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Bitte keine Extrawünsche vom Chef!

Standardsoftware im Standard nutzen stiftet Nutzen.

Standardsoftware im Standard nutzen stiftet Nutzen.
Sie haben in Ihrem Unternehmen Standardsoftware eingeführt. Damit wollen Sie den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine optimale Unterstützung für deren Prozesse an die Hand geben. Im Tagesgeschäft dann spontan geäußerte Extrawünsche “Machen Sie mir mal eben schnell …!” erfordern einen kaum abschätzbaren Aufwand und zeigen wenig Fingerspitzengefühl beim Nutzen von Standardsoftware. Denn: Standardsoftware im Standard nutzen stiftet Nutzen.

Standardsoftware bietet Standards
Die Entscheidung für Standardsoftware im Unternehmen stellt in Ihrem Unternehmen allgemein gültiges Wissen um Funktionen und Auswertungen bereit. Davon profitiert Ihr Unternehmen.

  • Vorgegebene Funktionen zeigen neue Möglichkeiten auf.
  • Vorgefertigte Auswertungen machen die Einrichtung der Software einfach.
  • Vorgegebene Reports bilden Standards ab.
  • Einheitliche Masken macht die Einarbeitung neuer Mitarbeiter einfach.

Diese positive Wirkung gilt es im Unternehmen konsequent zu nutzen und zu verfolgen.

Funktionen im Standard
Meist werden in der Standardsoftware mehr Funktionen angeboten, als in Ihrem Unternehmen tatsächlich erforderlich sind. So gilt es bei der Einführung der Software viele Funktionen, die nicht benötigt werden, stillzulegen. Das erleichtert die Handhabung durch die Anwender. Haben Sie dann eine Idee für eine neue Funktion “… das muss doch gehen!”, kann dies die Anwendungsbetreuer vor eine schwer lösbare Aufgabe stellen. Wenn dieser Aufwand dann doch betrieben wird, um dem Wunsch der Chefin oder des Chefs zu entsprechen, können andere Aufgaben liegen bleiben und Budgets werden überzogen.

Auswertungen
Eine weitere spontane Idee: “Machen Sie mir mal eben schnell diese Auswertung”. Zu keinem Zeitpunkt wurde bis dahin in Ihrem Unternehmen über eine solche Form der Auswertung nachgedacht. Der Aufwand, dies dann so zu machen, wird von vielen Vorgesetzten unterschätzt. So ist leider die Erfahrung. Besser kann es sein, eine vorhandene Auswertung, auch wenn Sie vielleicht nicht auf den letzten Punkt oder den letzten Querstrich den Vorstellungen entspricht, zu verwenden. Diese Auswertung ist aber auf Knopfdruck verfügbar.

Workflows
In der Standardsoftware sind heute häufig Workflows vorhanden. Diese elektronische Abarbeitung von einzelnen Prozessschritten hilft zu einem schnellen Durchlauf in der Auftragsbearbeitung oder der Rechnungsprüfung. Hausinterne Besonderheiten, meistens Ausnahmen von allgemeinen Standards, führen zu einem kaum kalkulierbaren Aufwand in der Softwareeinführung oder bei deren Änderung.

Das berühmteste Beispiel an dieser Stelle sind fixe Beträge, ab denen Rechnungen im  Hause durch eine andere Unterschrift oder Freigabemechanismen bearbeitet werden. Dabei wird oftmals übersehen, dass willkürliche fixe Grenzen, z.B. 5.000,00 Euro für eine Eingangsrechnung, häufig dazu führen, dass Lieferanten und Dienstleister kurzerhand Rechnungen unter dieser Grenze stellen, aber dafür eben mehrere. Damit ist niemandem geholfen.

Überdenken Sie deshalb, gerade bei der Einrichtung oder Festlegung von Regeln für Workflows, Ihre hausinternen Besonderheiten. Nehmen Sie sich die Muße, die voreingestellten Standardworkflows zu verstehen und deren Vorteile zu erkennen. Vielleicht können die Einführung dieser Workflows und die damit verbundenen organisatorischen Änderungen Ihrem Hause nutzen.

Standardsoftware im Standard nutzen stiftet Nutzen
Wenn Sie diesem Gedanken in Ihrem Hause folgen wollen, haben Sie eine ganze Reihe von Vorteilen:

  • Schnelle Einführung von Softwaremodulen.
  • Überschaubares und planbares Budget für die Einführung oder Weiterentwicklung.
  • Die Möglichkeit, neue Programmstände ohne eigenes Zutun einzuführen.
  • Ihre Mitarbeiter nicht vor spontane, stressbehaftete Aufgaben zu stellen.

Ihr Beitrag dazu ist überschaubar:

  • Ansehen, was der Standard bietet.
  • Vielleicht eine eigene Idee etwas zurücknehmen.
  • Vielleicht auch etwas an den Abläufen in Ihrem Hause ändern.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!

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