Informationsmanagement in Echtzeit ohne neue Akronyme
Aufgabensteuerung mit Primärdaten
Eine Aufgabensteuerung zur Bearbeitung und Nutzung von Primärdaten ist ein technologisch-organisatorischer Baustein im Informationsmanagement. Konventionelle Workflowsysteme, oft eingebunden in Dokumentenmanagementsysteme, leisten vermeintlich Gleiches. Entstehende Redundanzen in Daten und Geschäftslogiken gestatten hier jedoch keine Echtzeitsysteme. Geänderte Abläufe in den Prozessketten oder neue Zuständigkeiten erfordern aufwändige Modellierungen. Die konsequente Nutzung von Primärdaten für alle Schritte in den Geschäftsvorfällen schließt Redundanzen aus. Ein Aufgabenmanagement zeigt in Echtzeit auf die einzelnen Aktivitäten, die von einer Rolle auszuführen sind.
Der Kettenbrief ist bekannt
Der Kettenbrief ist ein einfaches Bild für konventionelle Workflowsysteme . In einem Dokumentenmanagementsystem wird eine Eingangsrechnung gescannt. In voreingestellten Datenfeldern können nun entweder automatisch, teilautomatisch oder manuell Informationen aus der Rechnung erfasst werden:
- Kreditor (Rechnungsersteller)
- Bestellnummer
- Kostenstelle oder Kostenträger
- Rechnungsdatum
- Bruttobetrag
- Nettobetrag
- Steuerschlüssel
- …
Dieser Datensatz geht dann zusammen mit einem Rechnungsscan zur ersten Bearbeitungsposition, wo die vorgesehenen Arbeitsschritte erledigt werden. Die neuen Daten und die erforderlichen Erledigungskennzeichen werden in den beigefügten Datensatzfeldern vermerkt.
Nachdem alle Schritte im Workflow von den zugeordneten Personen in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeitet sind, wird der entstandene Datensatz in das Primärsystem, in diesem Beispiel eine Finanzbuchhaltung, importiert.
Situation: Während des Workflows entstehen auf der Grundlage redundanter Daten in einem redundanten System mit redundanter Geschäftslogik neue Daten, die asynchron zum Stand im Primärsystem sind. Eine Auswertung aller Geschäftsvorfälle zur Unternehmenssteuerung bedarf einer synchronisierenden Abfrage im Workflowsystem und im Primärsystem.
Argumente
- Beim Kettenbrief können Prozessschritte unabhängig von der Verfügbarkeit des Primärsystems erledigt werden.
- Der zum Datensatz im Workflowsystem korrespondierende Datensatz im Primärsystem ist für alle anderen Nutzer in der Zeit des Workflows gesperrt.
- Die vorher festgelegte Reihenfolge des Workflows muss eingehalten werden.
Aufgabenliste
In einer Aufgabensteuerung erfolgen fachlich die gleichen Schritte, technisch wird dies allerdings in einer anderen Form gelöst: Der Beleg wird gescannt und verbleibt direkt an dem Ort, an dem er abgelegt wurde. Die erste Aufgabe (der erste Prozessschritt) erfolgt innerhalb des Primärsystems, beispielsweise im Rechnungseingangsbuch. Jetzt zeigt das System in der Aufgabenliste der zuständigen Rolle, dass im Rechnungseingangsbuch eine Aufgabe zu erledigen ist. Sobald dieser erste Schritt abgeschlossen ist, wird der Datensatz im Primärsystem geschlossen und gespeichert. Die nächste Rolle erhält die Aufgabe, den nächsten Schritt durchzuführen.
Damit die Rolle eine klare Anweisung bekommt, enthalten alle Aufgaben einen Link, welcher Programmteil und welcher Geschäftsvorfall dazu geöffnet werden soll. Das wäre in unserem Beispiel die Eingangsrechnung im Rechnungseingangsbuch.
