IT-Strategie unterstützt die Unternehmensstrategie

Für jedes Unternehmen gibt es eine Unternehmensstrategie. Ganz gleich, ob sie schriftlich fixiert ist oder täglich gelebt wird. Damit ist die Grundlage gelegt, mit welcher IT-Strategie die Unternehmensziele in den nächsten Jahren unterstützt werden können. So kann die geplante Veränderung der Unternehmensstruktur, von einer dezentralen hin zu einer zentralen Organisation dazu führen, dass die zukünftige Informationstechnologie ganz anderen Anforderungen gerecht werden muss.

Die Unternehmensstrategie ist Grundlage der IT-Strategie eines Unternehmens. Zukünftige Veränderungen der Geschäftsfelder, der Aufbauorganisation oder der Regionen und Länder, in denen ein Unternehmen aktiv ist, haben genauso Einfluss auf die IT-Strategie wie die Anforderungen der Auftraggeber, gesetzliche Regelwerke und die Erwartungen der Mitarbeiter. Mit einer IT-Strategie legen Sie die mittel- und langfristigen Erwartungen an die Informationstechnologie fest. Sie ist gleichzeitig die Landkarte für den Weg hin zu Ihrer IT 2020.

Anforderungen entstehen intern und extern
Welche Anforderungen aus der Unternehmensstrategie können die IT-Strategie beeinflussen? Das sind einmal klassisch organisatorische Anforderungen. Hier kann ein Wechsel von heute dezentralen Abteilungen, hin zu einer zentralen Organisation ein Beispiel sein. Hieraus ergeben sich sowohl Anforderungen an die IT-Infrastruktur als auch an die eingesetzte Software. Ein anderer Typ neuer Anforderungen kann am Beispiel der Logistik beschrieben werden: Die Begleitpapiere für Frachten aller Art müssen elektronisch bereitgestellt werden. Der traditionelle „Lieferschein“ hat ausgedient und, auch wenn es im Moment nicht danach aussieht, Lohnnachweise und andere Informationen für öffentliche Institutionen sind ebenfalls elektronisch bereitzustellen.

Neben diesen organisatorischen und externen Anforderungen entwickelt sich in allen Unternehmen die Erwartungshaltung der Mitarbeiter an die IT-Unterstützung rasend schnell. Getrieben durch die Erfahrungen im privaten Bereich, werden an die In-halte und Verfügbarkeit von Informationen ganz neue Anforderungen gestellt:

• Verfügbarkeit aller Informationen 24 Stunden an 365 Tagen und das ortsunabhängig
• Monatsabschluss am dritten Werktag des Folgemonats
• Informationen für Kunden und Lieferanten über Internetfunktionen
• Planung und Überwachung des Finanzbedarfs und des Bestellobligos für das gesamte Unternehmen
• Simulation und Visualisierung von Produktionsabläufen für Vertriebsaspekte und die Planung der Lieferkette bis hin zur eigenen Ressourcenplanung

Informationen in Echtzeit
Und weil das noch nicht genug ist, eine Grundforderung an die Informationen in der Zukunft besteht schon heute: Informationen in Echtzeit. Das bedeutet, dass eine Information, die jetzt erfasst wird, so-fort verarbeitet ist und somit immer aktuelle Informationen bereitstehen. Die Standortabfrage nach einer Kundenlieferung in der Logistik ist ein Beispiel aus Ihrem Tagesgeschäft.

IT-Strategie ist der Plan
Ihre IT-Strategie gibt Grundanforderungen an die Lösungsansätze Ihrer Informationstechnologie der Zukunft Das Gesamtwerk können Sie mit IT-Architektur beschreiben. Hierin sind sowohl die IT-Infrastruktur, Hardware, Peripheriegeräte und Datenverbindungen enthalten, als auch die Anwendungsprogramme. Beide Felder der IT-Architektur müssen zusammen passen. Nehmen Sie hier wieder das Beispiel des elektronischen Lieferscheines für Ihre Kundenlieferung, der auf einem Handy des Lkw-Fahrers erscheinen soll.

IT und Kommunikation wachsen zusammen
Verbunden mit der gesamten Kommunikationstechnologie erwächst aus Ihrer IT-Strategie, im wunder-schönen Beamtendeutsch, die ITK-Strategie (Informations- und Telekommunikationstechnologie). Die Frage, ob die Trennung zwischen IT-Infrastruktur und Telekommunikationsinfrastruktur völlig aufgelöst wird stellt sich nicht; die Frage ist nur, wann Sie diesen Schritt in Ihrem Hause vollziehen.

Gestatten Sie mir den Hinweis: Wenn Sie wissen wollen, wie dies funktioniert schauen Sie Ihren heranwachsenden Kindern zu, wenn sie gleichzeitig am PC im Internet Spiele mit anderen Teilnehmern spielen, mit ihrem Festnetz telefonieren, an einem Videochat in Echtzeit teilnehmen und dabei noch erfolgreich die Aufforderung zur Mithilfe beim Geschirrspülen ablehnen.

