Prozessgesteuerte Rollen und Rechte in Bauunternehmen dynamisch zur Laufzeit nutzen

Rollen und Rechte in Bauunternehmen werden dynamisch zur Laufzeit in allen Systemen wirksam. Daten, Belege und alle Informationsobjekte stehen prozessgesteuert den berechtigten Personen und nur diesen zur Verfügung. Traditionelle Rechtsysteme versagen bei dieser Aufgabe.

Auch heute noch werden in vielen Bauunternehmen Rollen und Rechte auf Grundlage des Organigramms vergeben. So entsteht eine unflexible, statische Struktur, um die Zugriffe auf Daten und Dokumente und die Berechtigungen für Software und Kommunikation zu regeln. Eine starre Ablagestruktur und unflexible Berechtigungskonzepte in der Software tun ihr Übriges. Beispiel: Die Projektakte ist eine verschachtelte Ordnerstruktur auf einem Laufwerk oder bestenfalls in einem Dokumentenmanagement. Die Projektleitung, Kalkulation und Buchhaltung erhalten Zugriffe auf Ordner-Ebene. Die Nutzbarkeit steht und fällt damit, wie die Ordnerstruktur aufgebaut ist.

Wie wäre es, wenn es stattdessen einen flexiblen und einfachen Weg gäbe, Rollen und Rechte zu verwalten? Geschäftsprozesse durchdringen das gesamte Unternehmen: alle Tätigkeiten in der Firma sind Bestandteil von Prozessen. Aus diesen Tätigkeiten und ihren Zusammenhängen ergeben sich ganz natürlich die erforderlichen Rechte für die handelnden Personen: Wer eine Rechnung prüfen soll, muss die Rechnung, zugehörige Lieferscheine und weitere Belege ansehen können und die erforderlichen Bearbeitungsschritte in der Software ausführen dürfen. Dabei ist es egal, ob die Zuständigkeit auf alle oder auf eine einzige Rechnung beschränkt ist, dauerhaft oder sogar nur in Vertretung erfolgt. Die zentrale Frage ist also: was soll ich tun, und was brauche ich dafür?

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Aus der Rolle einer Person in einem definierten Zuständigkeitsbereich ergibt sich, zu welchen Tätigkeiten sie berechtigt ist und auf welche Daten, Dokumente, Systeme sie dafür zugreifen müssen: Die Projektleitung für ein Bauprojekt beinhaltet eine Vielzahl von Tätigkeiten in verschiedenen Prozessen in Bezug auf das konkrete Bauprojekt, z.B. für Prozesse der Kalkulation, Projektplanung, Rechnungsprüfung und Abnahme. Über einen flexiblen, prozessorientierten Aufbau auch der Daten- und Dokumentenverwaltung können dynamische, flexible Sichten auf eine redundanzfreie Datenbasis definiert werden (z.B. Projektakte, Buchhaltungsakte, Chatverläufe), so dass die Mitarbeitenden immer genau die Informationen zur Verfügung haben, die sie für die Ausübung ihrer Prozessaufgaben in ihrem Zuständigkeitsbereich benötigen. Eine dynamische Zuordnung der Rechte bis auf Ebene einzelner Informationsobjekte wird möglich – ganz ohne manuelle Einzelfreigaben, sondern immer aus dem Kontext eines Prozesses heraus.

Die „Globalgalaktische Konfigurationstabelle“ Rollen und Rechte

Die Konfigurationstabelle Rolle und Rechte ist eine n-dimensionale Matrix. Doch wie jede Matrix kann sie in einzelnen zweidimensionalen Szenarien betrachtet werden. In der Konfigurationstabelle Rolle und Rechte werden Rollen und Rechte entlang den Geschäftsprozessen und den Organisationseinheiten gesteuert. Zuständigkeiten schaffen eine absolute Einhaltung der Vorgaben zur Vertraulichkeit und Verantwortung.

Die 7 Dimensionen für Rollen und Rechte

Sieben Dimensionen spannen die Matrix auf. Jede Dimension kann beliebig viele Werte beinhalten.

1 Person
Eine Person kann eine natürliche Person, eine juristische Person oder ein Organ sein.

2 Organisationseinheit
Eine Person kann gleiche oder verschiedenen Rollen in unterschiedlichen Organisationseinheiten wahrnehmen.

3 Rolle
In der Rolle ist hinterlegt welche Prozesse damit durchgeführt oder verantwortet werden.

4 Prozessrolle
In der Prozessrolle ist hinterlegt welches Recht der Prozess erfordert.

5 Akte
Eine Akte umfasst alle Informationsobjekte: Datensätze, Vorgänge, Belege unabhängig von deren Datenformat. In der Akte ist hinterlegt, welche Rolle welche Rechte zu welchen Prozessrollen zusätzlich hat.

6 Recht
Die Rechte für die Daten und Informationsobjekte in der Akte ergeben sich aus der Rolle, der Akte und den Prozessrollen.

7 Zuständigkeitsbereich
Der Zuständigkeitsbereich kann auf die Akte, die Rolle und/oder die Prozessrolle wirken. Er schränkt die Rechte auf die Zuständigkeit ein.

Die Verwaltung der Rollen erfolgt im Selfservice

Die Verwaltung der Rollen der Personen erfolgt ganz einfach im Selfservice in einem Anwendungssystem. Ein CRM (Customer Relationship Management) kann diese Informationen verwalten: Wer nimmt in welcher Organisationseinheit und damit auch welchem Projekt, welche Rolle wahr? Die anderen Anwendungsprogramme und Datenhaltungen schauen zur Laufzeit nach, wie die aktuelle Konfiguration ist.

Hier finden Sie klare Hinweise und Stories für die Umsetzung der prozessgesteuerten Rollen und Rechte in Bauunternehmen