Argumente
- In der Aufgabensteuerung sind alle Informationen und der aktuelle Bearbeitungsstand immer zentral an einer Stelle im Primärsystem in Echtzeit verfügbar.
- Mehrere Berechtigte können gleichzeitig oder in wechselnder Reihenfolge ihre Aufgaben erledigen.
- Der jeweils andere Bearbeiter sieht den aktuellen Bearbeitungsstand. Formen der Kollaboration sind möglich.
Grundlagen für eine Aufgabensteuerung
Einige Grundlagen helfen bei der Umsetzung eines Aufgabenmanagements. Diese Grundlagen werden sicher auch an anderen Stellen des Informationsmanagements eingesetzt.
Aufgabensteuerung braucht Rollen
Wer erledigt wann und wo und wie welche Aufgabe? So einfach kann eine Aufgabensteuerung beschrieben werden. Für Liebhaber von Akronymen ist das ein 6W. In einer verfassten Organisationseinheit werden Aufgaben Rollen zugeordnet.
Wer eine Rolle für eine Aufgabe wahrnimmt, kann über eine Stellenbeschreibung, eine Geschäftsregel, einen Geschäftsprozess oder ad hoc durch eine Person festgelegt werden. Die Entscheidungsgrundlagen für die Besetzung einer Rolle können variabel sein. So wird für die Rolle „Rechnungsfreigabe“ die Person eingesetzt, die die Kostenstelle verantwortet, die die Lieferung oder Leistung empfängt und die genau in dem Moment auch verfügbar ist. Wer die Kostenstelle verantwortet, ist an der Kostenstelle hinterlegt, wer verfügbar ist, weiß das Personalverwaltungssystem.
Richtig automatisiert wird die Aufgabensteuerung, wenn in einem bestimmten Zyklus die Besetzung der Rolle überprüft und gegebenenfalls aktualisiert wird. Damit entfällt dann die ganze starre Vertreterregelung in Workflows.
Geschäftsregeln legen Kriterien fest
In einer Geschäftsregel sind Kriterien festgelegt, die auch für Aufgaben gelten. Diese Regeln können in einem Entscheidungssystem auf der Grundlage der Decision Model and Notation hinterlegt werden. Im Durchlauf eines Geschäftsprozesses werden die Entscheidungen dann jeweils zur Echtzeit getroffen und steuern die Aufgabe.
Klassische Beispiele für Geschäftsregeln sind Wertgrenzen zur Freigabe von Bestellungen, Angeboten, Rechnungen und Zahlungen oder das Verbot, die Bestellfreigabe und die Zahlungsfreigabe zu einem Geschäftsvorfall durch dieselbe Person erfolgen zu lassen.
Einfache Prozessmodelle
Mit der Abtrennung von Geschäftsregeln und deren Entscheidungen werden Prozessmodelle einfacher und leichter zu pflegen. Die theoretische Grundlage für Entscheidungssysteme kann mit einem Endlichen Apparat beschrieben werden.
Strukturierte und unstrukturierte Daten
Da haben wir einen weiteren Diskussionspunkt: Strukturierte und unstrukturierte Daten werden hier gemeinsam behandelt, da getrennt. Ob ein Informationsobjekt nur aus strukturierten Daten besteht oder auch aus unstrukturierten, ist für den Informationsgehalt nicht wichtig. NoSQL-Datenbanken lassen die Unterschiede tatsächlich verschwimmen. Belassen wir es doch im Aufgabenmanagement einfach beim Informationsobjekt.
Zusammenfassung
Der Workflowtyp Kettenbrief, traditionell erprobt und bekannt, erfordert die Festlegung eines Ablaufes und teilweise die Abbildung von Funktionen des Primärsystems innerhalb des Workflows, zum Beispiel Anlage eines neuen Kreditors, Suchfunktion für Kostenstellen und Bestellnummern. In der Zeit des Workflows ist dessen aktueller Status im Workflowsystem zu überwachen.