Datenschutz und Datensicherheit
Der Stellenwert der Datensicherheit und des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen wird zunehmend eine größere Rolle spielen. Die Verfügbarkeit von Daten über Internettechnologien bewirkt neue Anforderungen an die Schutzmechanismen.

Die Datensicherheit sorgt dafür, dass Informationen nicht „verloren gehen“ und in dem erforderlichen Umfang verfügbar sind. Gerade eine 24-Stunden-Verfügbarkeit stellt völlig neue Anforderungen an Ihre IT-Infrastruktur.

Der Datenschutz und dies gilt sowohl für Personendaten als auch für unternehmenskritische Daten hat mit den gleichen neuen Rahmenbedingungen zu kämpfen. Ein Beispiel hierfür ist die Trennung der klassischen Personalabrechnung von wesentlichen Teilen der Personalakte. Dass Sie zukünftig für einzelne Informationen über den Mitarbeiter dem direkten Vorgesetzten im rechtlich zulässigen Umfang den direkten elektronischen Zugriff ermöglichen wird eine Selbstverständlichkeit sein. Das Problem, wie Sie mit dem rechtlich geforderten Löschen bestimmter Informationen aufgrund von abgelaufenen Fristen oder rechtskräftigen Urteilen umgehen, gilt es ebenfalls zu lösen. Nicht zuletzt wollen Sie sicherstellen, dass Informationen über Ihre Angebote Unberechtigten nicht zugänglich gemacht werden.

Sozialkontrolle nimmt ab
Ein Aspekt, der sowohl beim Datenschutz als auch bei der Datensicherheit immer mehr in den Vordergrund gerät, ist die fehlende Sozialkontrolle bei der Nutzung von Daten. Die Nutzung von Informationen außerhalb des Büros, das kann ein Baustellenbüro oder der Arbeitsplatz zuhause sein, unterliegt keiner sozialen Kontrolle. Wer wem über die Schulter schaut ist nicht nachvollziehbar. Dies ist übrigens kein Argument gegen Heimarbeitsplätze, auch der Transport vertraulicher Informationen per Papier nach Hause stellt die identischen Sicherheitsrisiken dar.

Ein gemeinsames Zielbild der IT
So gehen Sie vor: Mit der Unternehmensstrategie Ihres Unternehmens für das Jahr 2020, Sie können auch 2015 oder jede andere Jahreszahl vorgeben, legen Sie fest, wie Ihre zukünftige Organisation sein soll. Ein Beispiel: Vielleicht soll das Rechnungswesen für alle Tochterfirmen oder Standorte als Dienstleitung zentral geführt werden.

Hieraus entwickeln die Verantwortlichen für die Informationstechnologie gemeinsam mit der Geschäftsleitung ein Zielbild der IT-Zukunft. Nennen Sie es „Picture of the Future.“ Darin ist symbolhaft dargestellt, wie die Organisation aussehen wird, welche Geschäftsfelder Sie betreiben und wie die Informationstechnologie diese Rahmenbedingungen unterstützt.

Das Wesen einer Strategie ist die Verfolgung des Gesamtzieles. So kann es dazu passend sein, dieses Gesamtziel mit Zwischenschritten zu erreichen. Dazu werden Etappen auf dem Weg dorthin für die Organisation und die Informationstechnologie mit Zielbildern beschrieben. Nehmen Sie das Beispiel des Rechnungswesens: In einem ersten Schritt wird das Rechnungswesens zentral organisiert und hierfür noch die bestehende Anwendungssoftware und die bestehenden Buchungsregeln verwendet. In einem zweiten Schritt werden dann sowohl die fachlichen Regeln des Rechnungswesens in einen einheitlichen Rahmen gebracht, als auch die dafür dann passende Anwendungssoftware ausgewählt, eingeführt und die Daten übernommen.

Hinweis: Der umgekehrte Vorgang, erst die Anwendungssoftware konsolidieren und dann danach die Organisation bedeutet, dass die neue Software Anforderungen der alten, die Sie vielleicht bei der zukünftigen Organisation nicht mehr benötigen, erfüllen muss.

Zusammenfassung
Die IT-Strategie Ihres Unternehmens beschreibt das Zielbild Ihrer Informationstechnologie mit der die Unternehmensstrategie unterstützt werden soll. Die Art der Umsetzung und auch der Zeitpunkt einzelner Maßnahmen werden darin nicht festgelegt. Das ist der Erkenntnis geschuldet, dass Sie heute unmöglich voraussehen können, welche Technik in 10 Jahren zur Verfügung steht, wie und wann organisatorische und strukturelle Änderungen Ihres Unternehmens tatsächlich umgesetzt sind.

Wir wünschen Ihnen bei der Umsetzung dieser Ideen viel Erfolg!