Klare Organisation, schnelle Ergebnisse, weniger Belege, reduzierte Kosten, erfolgreiche Mitarbeiter

Kein Bauunternehmen kann es sich heute leisten, Arbeiten doppelt zu erbringen. Wenn Sie dies sicherstellen wollen, hilft ein systematisches Durchforsten aller Verwaltungsabläufe und Belege. Machen Sie doch aus vier verschiedenen Lieferscheinformularen eines und fassen Sie die wesentlichen Informationen über Ihr Unternehmen auf einem Diagramm zusammen. Wir wagen die Behauptung: Bei Ihnen kann die Belegflut auf die Hälfte reduziert werden. Nicht elektronisches Dokumentenmanagement sondern Organisation heißt die Zauberformel.

So ganz überzeugt von den organisatorischen Abläufen in Ihrem Unternehmen sind Sie nicht. Irgendwie müsste dies alles etwas einfacher, etwas schneller und mit weniger Aufwand gehen. Durchforsten Sie die Ergebnisse der Abläufe, prüfen Sie deren Notwendigkeit und stellen Sie dann die Wege der Abläufe in Frage. Oftmals hat zu einem nicht mehr nachvollziehbaren Zeitpunkt irgend jemand im Unternehmen irgend eine Arbeit in Gang gesetzt, die jeden Personalwechsel, jede Neuorganisation und jede EDV-Einführung überlebt hat. Das passiert nicht nur in kleinen Bauunternehmen, sondern gerade auch in größeren. Die Aufgabe, diese Abläufe kritisch zu überdenken ist eine klare Führungsaufgabe, denn zuerst sind einige Grundsatzfragen zu klären.

• Mit welchen Informationen führt welche Person im Unternehmen den jeweiligen Verantwortungsbereich?
• Welche Informationen und Belege müssen erstellt werden, weil sie von öffentlichen Stellen gefordert werden?
• Welche Informationen gibt welche Person als Ergebnis an wen weiter?
• Welche Belege helfen bei der täglichen Arbeit, müssen aber nicht aufbewahrt werden?
• Wie kommen Entscheidungsträger schnell an benötigte Informationen?
• Welche Abläufe können zusammengefasst werden?

Wenn Sie davon ausgehen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den eigenen Tagesablauf perfekt organisieren, so liegen Sie sicher richtig, doch oft haben Sie noch nicht überprüft, ob die Aufgaben, die Sie von den Mitarbeitern fordern tatsächlich notwendig sind. Legen Sie gemeinsam mit der Führungsmannschaft Ihres Unternehmens fest, anhand welcher Informationen Sie tatsächlich führen. Diese Informationen brauchen Sie dann regelmäßig zu einem festgelegten Zeitpunkt. Dies kann eine Übersichtsliste der Baustellenergebnisse, eine Zusammenfassung der Forderungen und Verbindlichkeiten, der aktuelle Auftragsbestand und eine Übersicht über laufende Angebote sein. Denken Sie hierbei daran, dass Sie sich auf eine Übersicht beschränken. Detailinformationen können Sie sich bei Bedarf anfordern oder erläutern lassen.

Bei Informationen, die Sie nicht regelmäßig benötigen, verzichten Sie auf die Aufbereitung und legen lediglich fest, wie die Aufbereitung der Informationen auf Anforderung auszusehen hat. Dies kann die Detailauswertung eines Baustellenergebnisses sein oder die Entwicklung des Auftragsbestandes. Bitte verzichten Sie darauf, in jedem Monat eine anders gestaltete Auswertung von Ihren Mitarbeitern abzuverlangen. Einer der teuersten Sätze in Unternehmen ist: "... Bitte machen Sie mir mal eben schnell ...!“ Wenn Sie die verschiedenen Informationsformen festgelegt haben, kann in der nächsten Phase geklärt werden, wie diese Informationen möglichst einfach erzeugt und verteilt werden können.

Die Hauspost.
Welche Informationen für die Mitarbeiter im Hause interessant sind, sollten diese selbst entscheiden. Hieraus ergibt sich, welche eingehenden Zeitschriften, Werbeschriften, ... überhaupt weitergereicht werden. Klären Sie, wer im Hause zentrale Anlaufstelle für neue Informationsformen ist, diese querliest und bei Interesse einzelnen auch als Extrakt vorstellt und weiterleitet. Können Sie sich vorstellen, wie viele fotokopierte Zeitungsartikel ungelesen im Papierkorb landen?

Die Lieferscheine.
Wenn es in Ihrem Haus nur ein einziges Formular für Lieferscheine gibt, haben Sie einen weiteren entscheidenden Schritt bereits getan. Wieso bedarf es für den Gerätetransport, für eine Materiallieferung oder die Lieferung von Baustellenausrüstungsgegenständen verschiedener Vorlagen und Formulare?

All dies kann auch in einem einzigen Lieferscheinformular abgebildet werden. Fassen Sie auf einem Lieferschein verschiedene Informationstypen zusammen. So können Transportinformationen (Fahrzeit, Kilometer) auf dem Lieferschein mit vermerkt werden. Dies gilt auch, wenn für die weitere Verrechnung verschiedene Softwareprogramme eingesetzt werden müssen. Wenn Sie dazu übergehen, Lieferscheine direkt aus Ihrer baubetrieblichen Software zu erzeugen, können Sie sich die Durchschläge sogar sparen.

Hausintern ist es sicher nicht notwendig, mehrere Kopien eines Lieferscheins aufzubewahren. Auch bei einer Lieferung an Externe ist ein quittierter Beleg für Sie zum Nachweis und ein Beleg für den Empfangenden ausreichend.

