Softwareausbau wird durch externe und interne Faktoren erforderlich

Ein Softwareausbau wird durch externe und interne Faktoren erforderlich. Es gilt die Wirkung dieser Veränderungen auf die Softwarelandschaft zu erkennen und die richtigen Prioritäten bei den erforderlichen Maßnahmen zu setzen. Externe Faktoren, wie neue gesetzliche Regelungen oder interne, wie eine geänderte Organisation können die Auslöser sein. Ob dabei vorhandene Softwaremodule geändert oder neue Softwaremodule hinzugefügt werden gilt es herauszuarbeiten. Der Softwareausbau wird damit zu einer regelmäßigen Aufgabe im Unternehmen.

Interne Faktoren
Jede Unternehmensstrategie unterliegt laufenden Änderungen. So werden Standorte geschlossen oder neue eröffnet, Produktlinien eingestellt oder hinzugefügt, Märkte verlassen oder betreten. Vielleicht erfolgen Produktionsschritte nicht mehr beim Zulieferer, sondern die Wertschöpfung im eigenen Hause wird vertieft. Alle diese strategischen Änderungen haben Auswirkungen auf die IT im Unternehmen. Die IT-Strategie wird dies zum Anlass nehmen, erforderliche Projekte zum Softwareausbau zu identifizieren und damit Veränderungen im Unternehmen möglich machen.

Externe Faktoren
Softwareausbau auch aus externen Gründen veranlasst werden. Dies kann kurz- oder langfristig der Fall sein, ist jedoch meist nicht aufzuschieben.

• Änderungen in der Entgeltabrechnung.
• Neue Sicherheitsanforderungen beim Schutz personenbezogener Daten
• 24-Stunden-Verfügbarkeit des Onlineshops
• Auslaufen der Wartungszusagen eines Softwarelieferanten

Diese Projekte bringen keinen unmittelbaren Nutzen für das Unternehmen, stellen aber sicher, dass die Geschäftsleitung ihrer organisatorischen Verantwortung gerecht wird. Die Annahme diese Verantwortung muss Grundlage für die Freigabe und  Unterstützung dieser Projekte sein.

Passende Dimensionierung
Parallel dazu wird die Dimensionierung der Software an die tatsächlichen Bedarfe des Unternehmens laufend angepasst. Nicht zu groß oder zu klein ist die Frage, sondern es geht darum, die passende Größe zum "Rightsizing" herauszufinden.

Zukunft ist das Kriterium
Das Kriterium für all diese Schritte sind die zukünftigen Prozesse und nicht die Ist-Prozesse.
Dieses Vorgehen ist auch ein Gradmesser bei der Auswahl des Softwarepartners: Ist er Willens und in der Lage, kreativ die zukünftigen Anforderungen aufzunehmen und weiter zu entwickeln? Die heute immer wieder gehörte Frage in der Auswahl- und Vertriebsphase von Software "Wie machen Sie das denn heute?" ist dazu nicht geeignet.

Softwareausbau vollständig planen
Softwareprojekte sind immer auch Organisationsprojekte. Gemeinsam werden sie aber erst durch Veränderungsprojekte im Unternehmen wirksam. Dieses Wissen kann dazu führen, dass Organisations- oder Softwareprojekte bereits in der Planung so ausgelegt werden, dass gerade die Veränderung für die Mitarbeiter zu leisten ist. Der Geschäftsleitung kann nicht immer bewusst sein, welchen Zeit- und Ressourcenaufwand einzelne, vermeintlich kleine Änderungen für die Mitarbeiter später bedeuten. Deshalb gilt es diese Veränderungen konkret herauszuarbeiten und wirksame Maßnahmen zur Vorbereitung deren Einführung einzuplanen.

Nutzen bewerten
Aus den erkannten Veränderungen erfolgen Vorschläge zum Softwareausbau durch Organisation und IT gemeinsam. Die Geschäftsleitung wird dann den Nutzen der einzelnen Projekte bewerten:

• Bessere Leistungen für den Kunden und damit höhere Erträge
• Verbesserung der Prozesse im Unternehmen und damit Senken der Kosten
• Bessere Unterstützung der Arbeitsweisen der Mitarbeiter führen zu höherer Zufriedenheit
• Schonung von Ressourcen und Erhöhung des Datenschutzes führt zu einem besseren Ansehen in der Öffentlichkeit.

Diesen Nutzen will die Geschäftsleitung Wirklichkeit werden lassen und ist dann die Grundlage für die Freigabe eines Projektes zum Softwareausbau.

Projektphase
In der Planungsphase von Softwareprojekten wird interdisziplinär an Lösungen für die extern oder intern angestoßenen Veränderungen gearbeitet. Die Geschäftsleitung wird diese abteilungs- und bereichsübergreifenden Teams initiieren. Die Vorgabe soll diese Reihenfolge sein:

1. erforderliche Veränderungen erkennen
2. zukünftige Prozesse planen
3. dazu passenden Softwareausbau planen
4. Einführung Prozesse planen
5. Nutzen überwachen

Umsetzung
Die Umsetzung von Softwareprojekten begleitet Unternehmen teilweise über lange Zeiträume. Der Projektsponsor aus der Geschäftsleitung sichert die Unterstützung dieser häufig sehr fordernden Aufgaben vieler Mitarbeiter des Unternehmens.

Als Projektsponsor lässt er sich regelmäßig über den Status des Projektes informieren. Bei auftretenden Hürden wird er mit seiner Entscheidungskompetenz Hilfen geben. Die kontinuierliche Bereitstellung der geplanten und freigegebenen Ressourcen wird durch seine Präsenz sichergestellt.

Damit die Veränderungen mit einem Softwareausbau die geplanten Wirkungen zeigen, schafft die Geschäftsleitung durch ihre Kommunikation eine Atmosphäre der Spannung und Vorfreude auf die Neuerungen.

Nutzungsphase
Wie die neuen Module der Software wirken und ob sich der erwartete Nutzen einstellt, gilt es zu überwachen. Hier kann die Geschäftsleitung die bereichsübergreifende Beurteilung der Wirkung der neuen Prozesse einfordern und beurteilen. Das wird auch der Auslöser sein, erforderliche Nacharbeiten zu erkennen und wiederum in Auftrag zu geben.

Das Feiern der Erfolge darf die Geschäftsleitung dann den im Projektteam beteiligten Mitarbeitern überlassen.

Wir wünschen Ihnen bei der Umsetzung dieser Ideen viel Erfolg!