Beschaffung ist mehr als Einkauf
Bei 50 bis 80 % Anteil an den gesamten Kosten in einem Bauunternehmen ist die Beschaffung von Material, Ausrüstung und Nachunternehmerleistung heute der entscheidende Geschäftsprozess. Doch nicht nur der Preis, Termin, Qualität und die gesamte Logistik müssen zusammen passen, sondern die gesamte innerbetriebliche Organisation der Beschaffung. Dann wird hieraus eine Erfolgsgeschichte.
Die Beschaffungsprozesse berühren alle Organisationseinheiten im Bauunternehmen. Die Verwaltung, Werkstatt und Bauhof, das Lager und selbstverständlich die Baustellen. Die Beschaffung hat in den einzelnen Organisationseinheiten unterschiedlich Auslöser, vom kontinuierlichen Beschaffungsprozess in der Verwaltung (der berühmte Bleistift) bis hin zum spontan notwendigen Ersatzteil eines defekten Gerätes. Ein Großteil der Beschaffungsvorgänge ist durch Bauvorhaben bedingt. Hierbei geht es sowohl um die Beschaffung von Baustoffen als auch von Nachunternehmer- oder Subunternehmerleistungen.
Ein Grundprinzip der Organisation der Beschaffung ist die Eigenverantwortung der veranlassenden Person. Im Rahmen der vereinbarten Kompetenzen und Budgets wird die Bauleitung den Bedarf für Baustoffe anmelden und diese sicher auch bestellt bekommen, das Sekretariat Bleistifte aus einem Rahmenvertrag abrufen dürfen und der LKW-Fahrer Diesel auf Rechnung tanken. Eine organisierte Beschaffung soll die Entscheidungsbefugnisse klar dokumentieren und das Tagesgeschäft unterstützen.
Die Optimierung der Beschaffung beinhaltet nicht nur das Erzielen günstiger Einkaufskonditionen, sondern muss die gesamten Kosten des Geschäftsprozesses der Beschaffung beinhalten. Vielfach vernachlässigt werden die Möglichkeiten der Senkung der Gemeinkosten der Beschaffungsprozesse. Deshalb ist die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines Beschaffungsprozesses aus Sicht des gesamten Unternehmens die gemeinsame Aufgabe aller daran Beteiligten.
Die Organisation der Beschaffung. Die einzelnen Prozess-Schritte in der gesamten Beschaffung sind für die beschriebenen Vorgänge nahezu gleich.
Die Bestimmung eines Bedarfes wird bei Baustoffen und Leistungen aus der Arbeitsvorbereitung, bei Ersatzteilen aus der Werkstatt, bei lagerhaltenden Stoffen vom Bauhof und bei Büroausstattung aus dem Office-Management kommen.
Diese Bedarfe werden im Rahmen der Preisanfrage oder Preisbewertung aus der eigenen Erfahrung mit Alternativen versehen. Diese Alternativen kommen aus der täglichen Erfahrung des Einkaufes, auch über andere Baustellen, zustande. Hierdurch erfolgt ein Know-how-Transfer. "... haben Sie dieses Material denn schon einmal eingesetzt oder kennen Sie das? ..." Danach folgt eine Bewertung der Angebote unter Berücksichtigung des Einkaufspreises, der Zahlungskonditionen, der Qualität und der Termintreue. Jetzt folgt die eigentliche Bestellung durch den Einkauf. Hierbei werden konsequent firmeninterne Vertragsmuster und Geschäftsbedingungen verwandt. Diese formalisierten Bestellungen haben den Vorteil, dass damit inhaltlich klare und juristisch sichere Verträge geschlossen werden. Zusätzlich kann dann eine zeitgemäße Softwareunterstützung des Bestellwesens zur Rechnungsprüfung und zur Liquiditätsplanung herangezogen werden.
Der Abruf und die Abnahme der Waren und Leistungen wird durch die Personen veranlasst, die auch den Bedarf gemeldet haben. Nur sie können die tatsächlich geforderte Qualität und die Einhaltung von Terminen beurteilen. Nach Quittierung des Lieferscheines oder des Aufmaßes der Leistungsmeldung ist deren Aufgabe getan.
Die eigentliche Rechnungsprüfung nach vereinbarten Preisen, Mengen und Konditionen kann unter Wahrung des 4-Augen-Prinzips im Rahmen der Rechnungsprüfung autark erfolgen. Dies gilt auch für die vergleichende Prüfung der Lieferschein- und Rechnungsmengen. Die veranlassenden Personen erhalten dann eine Information über eingegangene und geprüfte Rechnungen. Im Rahmen eines regelmäßigen Termins zwischen der verantwortlichen Person der Rechnungsprüfung und der veranlassenden Person können gleichzeitig offene Fragen geklärt werden. Dieses Vorgehen entlastet gerade die Bauleitung von einer anerkanntermaßen sehr unbeliebten Tätigkeit.
Die Nachunternehmerleistung
Bei Nachunternehmer- oder Subunternehmerleistungen stellen eine Leistungsbeschreibung und ein Leistungsverzeichnis die Bedarfsermittlung dar. Ob diese mit Mengen versehen sind oder als funktionale Ausschreibung (Funktionale Ausschreibung Hochbau und Tiefbau, Baugewerbe 7/2000 und 10/2000) erfolgen, entscheidet das Projekt. Beim folgenden Standard-Prozess wird die verantwortliche Bauleitung die fachliche Klärung der Verträge begleiten. Dies sichert die Kontinuität im Informationsfluss zwischen Nachunternehmer und Hauptauftragnehmer. Die eigentliche Vergabe von Nachunternehmerleistungen erfolgt im Einkauf. Die Bauleitung wird über die geplanten Vergaben informiert werden und ein Mitspracherecht haben.