Die Eingangsrechnung.
Haben Sie den Weg Ihrer Eingangsrechnungen im Hause klar dokumentiert? Es gibt keinen Grund, mehr als ein Exemplar einer Eingangsrechnung im Hause zu haben. Sie haben Angst etwas zu verlieren? Dann führen Sie ein Rechnungseingangsbuch. Rechnungseingangsbücher können in Ihrer Buchhaltungssoftware geführt werden und sichern die Verfolgung der einzelnen Belege. Die Übergabe zur Prüfung der Eingangsrechnung an Bauleiter kann dann kontrolliert erfolgen. Hier gilt es, die Belege nicht anonym in Postverteilfächern weiter zu reichen, sondern gezielt den Prüfungsvorgang mit den Verantwortlichen direkt durchzuführen. Damit verschwinden die Belege nicht unkontrolliert auf irgend welchen Schreibtischen.

Gleichzeitig ist sichergestellt, dass die Prüfung zeitgerecht erfolgt und Zahlungs- und Skontofristen eingehalten werden können. Es gibt nebenbei auch keinen Grund, warum Rechnungskopien einmal in der Buchhaltung und einmal in Projektordnern aufbewahrt werden müssen. Wenn ein Bauleiter eine Information zu einer Eingangsrechnung benötigt, kann er diese direkt aus der Buchhaltung erhalten.

Die Kontierung.
Alle kaufmännischen Belege müssen kontiert werden. Dies geschieht meist handschriftlich auf dem Beleg oder auf einer zusätzlich angefertigten Buchungsfahne. Auf dieser Buchungsfahne wird häufig der gesamte Inhalt der eingehenden Rechnung nochmals abgeschrieben oder eingetragen. Dieser von Hand abgeschriebene Buchungsbeleg wird dann in einem weiteren Arbeitsgang mit einer Buchhaltungssoftware erfasst. Fassen Sie dies Arbeitsschritte zusammen. Es gibt keine Vorschrift, dass Kontierungen von Hand auf Originalbelegen erfolgen müssen. Die Informationen aus dem Buchungsjournal Ihrer Buchhaltungssoftware sind für jeden Prüfer ausreichend.

Die Terminverfolgung.
Eine Terminverfolgung wird an vielen Stellen Ihres Unternehmens notwendig. Eine klassische Aufgabe der Terminverfolgung ist die Fälligkeit von Zahlungen. Wieso werden hierzu Eingangsrechnungen nach Datum sortiert und auf Fälligkeit gelegt, wenn die Aufgabe des Zahlungsvorschlages auch Ihr Buchhaltungssystem vollständig übernehmen kann. Dies bedeutet nicht, dass alle Rechnungen automatisch bezahlt werden, sondern es erfolgt ein Vorschlag, welche Rechnungen zur Zahlung fällig sind. Sie sparen sich hiermit das Umsortieren der Eingangsrechnung von Kreditor nach Datum und nach der erfolgten Zahlung von Datum auf Kreditor. Der gleiche Gedanke gilt auch bei der Verfolgung des Zahlungseingangs Ihrer Ausgangsrechnungen.

Wenn Sie nun feststellen, dass die Terminverfolgung eine sehr aufwändige Arbeit ist, prüfen Sie, wie Termine in Ihrem Büro zentral verfolgt werden können. Dazu zählen:

• Schlußabnahmen
• Mängelbeseitigungen
• Abnahmetermine
• Nachverfolgung von Anträgen
• ...

Hierbei hilft ein zentraler Kalender, der verantwortlich von ein oder zwei Personen im Unternehmen geführt wird. Dass sich hierbei ein elektronischer Kalender anbietet, liegt auf der Hand.

Die Telefonnotiz.
Wie werden in Ihrem Hause Telefonnotizen aufgenommen und an die Zielperson weitergeleitet? Der entscheidende Punkt ist, dass keine Information verloren geht und die Abarbeitung überwacht wird. Dies kann, wie die Terminüberwachung, zentral erfolgen. Wenn die Telefonnotiz wirklich handgeschrieben sein soll, nutzen Sie ein einheitliches Formular. Ansonsten verwenden Sie auch hier Ihr internes eMail-System.

Die Tipps für die Umsetzung.
Wenn Sie einzelne Schwachpunkte in Ihrem Unternehmen erkannt haben, erstellen Sie zuerst ein Konzept, wie Sie die Gesamtabläufe zukünftig strukturieren wollen. Spontane Einzelaktionen "... dann führen wir eben ab morgen einen zentralen Terminverfolgungskalender ein!“ sind nicht immer hilfreich, da sie oftmals zusätzlich zu den bisherigen Dokumenten geführt werden. Damit Sie sicherstellen, dass zukünftig keine Arbeiten doppelt geleistet werden, klären Sie mit einer kleinen Gruppe, wo und wie welche ähnliche Informationen noch verarbeitet werden. Prüfen Sie, ob diese Informationen in Zukunft noch notwendig sind und wer sie nur zur Information erhalten soll und wer sie tatsächlich erzeugt. Legen Sie dann fest, ob die Informationen per Papier oder per Elektronik weitergereicht werden sollen. Legen Sie fest, wer im Hause für das Erstellen dieser Information verantwortlich ist und wie diese Information aufbereitet und gestaltet sein soll. Denken Sie daran, dass ein Diagramm oft mehr sagt als tausend Zahlen. Üben Sie sich in Selbstdisziplin und halten Sie sich an die gewählte Informationsform und leben Sie diese für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor.

Wir wünschen Ihnen hierbei viel Erfolg!