In der Aufgabensteuerung liegen die Daten redundanzfrei an einem zentralen Ort und werden nicht bewegt. Lediglich der Prozessschritt wird als Aufgabe von Rolle zu Rolle zugewiesen. Mehrere Personen können gleichzeitig und/oder in wechselnder Reihenfolge die einzelnen Prozessschritte durchführen. Alle Daten können zur Echtzeit mit einer Routine ausgewertet werden.
Jetzt liegt es an Ihnen. Wir wünschen Ihrer Entscheidungsfindung und der Umsetzung viel Erfolg.
Dipl.Ing. Peter Rösch
Anhang
Definitionen und Quellen
Workflow [Gabler]
Beschreibung eines arbeitsteiligen, meist wiederkehrenden Geschäftsprozesses. Durch den Workflow werden die Aufgaben, Verarbeitungseinheiten sowie deren Beziehungsgeflecht innerhalb des Prozesses (z.B. Arbeitsablauf und Datenfluss) festgelegt.
Springer Gabler Verlag (Herausgeber), Gabler Wirtschaftslexikon, Stichwort „Workflow“. http://wirtschaftslexikon.gabler.de/Archiv/17045/workflow-v8.html (abgerufen: 28.05.2017)
Workflow [Wikipedia]
Ein Workflow ist ein Arbeitsablauf (alternativ Geschäftsvorfall oder allgemein Vorgang), der aus einzelnen Aktivitäten aufgebaut ist, die sich auf Teile eines Geschäftsprozesses oder andere organisatorische Vorgänge beziehen. Der Arbeitsablauf beschreibt dabei die operationell-technische Sicht auf die zu unterstützenden (Geschäfts-)Prozesse. Idealerweise erfolgt diese Beschreibung so exakt, dass die folgende Aktivität durch den Ausgang der jeweils vorangehenden determiniert ist. Die einzelnen Aktivitäten stehen demnach in Abhängigkeit zueinander. Ein Workflow hat einen definierten Anfang, einen organisierten Ablauf und ein definiertes Ende. Der Workflow ist dabei der Teil des Geschäftsprozesses, der IT-gestützt durchgeführt werden kann. Workflows zeichnen sich durch einen koordinativen Charakter aus im Gegensatz zu kooperativen Systemen, in denen mehr das synchrone Zusammenarbeiten gefördert wird. Ein Workflow wird typischerweise durch die Sequentialisierung und Parallelisierung der Arbeitsschritte erreicht. Synchrone Aktivitäten laufen strikt getrennt ab.
Wikipedia, Seite „Workflow-Management“. https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Workflow-Management&oldid=163796352 (abgerufen: 28.05.2017)
Endlicher Automat
Ein endlicher Automat (EA, auch Zustandsmaschine, Zustandsautomat; englisch: finite state machine, FSM) ist ein Modell eines Verhaltens, bestehend aus Zuständen, Zustandsübergängen und Aktionen.
Wikipedia, Seite „Endlicher Automat“. https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Endlicher_Automat&oldid=163716115 (abgerufen: 28.05.2017)
Business Process Model and Notation
Die Business Process Model and Notation (BPMN, deutsch: Geschäftsprozessmodell und -notation) ist eine grafische Spezifikationssprache in der Wirtschaftsinformatik und im Prozessmanagement. Sie stellt Symbole zur Verfügung, mit denen Fach-, Methoden- und Informatikspezialisten Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe modellieren und dokumentieren können.
Wikipedia, Seite „Business Process Model and Notation“. https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Business_Process_Model_and_Notation&oldid=163666788 (abgerufen: 28.05.2017)
Softwarelösungen
Hier eine nicht vollständige und nicht wertende Auflistung von Softwarekomponenten zur Umsetzung einer Aufgabensteuerung. Etliche Primärsysteme verfügen ebenfalls über solche Komponenten. Weitere Vorschläge sind herzlich willkommen.
