Prozesse im Bauunternehmen optimieren

Gerade Geschäftsprozesse mit gleichzeitig intensiver Beteiligung der Baustelle und anderer Abteilungen im Bauunternehmen können für Unmut bei den Beteiligten sorgen, kosten viel Zeit und eignen sich deshalb als Einstieg in "Prozesse optimieren":

• Eingangsrechnung
• Einkauf
• Bauhof und Logistik
• Lohnabrechnung
• Ausgangsrechnung

Dass Baustellen immer an unterschiedlichen Orten stattfinden ist eine Selbstverständlichkeit, dass dies spezielle Lösungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen erfordert, ist eine Besonderheit der Bauwirtschaft.

Rechnungsprüfung optimieren

In zwei Bauunternehmen werden für die Rechnungsprüfung unterschiedliche Prozesse gelebt, die die Besonderheiten und Vorgaben der Unternehmen berücksichtigt haben. Beide Lösungen wurden schnell umgesetzt und zeigen seit dem die erwarteten positiven Wirkungen.

"Ich brauche jetzt nur noch halb so viel Zeit für die Lieferscheine und Rechnungsprüfung." (Bauleiter)

Der elektronische Weg

Das mittelständische Unternehmen mit gleichzeitig 25 bis 35 Baustellen nutzt seit kurzer Zeit diesen Prozess:

• Eingangsrechnung im Büro einscannen.
• Bauleiter erhält eine Nachricht und kann elektronisch auf die Eingangsrechnung zugreifen.
• Der Bauleiter nimmt seine sachlichen Korrekturen elektronisch oder handschriftlich auf.
• Die Buchhaltung prüft die Rechnungen rechnerisch und formal.

Eine kleine technische Besonderheit findet sehr viel Anklang. Auf einem „Layer“ (elektronisches Deckblatt) kann der Bauleiter handschriftlich oder mit einem Stift Korrekturen und Prüfvermerke auf jeder Seite der Rechnung anbringen.

Rechnungsprüfung mit "Audienz“

In einem Bauunternehmen mit einer Vielzahl von überwiegend kleinen Bauvorhaben ohne feste Baustellenbüros wird ein Prozess ohne zusätzliche Software umgesetzt.

• Die Buchhaltung sammelt die Eingangsrechnungen je Baustelle und ordnet die Lieferscheine zu.
• Buchhalterin und Bauleiter treffen sich zu einer wöchentlichen "Audienz".
• Gemeinsam werden "einfache" Fälle abgehakt und "schwierige" Fälle geklärt.
• Der Bauleiter prüft umfangreiche Nachunternehmerrechnungen im Nachgang.
• Die Buchhaltung prüft die Rechnungen rechnerisch und formal.

Alle Lieferscheine und Lohnzettel werden von den Schachtmeistern am Freitag im Büro abgegeben oder ins Büro geschickt.

"... das kostet mich nicht mehr Zeit, aber alle Rechnungen sind termingerecht geprüft und ich muss den Belegen nicht hinterherlaufen." (Buchhalterin)

Die nächste Verbesserungen

Beide Unternehmen haben schon erkannt, dass ein nächster Schritt die Prozesse weiter verbessern kann: Die zentrale Verwaltung der Lieferscheine.

Auch hierzu sind unterschiedliche Wege denkbar. Die fachliche Freigabe des Lieferscheins erfolgt selbstverständlich durch die Baustelle. Das kann der Polier, der Vorarbeiter oder der Bauleiter tun. Die rechnerische Prüfung der Lieferscheine und der Abgleich mit der Eingangsrechnung wird vollständig in der Buchhaltung erfolgen.

Ob dies auf elektronische Wege oder manuell oder in Kombination passiert, kann von Fall zu Fall unterschiedlich sein.

Wir wünschen Ihnen bei der Umsetzung viel Erfolg!