Schnelle Geschäftsprozesse sparen Geld

Bereiten Sie Ihr Unternehmen für den Aufschwung vor
Jahrelang ist Ihr Unternehmen gewachsen. Neue Produkte, neue Mitarbeiter und neue Kunden. Im Tagesgeschäft wurde mit viel Geschick und Improvisation die Auftragsflut bewältigt. Heute ist es an der Zeit, die Geschäftsprozesse an das geänderte Auftragsvolumen anzupassen. Damit bereiten Sie Ihr Unternehmen für den Aufschwung vor.

Geschäftsprozesse optimieren heißt einheitliche Abläufe im Unternehmen gestalten, die Produktionsverfahren schlanker gestalten, Qualitätskontrollen an wirksamen Stellen positionieren. Nicht zuletzt kann der Aufwand für die Informationstechnologie IT an das Geschäftsvolumen angepasst werden.

Ziele setzen
Die Ideen, welche Geschäftsprozesse optimiert werden können, sind bei den Mitarbeitern im Unternehmen häufig bekannt. Eine Aufnahme der Ist-Prozesse aus der Vogelperspektive bringt Schwachstellen schnell zu Tage. Diese Sammlung erkannter Schwachstellen wird zum ersten Maßnahmenplan. Bereits die Diskussion darüber führt zu einem bewussten Umgang mit eingesetzter Arbeitszeit, Geräten und Material.

Unproduktive Prozesse stoppen
Große Wirkung erreichen Sie mit dem Streichen von Prozessen. Gerade die aus der Improvisation der vergangenen Zeit entstandenen Hilfskonstruktionen lassen sich leicht durch nichts ersetzen oder einfach in andere Prozesse einbinden. Das erhöht nicht nur die Motivation der Mitarbeiter, sondern spart sofort bares Geld. Gerade Auswertungen, Statistiken und Qualitätskontrollen haben oft eine Eigendynamik entwickelt. Mit einer geringeren Anzahl von Messpunkten und einer Automatisierung der Statistiken können kann der Aufwand schnell reduziert werden.

Einfache Prozesse sind schnelle Prozesse
Ein einfacher Prozess kann auch einfach dargestellt werden. In einer Prozesslandkarte können Sie sehen, ob Wiederholungen und Rückfragen beim Erstellen eines Dokumentes erforderlich sind. Solche Schleifen in Prozessen sind ein Hinweis darauf, dass hier eine Verbesserung möglich ist. Sicher kann dies bedeuten, dass Mitarbeitern eine höhere Entscheidungskompetenz zugewiesen wird, doch dies vereinfacht die Prozesse und bindet die Mitarbeiter in für sie interessante Tätigkeiten ein.

Weitere Hinweise gibt die Prozesslandkarte: die Risikopunkte im Unternehmen. Immer wenn es einen Flaschenhals gibt, gilt es hier Sicherungsmaßnahmen im Prozess einzuführen, so dass eine Störung des Prozesses nicht zu einem Stillstand der gesamten Abwicklung führt.

Workflows sind automatisierte Prozesse
Eine Reihe von immer wiederkehrenden Prozessen kann in Workflows abgebildet werden, das klassische Beispiel ist hier die Zahlungsfreigabe einer Eingangsrechnung, Die elektronische Unterstützung von Prozessen reduziert den Zeitaufwand bei der Prüfung, dem Transport von Rechnungsformularen durch das Unternehmen und sichert auf der anderen Seite die Einhaltung der hausintern festgelegten Geschäftsregeln über die Freizeichnung. Je einfacher der Freigabeprozess gestaltet ist, desto einfacher kann er in einem elektronischen Workflow abgebildet werden. Auf der anderen Seite sind unklare Geschäftsregeln mit Einzelfallentscheidungen kaum abbildbar und dokumentieren damit, dass hier Verbesserungspotential vorhanden ist.

Mit einfachen Prozessen die IT konsolidieren
In Wachstumsphasen entwickeln sich viele Zusatzprogramme und technische Lösungen in der IT aus der tagesaktuellen Notwendigkeit heraus. Mit den neuen, durchgängig gestalteten Prozessen ist die Grundlage geschaffen, die IT zu konsolidieren. Dies hat eine ganze Reihe von Auswirkungen. Weniger Softwarelizenzen, geringere Leistungen auf den Servern im Rechenzentrum und geringerer Wartungs- und Betreuungsaufwand.

Erfolge messen mit der Kostenrechnung
Eine klare Strukturierung der bestehenden Kostenrechnung im Unternehmen kann der Einstieg in eine Prozesskostenrechnung sein. Damit sehen Sie sofort, wie sich die Auswirkungen Ihrer Maßnahmen auch in barem Geld niederschlagen. Der Blick auf den Personalaufwand kann einen Erfolg zeigen. Die Messung einer Zeit, wie lange es dauert, von der Annahme eines Auftrages bis zur Übergabe an den Spediteur einen anderen. Beide Messpunkte sind sehr einfach zu dokumentieren und stellen für die Zukunft eine Messlatte dar, die Prozesse kontinuierlich weiter zu verbessern.