbeiten die Key-User in abteilungs- und standortübergreifenden Teams entlang der Prozesskette zusammen. So lernen sich auf diesem Weg Mitarbeiter des Unternehmens von verschiedenen Standorten oder Abteilungen manchmal zu erstem Mal in ihrer Arbeitsweise kennen. Persönliche Erfahrung und Erfahrungen aus der jeweiligen Organisationseinheit werden hierbei ganz selbstverständlich ausgetauscht. Damit wird das Know-how im Unternehmen gehoben.

"Den ersten RoI (Return on Investment) haben wir schon in der Vorbereitung der Schulung erzielt. Die Key-User sind standortübergreifend zu einem Team zusammen gewachsen." (Leiter Software)

Auch bei der Auswahl der Teilnehmer für die einzelnen Schulungseinheiten sollte aus den gleichen Gründen eine standort- und abteilungsübergreifende Zusammensetzung ausdrücklich berücksichtigt werden.

Auswahl und Zeitbudgets der Key-User
Die Auswahl der Key-User berücksichtigt neben der fachlichen Eignung auch deren soziale Akzeptanz im Unternehmen, ohne die es nicht geht.

Mit der Auswahl zum Key-User stellen Geschäftsleitung und direkte Vorgesetzte auch die erforderlichen Zeitbudgets und erforderliche Vertretungen als Investition in die neuen Prozesse und neue Software zur Verfügung. Genau dies ist leider immer wieder nicht der Fall. Die Verantwortung für eine verzögerte Softwareeinführung liegt dann bei der Geschäftsleitung.

Wirkung für das Unternehmen
Key-User sind dauerhaft im Unternehmen verfügbar. So können kontinuierlich neue Mitarbeiter in Prozessen und Software geschult werden. Die kurzfristige Verfügbarkeit macht auch kleine Schulungseinheiten möglich.

Das Know-how, Veränderungen im Unternehmen zu organisieren und in das Tagesgeschäft einfließen zu lassen, bleibt mit den Key-Usern im Unternehmen. Positiv wirkt sich die Arbeit auch auf die Key-User selbst aus: Sie fühlen sich und ihre besonderen Leistungen für das Unternehmen anerkannt und werden so an das Unternehmen gebunden.

Wir wünschen Ihnen hierbei viel Erfolg!

Dipl.Ing. Peter Rösch

Key-User-Konzept

• Neue Prozesse beschreiben
• Software auswählen
• Software einrichten
• Key-User durch Softwareanbieter einweisen
• Train-the-Trainer-Workshops
• Schulungskonzept entwickeln
• Schulungsteilnehmer identifizieren
• Schulungsunterlagen entwickeln
• Schulungsräume vorbereiten
• Schulungsverwaltung aufbauen
• Neue Prozesse und neue Software gemeinsam schulen
• Erfolgskontrolle durch Erfahrungsaustausch