Die Baustoffe
Grundlage der Bedarfsermittlung für Baustoffe ist die Arbeitsvorbereitung (Arbeitsvorbereitung - mehr als Schalungspläne, Baugewerbe 18/1999). Auch hier werden fachliche Fragen zu den Baustoffen durch die Bauleitung begleitet. Die Baustelle erhält als Ergebnis des Einkaufs-Prozesses Listen, welche Baustoffe wann und wo abgerufen werden können. In diesen Listen sind neben den Ansprechpersonen der Lieferanten und Transportunternehmen auch denkbare Alternativen aufgeführt.
Die Investitionsgüter
Die Beschaffungsprozesse für einen neuen Bagger und einen neuen Bleistift unterscheiden sich kaum. Der Bedarf wird von der verantwortlichen Person festgestellt, qualifiziert und terminiert. Es folgen die weiteren Schritte des Standardprozesses. Zusätzlich kann eine Entscheidung über die Form der Anschaffung (Kauf, Miete) oder Finanzierung (Leasing, Kredit) im Rahmen der bestehenden Kompetenzregelungen erfolgen.
| Die Liquiditätsplanung Die vorausschauende Liquiditätsplanung ist ein weites, oft ungenutztes Feld im Bauunternehmen. Die Argumentation, dass eine Liquiditätsplanung erst dann greifen kann, wenn eine Eingangsrechnung da ist, ist nicht zutreffend. Bereits zum Bestellzeitpunkt ist der ungefähre Abruf auch von Teilleistungen bekannt und kann so in eine vorausschauende Liquiditätsplanung kommen. Oftmals führt eine solche erste Betrachtung bereits dazu, Bestellungen eventuell zu splitten und nicht in liquiditätskritischen Phasen wirksam werden zu lassen. |
Die Rahmenverträge
Rahmenverträge für Lieferungen und Leistungen wirken in vielen Richtungen positiv. Sie bieten eine hohe Preissicherheit, sie vereinbaren klare Termine sie bestimmen die Qualitäten, klären wer welche Artikel abrufen dürfen und sie sind Grundlage für Sammelrechnungen. Rahmenverträge bieten sich an für Büromaterial, Werkstattbedarf und Grundmaterialien.
Die Senkung der Gemeinkosten
In Bauunternehmen ist ein oft nicht ausgeschöpftes Potenzial zur Optimierung der Verwaltungsabläufe gerade im Bereich der Beschaffung sichtbar. Eine Rechnung über EUR 100 verursacht oft den gleichen Aufwand in der Verwaltung wie eine Rechnung über EUR 1 Million. Wenn die Anzahl der Eingangsrechnungen, und dies ist ein realistisches Ziel, auf die Hälfte zu verringert wird, ergibt sich eine deutliche Einsparung im Bereich der Verwaltung. Die Reduzierung der Anzahl der Lieferanten, der einzelnen Bestellvorgänge mit der damit verbundenen Lieferscheinverwaltung, Rechnungsprüfung und Buchung wird diese Entlastung bringen.
Der konsequente Einsatz einer Software im Bestellwesen reduziert den Aufwand der Kontierung, da im Rahmen der Bestellung bereits Kostenstelle, Kostenart, Sachkonto und Kreditor bekannt sind und dokumentiert werden. Dies vermeidet Fehler und Rückfragen und beschleunigt so die gesamten Vorgänge im Bereich der Verwaltung. Die Klärung der Form der Rechnungslegung (Kostenstelle, Bestellnummer) mit Lieferanten und Nachunternehmern unterstützt dies. Gleichzeitig kann sichergestellt werden, dass vereinbarte Zahlungskonditionen und vor allen Dingen Skonti und Boni eingehalten werden können. Bei einem Bauunternehmen, das 3 Tage vor Verfall einer Skontofrist automatisch E-Mails an die prüfenden Personen versendet, hat dies zusätzliche Skontoerlöse in fünfstelliger Höhe pro Jahr bewirkt.
| Bestellung und Abruf Im Rahmen eines Einkaufes erfolgt das Schließen eines Vertrages. Das Bauunternehmen schließt einen Vertrag über Lieferungen oder Leistungen mit einem Vertragspartner oder spricht eine Bestellung aus. Dies ist der schuldrechtliche Teil des Vertrages. Der sachrechtliche Teil des Vertrages beinhaltet die Lieferung der Ware oder die Erbringung einer Leistung. Deshalb ist die gedankliche Trennung zwischen Bestellung (Vertrag) und Abruf ein entscheidender Punkt in der Bewertung des Beschaffungsprozesses. Die Bestellung kann sehr wohl durch ein standardisiertes Verfahren erfolgen. Der Abruf, bedingt durch die Besonderheiten am Bau, Änderung in Abrufmengen und Termin, wird immer durch die veranlassende Person (Bauleitung) erfolgen |
Die Zusammenfassung
Beschaffung ist mehr als Einkauf. Die Berücksichtigung aller Faktoren, Kosten und Qualitätsauswirkungen des Beschaffungsprozesses kann nur in gemeinsamer Arbeit der an diesem Prozess beteiligten Personen in einem Bauunternehmen erfolgen. Schaffen Sie die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Beschaffung durch eine klare Organisation der Geschäftsprozesse mit einer Trennung der Verantwortlichkeiten von Bedarfsmeldung, Einkauf, Abruf und Rechnungsprüfung. Verringern Sie die Gemeinkosten durch die Senkung der Anzahl der Rechnungen und des Aufwandes in der Rechnungsprüfung.
Wir wünschen Ihnen hierbei viel Erfolg!
