Potenziale heben - Prozesse vor der Softwareeinführung optimieren

Potentiale Prozesse vor der Softwareeinführung optimieren Rösch Unternehmensberatung

Sie wollen eine neue Software auswählen und einführen. Genau das ist der richtige Zeitpunkt Potenziale zu heben, die Geschäftsprozesse im Unternehmen zu überprüfen und zu optimieren. Neue Software alleine behebt keine Fehler in Ihrer Organisation und macht Ihre Prozesse nicht besser. Deshalb ist genau jetzt der richtige Zeitpunkt dies zu tun.

Immer wieder das gleiche Bild in den Unternehmen: Die Entscheidung ist getroffen, neue Software soll angeschafft werden. Im Hinterkopf ist damit die Lösung aller Schwachstellen im Unternehmen gefunden. Doch genau das ist nicht der Fall. Wenn Sie vor der Softwareauswahl Ihre Prozesse optimieren, haben Sie einen mehrfachen Nutzen:

  • Die Prozesse sind einfacher und sicherer.
  • Vielleicht brauchen Sie einige Programmteile gar nicht mehr.
  • Sie haben einen geringeren Aufwand bei der Softwareeinführung.
  • Sie kaufen so viele Lizenzen, wie Sie tatsächlich brauchen.

Potenziale heben
In den vergangenen Jahren haben sich, oft ganz unbemerkt, viele Prozesse und Aufgaben in Ihrem Unternehmen eingeschlichen, bei denen kaum jemand im Unternehmen weiß, warum sie in dieser Form tatsächlich erfolgen. Auslöser dazu können Firmenübernahmen, neue Vorgesetzte oder neue Produkte sein. All das führt nicht selten zu ganz unbewussten Doppelarbeiten im Unternehmen. Hier wird eine Statistik erstellt und wo anders in einer weiteren Tabelle werden die gleichen Daten nochmals in anderer Form erhoben und ausgewertet. Vielleicht haben sich auch Statistiken angesammelt, die niemand mehr zu Entscheidungen verwendet. Kurzum, es geht darum, Ballast abzuwerfen und Prozesse auf ein Mindestmaß zu reduzieren.

Viele Aufgaben können heute mit moderner Software und Datenhaltung viel einfacher gelöst werden, als dies bisher der Fall war. Nehmen Sie das Beispiel von Statistiken und Auswertungen: Heute sind dies Reports, die mit einem einzigen Knopfdruck abgerufen werden können. Sie zeigen beispielsweise monatliche Verkaufsstatistiken oder die Abweichungen der Lagerbewegungen. Diese Auswertungen werden nicht mehr "gemacht", sondern nach fest hinterlegten Mustern von Ihrer Software erzeugt.

Rating verbessern
Gerade die allseits beliebten Tabellenkalkulationsblätter bilden große Risiken in Unternehmen, weil keiner weiß, ob sie richtig rechnen, nach welchen Mustern sie erzeugt werden und ob die Daten konsistent und aktuell sind. Deshalb werden Unternehmen, die Schlüsselinformationen auf die Weise erzeugen, von Banken und Finanziers schlechter bewertet.

Prozesse optimieren ist einfach
Wenn Sie die Kriterien für Ihre Softwareauswahl aufnehmen wollen, gibt es einen einfachen Weg. Sammeln Sie im Haus von jedem Mitarbeiter Belege, Ausdrucke, Auswertungen, die sie oder er erzeugen. Das können Lieferscheine sein, Entgeltabrechnungen, Ausgangsrechnungen, Verkaufsstatistiken, usw. Auf diese Art und Weise stellen Sie erst einmal fest, ob die Anzahl der erzeugten Informationen reduziert werden kann und Sie haben gleichzeitig perfekte Muster für die Softwareanbieter, welche Informationen Sie zukünftig zur Steuerung des Unternehmens brauchen.

Eine Prozesslandkarte schafft Überblick
In einem zweiten Schritt und daran kommen Sie leider nicht vorbei, beschreiben Sie die Prozesse, die erforderlich sind, um diese eingesammelten Informationen zu erzeugen. Das können Sie in einer einfachen Tabelle machen oder in Prozessgrafiken. Diese Geschäftsprozesse, als Beispiel kann der Prozess "Eingangsrechnung" gelten, fassen Sie in einer Prozesslandkarte zusammen und Sie haben einen perfekten Überblick, an welcher Stelle Daten von einem Prozess in den anderen übergeben werden. Das ist die Grundlage dafür, welche Prozesse zukünftig mit welchen Softwaremodulen abgewickelt werden.

Neue Prozesse ohne Ausnahmen sind besser
Mit der Übersicht und gesundem Menschenverstand gehen Sie an die Prozessoptimierung. Machen Sie die Prozesse einfacher. Verzichten Sie auf Ausnahmen. Das macht Prozesse nur kompliziert.

Beispiele für bessere Prozesse:

  • Genehmigungen von Urlaubsanträgen erfolgen elektronisch. Schließlich leben wir im 21. Jahrhundert.
  • Geheimhaltung: auf ein Mindestmaß reduzieren. Schließlich kennt Ihre Sekretärin alle Informationen im Hause.
  • Strukturierte Daten statt Papier. Auch eine Bestellung ist ein Report.

Gerade die Reduzierung von Ausnahmen und komplizierten Genehmigungsprozessen wird bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern große Zustimmung finden.

Prozessoptimierung spart Lizenzen
Aus Ihrer Prozesslandkarte sehen Sie, an welchen Stellen gleiche Programmmodule verwendet werden können. Eine Vorgabe sollte sein: Identische Daten immer nur mit einer Software zu bearbeiten. Am Beispiel von Adressen wird dies sehr deutlich.

Ein angenehmer Nebeneffekt dieser Prozessoptimierung ist, dass Sie feststellen können, wer tatsächlich mit welchem Programmmodul arbeiten muss und somit können Sie den Aufwand für Lizenzen auf ein Mindestmaß reduzieren. Damit sparen Sie Geld, das Sie in hauptsächlich benötigte Programmteile und eine geordnete Einführung investieren können.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.